Cara Mengarsipkan Email Secara Otomatis di Outlook:
Microsoft Outlook merupakan solusi email paling populer di kalangan bisnis dan perusahaan. Dalam hal konsumen, Outlook tertinggal dari Gmail.
Surat Outlook default dilengkapi dengan ruang 15GB untuk diisi. Dengan banyaknya promosi pemasaran atau perbankan dan materi sampah lainnya yang kami dapatkan, cukup mudah untuk kehilangan email penting tersebut dari pandangan Anda.
Anda dapat menghindari situasi ini dengan mengarsipkan email yang kurang penting dan menghapus email promosi dan sampah.
Jika Kotak Masuk Outlook Anda terasa lambat atau bertingkah aneh, maka Anda perlu mengarsipkan atau menghapus email yang tidak relevan.
Pengarsipan email manual dapat menjadi proses yang memakan waktu dan melelahkan. Microsoft memang menawarkan fungsi Kotak Masuk Terfokus, tetapi terbatas pada memfilter email yang relevan untuk pengguna.
Tambahan lain yang bermanfaat adalah Aturan Outlook. Ini adalah IFTTT versi Outlook.
Dengan Aturan, seseorang dapat membuat beberapa otomatisasi untuk memindahkan email tertentu ke arsip atau menghapus bagian email. Dalam posting ini, kami akan memandu Anda melalui fungsi Aturan Outlook, dan kami akan membuat beberapa aturan untuk mengarsipkan email secara otomatis dari Outlook.
Pos tersebut juga akan membahas trik bonus Outlook lainnya untuk berhenti berlangganan email yang tidak relevan dari satu tempat. Mari kita mulai.
Buat Aturan Arsip Otomatis Dari Email
Fungsi Aturan Outlook hanya tersedia untuk Outlook Mac, Windows, dan Web. Anda tidak dapat mengakses fungsi Aturan di perangkat seluler.
Untuk posting ini, kita akan menggunakan web Outlook karena berfungsi sama di setiap platform. Langkah 1: Buka web Outlook dan masuk menggunakan kredensial akun Microsoft.
Langkah 2: Pilih email yang tidak relevan dan buka.
Langkah 3: Ketuk menu tiga titik dan pilih Buat Aturan.
Langkah 4: Buat aturan untuk memindahkan pesan dari pengirim ke folder Arsip.
Setelah itu, semua email dari pengirim akan langsung dipindahkan ke kotak masuk yang diarsipkan.
Anda masih dapat mengaksesnya dari menu Arsip di folder.
Buat Aturan Arsip Otomatis Dari Pengaturan Outlook
Trik yang disebutkan di atas memindahkan semua email dari pengirim ke item arsip. Bagaimana jika seseorang ingin mengarsipkan email dengan subjek atau kata kunci tertentu dari badan pesan?
Misalnya, saya lelah dengan tawaran pinjaman, pembaruan virus Corona, atau sampah pemasaran lainnya dari bank saya.
Namun, laporan bulanan rekening bank saya dan tagihan kartu kredit adalah sesuatu yang saya rujuk secara teratur. Jika Anda memiliki preferensi serupa pada topik atau subjek, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyiapkan beberapa aturan.
Langkah 1: Buka web Outlook dan buka Pengaturan. Langkah 2: Lihat semua pengaturan Outlook, dan menu pengaturan khusus akan muncul.
Langkah 3: Pilih opsi Rules dan pilih Add new rule.
Langkah 4: Beri nama Bank Rules dan tambahkan kondisi.
Langkah 5: Tambahkan kata kunci yang tidak lagi relevan bagi Anda, saya telah menambahkan istilah pesan seperti Pinjaman, EMI, dll.
Langkah 6: Buat aturan untuk memindahkan semua email ke folder Arsip dan tekan simpan.
Sekarang, setiap kali Anda menerima email dengan kata kunci Pinjaman, EMI, atau Penting, email tersebut akan dipindahkan secara otomatis ke folder Arsip. Mari buat aturan lain yang bermanfaat.
Bolehkah kita? Setiap perusahaan di luar sana mengirimkan email terkait Coronavirus ke pengguna. Meskipun saya memuji upaya mereka, terkadang membaca berita tentang virus mematikan itu setiap hari melelahkan.
Dengan bantuan Aturan Outlook, Anda dapat mengarsipkan email tersebut secara otomatis sebelum menarik perhatian Anda. Langkah 1: Buka web Outlook dan arahkan ke Pengaturan > Surat > Aturan.
Langkah 2: Beri nama aturan baru ‘Coronavirus’ dan tambahkan ketentuan.
Langkah 3: Tambahkan ketentuan seperti jika isi pesan menyertakan kata kunci (Seperti virus Corona atau COVID-19) lalu pindahkan email tersebut ke folder Arsip.
Saya telah membuat lusinan Aturan Outlook. Ini adalah fungsi yang kuat, dan kemungkinannya tidak terbatas.
Inilah cara saya menggunakannya. Setiap kali saya dalam perjalanan liburan, saya membuat aturan untuk memindahkan semua email masuk ke folder ‘Selama Perjalanan’ untuk memastikan mereka tidak pernah mengganggu saya selama waktu keluarga.
Beberapa perusahaan samar terus mengirimkan sampah email di Kotak Masuk Outlook saya. Mereka tidak memberi saya pilihan selain membuat aturan hapus otomatis untuk menghapus email tersebut.
Berhenti berlangganan Pengirim Email
Fungsi pengarsipan otomatis berguna saat Anda ingin menjaga kotak masuk tetap bersih dari email palsu. Tetapi jika Anda ingin berhenti menerima email dari pengirim sepenuhnya, Anda harus menggunakan fungsi berhenti berlangganan dari email tersebut.
Namun, menemukan tombol berhenti berlangganan yang kecil di setiap surat dapat menghabiskan waktu dan membosankan. Untungnya, dengan Outlook Web, Anda dapat melihat semua pengirim email dengan tombol berhenti berlangganan di satu tempat.
Langkah 1: Buka web Outlook dan buka Pengaturan. Langkah 2: Arahkan ke Mail > Langganan.
Langkah 3: Di sini, Anda akan melihat daftar pengirim email dengan tombol berhenti berlangganan yang besar.
Langkah 4: Berhenti berlangganan yang tidak perlu dari menu, dan Anda juga dapat mengetuk menu tiga titik untuk memblokir pengirim.
Saya menggunakan fitur ini sekali dalam seperempat untuk menghapus email yang tidak relevan dari daftar.
Jaga Kotak Masuk Email Anda Tetap Bersih
Microsoft Outlook mengemas fungsi Aturan yang sangat baik. Anda dapat menggunakannya untuk menghapus otomatis, mengarsipkan email masuk secara otomatis, memindahkannya ke folder berbeda untuk waktu tertentu, dan bahkan berhenti berlangganan pengirim yang tidak perlu dari satu menu.
Ini telah meningkatkan pengalaman email saya sejauh satu mil. Bagaimana Anda berencana menggunakan Aturan Outlook? Suarakan di bagian komentar di bawah.
Selanjutnya: Ingin meningkatkan pengalaman Outlook Anda? Baca posting di bawah ini untuk menemukan 15 pintasan keyboard Outlook terbaik untuk Windows dan Mac.