Cara Menggunakan Lacak Perubahan di Google Docs:
Google Documents merupakan alat yang hebat untuk berkolaborasi dalam proyek yang melibatkan banyak orang. Misalnya, pengguna dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengubah perubahan yang dilakukan pada dokumen dengan menggunakan fitur yang mirip dengan perubahan lacak yang terkenal di Word.
Namun, alih-alih menyebutnya Lacak Perubahan, Google Dokumen menyebutnya Mengedit dan Menyarankan. Pada artikel ini kita melihat bagaimana Anda dapat melacak perubahan dengan mudah saat menggunakan Google Docs.
Lacak Perubahan: Microsoft Word vs Google Docs
Di Google Documents, Anda dapat membuat dokumen untuk dibagikan dengan orang lain sehingga mereka dapat berkolaborasi dan menambahkan rekomendasi atau saran tanpa menghapus teks aslinya. Nanti, Anda dapat menerima, menolak, atau mengubah hasil edit dan saran tersebut.
Mode ini bekerja sangat mirip dengan melacak perubahan di Microsoft Word, tetapi di Google Docs disebut Menyarankan. Kedua fitur tersebut berfungsi dengan cara yang sama, dengan pengecualian bahwa Google Docs menyimpan perubahan secara real time, berbeda dengan Word di mana pengguna berulang kali harus menyimpan dan berbagi dokumen yang telah diubah.
Cara Mengaktifkan Mode Saran di Google Docs
Apakah Anda sedang mengedit dokumen, atau ingin menyarankan perubahan pada file orang lain, Anda harus mengaktifkan mode Saran. Inilah cara Anda dapat melakukannya di desktop:
Langkah 1 : Buka dokumen yang relevan di Google Docs di browser.
Kunjungi Google Dokumen
Langkah 2 : Ketuk ikon pena di sudut kanan atas pita dan pilih ‘Saran’ dari menu.
Langkah 3 : Dengan mengaktifkan mode ini, Anda dapat mengedit teks.
Klik sebuah kata dan ubah sesuai keinginan Anda. Anda bahkan dapat menghapus seluruh kata atau menggantinya dengan yang lain.
Setiap edit akan membuat komentar yang menampilkan petunjuk seperti ‘Ganti X dengan Y.’ Komentar dapat diterima atau dihapus. Orang lain juga dapat dengan mudah membalas komentar Anda melalui bagian Balas di sebelah area tata letak dokumen dan meminta klarifikasi, jika diperlukan.
Perubahan akan terlihat pada teks, serta ditulis dengan warna yang berbeda (hijau).
Jika Anda tidak memiliki izin Pemberi Komentar atau Editor, Anda harus mengeklik ‘Minta akses edit’ untuk memberi tahu pemilik file bahwa mereka perlu mengubah izin file.
Alternatifnya, Anda dapat meninggalkan saran bahkan dari mode Editing. Sorot teks yang ingin Anda beri saran dan ketuk ikon hijau untuk ‘Sarankan edit’ di sebelah kanan.
Jika Anda bekerja dengan aplikasi Google Documents di perangkat seluler, ketuk tiga titik di pojok kanan atas layar. Selanjutnya, aktifkan ‘Sarankan perubahan’ untuk mengaktifkan opsi dan memulai dengan saran.
Cara Membagikan Dokumen Anda Dengan Orang Lain
Saat berkolaborasi dengan orang lain, Anda harus mengundang mereka untuk mengerjakan dokumen. Untuk itu, Anda harus membagikan dokumen Anda dengan mereka terlebih dahulu.
Begini caranya. Langkah 1 : Buka Google Docs di browser di komputer Anda, klik tombol Bagikan di pojok kanan atas.
Langkah 2 : Saat menu berbagi terbuka, Anda dapat menambahkan alamat email orang untuk berbagi dokumen Anda dengan mereka.
Langkah 3 : Setelah menambahkan email, tambahkan izin yang sesuai kepada kolaborator untuk Mengedit dokumen.
Klik drop-down di sebelah kolom alamat untuk memilih izin yang relevan – Viewer, Commenter, atau Editor. Langkah 5 : Saat Anda menambahkan orang dan memberi mereka izin yang relevan, Anda dapat mengklik tombol Kirim di pojok kanan bawah.
