Cara Mencadangkan dan Menyinkronkan Zoho Docs:
Saat harus memilih antara Google Docs, Zoho Docs (Writer) atau MS Word Online, dan perhatian utama yang muncul di pikiran merupakan ketersediaan lintas platform. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang layak, dan Anda dapat melanjutkan pekerjaan Anda dari mana saja.
Dan fitur kolaborasinya adalah cherry on top.
Anda akan merasakan rasa aman ekstra jika mengetahui bahwa Anda memiliki salinan cadangan untuk digunakan kembali jika, untuk beberapa keadaan yang tidak terduga, Anda tidak dapat mengakses file(-file) utama.
Situasi yang menyedihkan, tetapi seperti yang kita semua tahu, itu terjadi pada yang terbaik dari kita. Hari ini, mengambil cadangan cloud dari file offline Anda hampir dianggap sebagai norma.
Dan tak perlu dikatakan, cara lain juga benar. Lagi pula, Anda tidak ingin kehilangan data berharga Anda.
Untungnya, Zoho Docs memungkinkan Anda menyinkronkan file Anda dengan layanan seperti Dropbox atau memungkinkan Anda menyimpan file Writer ke akun Google Drive Anda. Mari kita lihat bagaimana mewujudkannya.
Menyinkronkan dengan Dropbox
Zoho Docs juga memungkinkan Anda mengonfigurasi akun Dropbox Anda. Satu-satunya tangkapan adalah sinkronisasi dua arah, artinya semua file Anda di akun Dropbox Anda akan disinkronkan ke Zoho dan sebaliknya.
Untuk mengonfigurasi akun Dropbox Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini. Langkah 1 : Buka Zoho Docs dan klik ikon Dropbox di pojok kanan atas.
Klik Konfigurasikan akun Dropbox Anda.
Sekarang, Anda akan dialihkan ke halaman masuk baru.
Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan detail akun Dropbox Anda dan masuk. Langkah 2: Setelah akun diverifikasi, Anda akan melihat nama pengguna Dropbox Anda.
Klik di atasnya, dan Anda akan dialihkan ke halaman konfigurasi sinkronisasi.
Struktur folder Dropbox dan Zoho Docs akan ditampilkan, dan yang perlu Anda lakukan hanyalah memilih folder yang tepat untuk tugas Anda.
Setelah selesai, tekan tombol Sinkronkan Folder dan selesai. Sinkronisasi akan segera dimulai.
Anda bahkan dapat memilih pengaturan waktu sinkronisasi. Bergantung pada prioritas Anda, Anda dapat memilih Sinkronkan Secara Berkelanjutan.
Tapi, menurut saya, gunakan opsi Sinkronkan sekali karena menangani sebagian besar hal. Tahukah kamu:
Hal yang Perlu Diingat
Zoho Docs hanya mengizinkan satu folder Dropbox untuk disinkronkan.
Untuk saat ini, saya membiarkan folder Dropbox saya kosong karena saya tidak ingin file-file ini ada di Zoho. Selain itu, Zoho tidak mengizinkan sinkronisasi sub-folder, dan file di dalam folder tersebut.
Selain itu, jika Anda menghapus file di salah satu layanan, Anda harus menghapus file di layanan lainnya secara manual. Itu karena Zoho Docs tidak memiliki sinkronisasi penghapusan file, seperti saat penulisan.
Menyinkronkan dengan Google Drive
Zoho Docs tidak mengizinkan Anda menyinkronkan folder atau dokumen ke Google Drive, secara teknis. Sebagai gantinya, Anda dapat menyimpan file langsung ke Google Drive.
Anda juga dapat menggunakan proses ini untuk menyimpan file ke folder Dropbox Anda. Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan Anda pada dokumen (dan semua komentar ditujukan), klik File > Simpan ke Drive lain, dan pilih Google Drive dari daftar.
Secara alami, Anda harus masuk dan memberikan izin yang relevan. Setelah selesai, Anda seharusnya dapat melihat semua folder Google Drive Anda ditampilkan dengan rapi di dalam jendela kecil.
Sekarang, Anda dapat memilih atau membuat folder baru untuk menyimpan file Anda. Cukup tekan tombol ‘Tambahkan ke folder ini’, dan dokumen Anda akan segera diunggah.
Hal yang baik tentang proses ini adalah Anda dapat memilih format file Anda. Dari PDF ke DOCX atau ODT, Anda bebas memilih dari daftar opsi yang layak.
Anda juga dapat menambahkan lebih dari satu akun Google Drive. Juga, jika Anda adalah seseorang yang sedikit paranoid tentang masalah privasi dan keamanan, Anda bahkan dapat menghapus akun tersebut, setelah Anda selesai dengan pekerjaan Anda.
Untuk keduanya, klik Opsi > Hapus di jendela Simpan ke Drive lain. Sayangnya, fitur yang sama tidak diaktifkan untuk Zoho Presentation atau Zoho Spreadsheet.
Bagaimana dengan Pencadangan Offline
Meskipun Zoho Docs tidak menyediakan cara asli untuk mencadangkan file ke PC Anda, ada sedikit solusi. Dengan menggunakan itu Anda dapat mencapai hasil yang hampir serupa.
Saya mengatakan serupa dan tidak tepat. Jika Anda adalah pengguna biasa Zoho Docs, Anda harus tahu sekarang bahwa ini memungkinkan Anda mengdowload file ke PC.
Hal baiknya adalah Zoho Docs menyediakan banyak opsi untuk Anda pilih. Jadi, apakah Anda ingin menyimpan file sebagai PDF atau sebagai file teks biasa, pilihan ada di tangan Anda.
Untuk melakukannya, buka File, klik Unduh Sebagai dan pilih salah satu opsi. Anda juga dapat memilih untuk melindungi file Anda dengan kata sandi jika Anda menggunakan komputer bersama.
Pro
Selamat datang Damai!
Dengan sentuhan modern dan alat pengeditan keren, Zoho Docs adalah alat yang tepat untuk semua tugas pengolah kata atau kebutuhan spreadsheet Anda. Plus, fitur kolaborasi yang apik adalah lapisan gula di bagian atas.
Dan setelah Anda menemukan cara yang tepat untuk mencadangkan semua dokumen penting Anda, menurut saya Anda akan disortir. Selanjutnya: Berbicara tentang kolaborasi, tahukah Anda bahwa Zoho Writer memungkinkan Anda mengunci dokumen selama kolaborasi? Baca posting berikut untuk mengetahui semua tips dan trik tersembunyi.