Cara Membuat dan Mengelola Aturan di Outlook 365 Webmail:
Mengelola email merupakan tugas yang berat. Dari membalas email tepat waktu dan menambahkan pengingat hingga email penting, ada banyak hal yang bersaing untuk mendapatkan perhatian kita.
Juga, gerombolan email spam yang mengotori kotak masuk menambah sakit kepala. Ujung-ujungnya, kotak surat yang tidak tertata membuat sulit menemukan email-email penting.
Ya, manajemen email adalah bisnis yang sulit, tapi untungnya, bisa dibuat lebih sederhana melalui aturan. Outlook 365 Webmail mendukung berbagai aturan yang memungkinkan Anda meneruskan email ke folder tertentu.
Anda dapat langsung menghapus email dari pengirim tertentu. Kedengarannya keren, bukan?
Sebelum kita mulai, mari kita segera membahas cara kerja aturan email.
Bagaimana Aturan Bekerja
Aturan adalah cara untuk mendapatkan kotak masuk yang bersih dan teratur. Aturan tipikal terdiri dari pemicu, tindakan, dan pengecualian.
Setelah aturan dipicu, itu memicu tindakan seperti menghapus email, menambahkannya ke folder, atau meneruskannya ke akun lain. Mengenai aturan, Outlook 365 memiliki banyak opsi, baik tindakan maupun ketentuan.
Anda dapat mencocokkan subjek atau memilih alamat tertentu atau memilih sendiri nama pengirim.
Dan bagian terbaiknya adalah Anda dapat menambahkan kondisi sebanyak yang Anda suka.
Yang harus Anda lakukan adalah memilih kondisi yang tepat. Hal yang sama berlaku untuk tindakan – pilihannya sangat banyak.
Jadi, yang harus Anda lakukan hanyalah membuat aturan, pilih kondisi untuk memproses lebih banyak aturan, lalu bingo!
Sekarang setelah kita menetapkan cara kerja aturan, mari kita lihat cara membuatnya.
Cara Membuat Aturan di Outlook 365
Langkah 1 : Buka Outlook, dan klik ikon Pengaturan di sudut kanan atas. Selanjutnya, klik Lihat semua Pengaturan Outlook di bagian bawah.
Langkah 2: Pilih Email dari panel kiri lalu pilih Aturan. Sekarang, ketuk opsi Tambahkan aturan baru, dan beri nama untuk aturan baru Anda.
Jika Anda memilih ketentuan Orang, Anda harus memasukkan alamat yang benar. Untuk mata pelajaran, Anda harus menambahkan kata kunci yang tepat.
Langkah 3: Setelah Anda memusatkan perhatian pada kondisi, saatnya untuk menambahkan tindakan. Tindakan tersebut merupakan tindakan yang ingin Anda lakukan dengan email yang sesuai dengan ketentuan di atas.
Saat ini, webmail Outlook 365 memungkinkan Anda meneruskan, Menghapus, menyematkan email, di antara banyak lainnya. Langkah 4 : Apakah Anda ingin aturan email tidak terpicu pada waktu tertentu? Jika ya, klik Tambahkan pengecualian dan masukkan kondisi yang diperlukan.
Selanjutnya, klik Simpan. Di sana, Anda telah membuat aturan email.
Catatan
Kapan Menggunakan Berhenti Memproses Lebih Banyak Aturan?
Anda pasti memperhatikan kotak centang Hentikan Memproses Lebih Banyak Aturan saat membuat aturan. Opsi itu berlaku jika Anda memiliki beberapa aturan di kotak masuk yang dapat diterapkan pada satu pesan.
Misalnya, Anda memiliki aturan A yang memindahkan semua buletin dari Teknologi Pemandu ke folder bernama GT NL, dan Aturan B lain yang meneruskan semua email dengan kata kunci ‘Android’ ke akun email sekunder Anda.
Dalam skenario ini, Anda tidak ingin Aturan B berjalan setelah Aturan A berhasil dijalankan.
Saat itulah opsi Hentikan Memproses Lebih Banyak Aturan muncul. Setelah memenuhi kondisi tertentu, ia menghentikan eksekusi lebih banyak aturan.
Untuk itu, Anda harus memastikan bahwa prioritas aturan diatur sesuai, yang akan kita lihat pada poin berikut.
Mengedit dan Mengelola Aturan di Outlook 365
Di Outlook 365, aturan dijalankan sesuai urutan dalam tabel. Untungnya, urutannya tidak permanen, dan Anda dapat mengubah prioritasnya.
Untuk melakukannya, klik panah Atas dan Bawah. Untuk mengedit aturan, klik ikon Edit dan buat perubahan Anda.
Jangan lupa untuk menyimpannya!
Kiat Bonus: Mengelola Email dengan Cerdas
1. Sapu Email
Sapu adalah cara lain untuk kotak masuk yang lebih bersih.
Sama seperti Aturan, yang ini memungkinkan Anda menghapus semua email secara otomatis dari pengirim tertentu.
Itu tidak hanya menghapus email.
Anda dapat memilih untuk menghapus email atau menyimpan email terbaru dalam rantai. Menyapu email sangat mudah.
Buka saja surat yang mengganggu Anda, dan ketuk ikon Sapu di bagian atas.
Selanjutnya, pilih opsi dari drop-down.
Yang kedua adalah yang terbaik karena membuat aturan secara otomatis. Setelah selesai, tekan Simpan.
Catatan
2. Blokir Pengirim dan Domain
Selain hal di atas, Anda dapat memblokir pengirim dan domain tertentu sekaligus.
Cukup buka bagian Email sampah, klik Tambah dan masukkan alamat email atau nama domain.
Pada saat yang sama, Anda juga dapat menambahkan pengirim dan domain yang aman.
Opsi ini memastikan bahwa email penting (atau email dari orang penting) tidak berakhir di folder sampah. Cukup ketuk Tambah dan tambahkan nama domain atau alamat email.
Halo, Kotak Masuk Lebih Cerdas!
Nah, begitulah cara Anda membuat dan mengelola aturan, dan menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dari semua kekacauan yang tidak berarti. Lagi pula, kita tidak boleh melewatkan email-email penting, bukan?
Jika Anda menggunakan aturan menarik yang ingin Anda bagikan, sebutkan di bagian komentar di bawah.
Selanjutnya: Ingin membuang buletin yang tidak diinginkan dari kotak surat Anda? Posting berikut akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukan hal itu.