Langkah 6 : Sebagai alternatif, Anda dapat membuat tautan unik untuk dibagikan dengan kolaborator Anda. Klik opsi ‘Salin Tautan’, sesuaikan izin untuk itu.
Seperti siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat, berkomentar, atau mengedit. Atau Anda dapat membatasi untuk memilih orang.
Jika Anda ingin berbagi dokumen dari aplikasi Google Docs di perangkat seluler, ketuk menu tiga titik sekali lagi, lalu pilih ‘Bagikan & Ekspor.’ Ikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas untuk melanjutkan proses.
Cara Menerima/Menolak Semua Suntingan yang Disarankan
Dimungkinkan untuk menerima atau menolak semua suntingan yang disarankan.
Opsi ini membantu Anda menghemat waktu, karena Anda tidak perlu menyetujui atau menolak setiap komentar secara manual satu per satu. Langkah 1 : Buka dokumen Google Docs Anda di browser di komputer Anda dan klik tab Tools di bagian atas.
Langkah 2 : Pilih ‘Tinjau suntingan yang disarankan.’
Langkah 3 : Sebuah kotak akan muncul di sudut kanan atas layar. Dari sana, Anda dapat memilih untuk Menerima atau Menolak semua suntingan.
Pilihan untuk menerima atau menolak suntingan yang disarankan juga ada.
Di aplikasi Google Dokumen untuk seluler, Anda hanya dapat menerima atau menolak komentar satu per satu.
Di dokumen Google Docs, ketuk saran dan kemudian ‘Lihat saran’ dari floating bar. Ketuk tanda centang atau silang untuk menolak atau menerimanya, masing-masing.
Cara Menambahkan Komentar ke Google Docs
Komentar memungkinkan Anda mengomunikasikan perubahan dan pembaruan dengan mudah kepada kolaborator Anda di Google Dokumen. Inilah cara Anda dapat menambahkannya di versi desktop.
Langkah 1 : Buka dokumen Anda di Google Docs di browser. Langkah 2 : Sorot teks yang ingin Anda komentari dan klik ikon ‘Tambahkan Komentar’ berwarna biru yang muncul di sisi kanan dokumen.
Langkah 3 : Tulis komentar Anda, lalu klik ‘Komentar.’
Tidak seperti saran yang memodifikasi teks, komentar hanya menyorot kata yang dimaksud. Saat editor lain melihat dokumen, mereka cukup menekan tombol tanda centang untuk menghapusnya.
Di aplikasi Google Documents untuk seluler, tekan lama bagian teks yang ingin Anda beri komentar dan menu kecil akan muncul. Kemudian ketuk tiga titik di bagian akhir dan pilih ‘Tambahkan komentar.’
Cara Menggunakan Riwayat Revisi untuk Melacak Perubahan
Google Documents memungkinkan Anda untuk kembali ke versi proyek sebelumnya melalui fitur yang disebut “Riwayat revisi”, karena Google melacak semua perubahan yang telah Anda buat.
Ini adalah fitur yang cukup berguna jika Anda penasaran untuk melihat bagaimana sebuah proyek berkembang dari waktu ke waktu. Langkah 1 : Buka dokumen di Google Docs di browser di desktop.
Langkah 2 : Klik File di pojok kiri atas, pilih ‘Riwayat Versi’ dan pilih ‘Lihat riwayat versi’ dari menu.
Langkah 3 : Pilih versi yang ingin Anda kembalikan dari panel Riwayat versi.
Langkah 4 : Tekan menu tiga titik di sebelah setiap versi untuk mengganti namanya dan klik opsi ‘Beri nama versi ini’.
Kolaborasi yang Lebih Halus
Kolaborasi dapat berjalan lebih lancar dengan Google Dokumen untuk melacak perubahan.
Jadi, jika Anda juga terlibat dalam proyek dengan banyak orang, Anda dapat membuat semuanya menjadi lebih mudah bagi semua orang. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui cara menggunakan indentasi untuk paragraf di Google Docs.