Cara Menjadwalkan Surat Di Luar Kantor di Outlook:
Setiap orang berhak mendapatkan liburan atau istirahat sejenak dari kehidupan kerja. Namun, jika Anda akan cuti selama beberapa hari dan tidak tersedia di kantor untuk melayani klien, sebaiknya atur balasan otomatis atau email di luar kantor di Outlook.
Dengan begitu, Anda dapat memberi tahu orang lain kapan, mengapa, dan berapa lama Anda tidak bisa hadir. Anda juga dapat menyebutkan siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada menggunakan balasan di luar kantor.
Anda dapat dengan mudah menyiapkan dan menjadwalkan email keluar kantor di aplikasi web Outlook, Windows, dan Mac. Sayangnya, Anda tidak dapat melakukan hal yang sama dari aplikasi seluler Outlook.
Dalam posting ini, kami akan membahas ketiga platform dan menunjukkan kepada Anda cara menjadwalkan pemberitahuan di luar kantor di Outlook.
Jadwalkan Out of Office Mail di Outlook Web
Aplikasi desktop Outlook baik-baik saja, tetapi web Outlook tetap yang paling kaya fitur di antara ketiganya. Fungsi baru seperti Outlook Spaces mendarat di web Outlook terlebih dahulu, lalu memperluas ke platform lain.
Berikut cara menyetel balasan otomatis di web Outlook. Langkah 1: Kunjungi Outlook di web.
Kunjungi Web Outlook
Langkah 2: Klik ikon Pengaturan di sudut kanan atas dan pilih Lihat semua pengaturan Outlook.
Langkah 3: Pilih Mail dari sidebar kiri dan klik Balasan otomatis.
Langkah 4: Aktifkan sakelar balasan otomatis.
Langkah 5: Anda dapat mengatur balasan Anda untuk memulai dan mengakhiri pada waktu tertentu.
Jika tidak, mereka akan berlanjut sampai Anda mematikannya. Aktifkan Kirim balasan hanya selama jangka waktu tertentu.
Pilih Waktu mulai dan Waktu berakhir. Langkah 6: Ketik balasan pribadi Anda dengan semua detail yang relevan dan tekan tombol Simpan di bagian bawah.
Saat menyusun balasan, Anda dapat menggunakan editor teks kaya Outlook untuk menulis balasan yang sempurna. Anda juga dapat mengaktifkan Kirim balasan ke menu kontak di bagian bawah.
Namun kami tidak akan merekomendasikannya karena jika Anda mengaktifkan opsi tersebut, hanya kontak Outlook yang disimpan yang akan mendapatkan balasan otomatis. Orang lain mungkin kehilangan balasan di luar kantor.
Jadwalkan Out of Office Mail di Outlook Mac
Microsoft saat ini menangani dua aplikasi Outlook di Mac. Toggle New Outlook di aplikasi Outlook di Mac membawa Anda ke pengalaman Outlook baru yang segera direncanakan oleh Microsoft.
Fungsi Di Luar Kantor hanya tersedia di aplikasi Outlook Mac lama. Berikut cara menggunakannya.
Langkah 1: Buka aplikasi Outlook di Mac. Langkah 2: Pilih Alat dari bilah menu.
Langkah 3: Klik Di Luar Kantor.
Langkah 4: Aktifkan Kirim balasan otomatis untuk akun ‘Outlook’.
Di sini Anda memiliki opsi untuk membuat balasan otomatis yang berbeda untuk di dalam organisasi Anda dan di luar organisasi Anda.
Langkah 5: Pilih Waktu mulai dan Waktu berakhir dan tekan ok di bagian bawah.
Sayangnya, aplikasi Outlook Mac tidak memiliki editor teks kaya untuk menulis balasan otomatis.
Atur Balasan Otomatis di Outlook Windows
Di Windows, kami memiliki aplikasi Mail yang disertakan dengan OS dan aplikasi Outlook yang merupakan bagian dari paket Microsoft 365. Untuk contoh di bawah ini, kami akan menggunakan aplikasi Outlook dari Microsoft 365.
Langkah 1: Buka Outlook di Windows. Langkah 2: Biarkan menu Mail tetap terbuka dan pilih File dari bilah menu.
Langkah 3: Dari halaman Info, Anda akan menemukan opsi Balasan Otomatis. Klik di atasnya.
Langkah 4: Aktifkan Kirim balasan otomatis dan pilih waktu mulai dan waktu berakhir. Langkah 5: Ketik balasan otomatis Anda menggunakan editor teks fungsional dan OK di bagian bawah.
Satu area di mana Outlook untuk Windows mengalahkan Outlook Mac dan Outlook web merupakan dengan Aturan dalam balasan otomatis. Setelah mengetik balasan otomatis, Anda dapat mengklik Aturan, dan itu akan membuka menu khusus untuk menetapkan aturan.
Pilih Tambahkan Aturan dan Anda dapat membuat aturan otomasi yang berbeda di Outlook. Misalnya, Anda dapat meneruskan email tertentu secara otomatis ke alamat email lain.
Anda juga dapat mengatur Outlook untuk menghapus email tertentu secara otomatis dengan kata kunci pemasaran. Dengan begitu, saat Anda kembali dari liburan, Anda tidak akan dibombardir dengan ratusan email.
Skenario lain dapat berupa balasan khusus. Katakanlah beberapa klien lebih penting bagi Anda.
Anda dapat menambahkan alamat email mereka di Aturan dan menetapkan balasan email khusus untuk mereka. Penyetelan ulang akan terus mendapatkan balasan otomatis normal di Outlook.
Kemungkinannya tidak terbatas di sini.
Setel Balasan Otomatis di Outlook
Menyiapkan balasan otomatis di luar jam kantor menunjukkan pendekatan profesional Anda terhadap pekerjaan Anda. Klien Anda, pelanggan, dan mereka yang menghubungi Anda melalui email menghargai pembaruan melalui email.
Ikuti langkah-langkah di atas dan atur email tidak di kantor di Outlook.