Berbagai jenis format proposal yang digunakan bergantung pada industri dan kebutuhan uniknya.
Ada empat format umum yang digunakan saat membuat proposal bisnis: kutipan untuk layanan, respons terhadap permintaan proposal, proposal layanan bisnis, dan proposal konstruksi.
Format proposal yang berbeda ini dirancang untuk memberikan struktur bagi perusahaan yang ingin dipertimbangkan untuk kontrak tertentu.
Formatnya tidak diatur, sehingga mungkin sedikit berbeda menurut perusahaan, berdasarkan persyaratannya.
Format proposal awal disediakan oleh klien potensial, yang mengeluarkan permintaan proposal (RFP).
Dokumen ini digunakan untuk memberikan spesifikasi terperinci ke berbagai pemasok.
Merupakan tanggung jawab pemasok untuk meninjau RFP, menentukan apakah dapat memenuhi persyaratan klien, dan menyiapkan tanggapan.
Semua proposal dan tanggapan dibuat secara tertulis, dan merupakan bagian dari perjanjian kontrak hukum antara pemasok dan pelanggan.
membantu mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan dalam tahap penulisan dan komposisi proposal.
Kutipan untuk layanan mencakup latar belakang perusahaan jasa, tanggapan rinci terhadap dokumen RFP.
Termasuk dalam dokumen ini, dalam pengartian sederhana merupakan daftar terperinci dari layanan yang dapat disediakan oleh perusahaan, dan layanan apa pun yang akan disediakan oleh subkontraktor.
Biasanya, proposal layanan menyertakan bagian tentang persyaratan layanan saat ini, kontrak layanan yang sedang berlangsung, dan perjanjian tingkat layanan (SLA).
Terperinci dalam SLA adalah daftar layanan pasti yang akan disediakan dan pada tingkat keahlian apa.
Tanggal sumber daya yang tersedia, salinan resume, kesaksian klien, dan referensi juga umum dalam jenis format proposal ini.
Tanggapan terhadap format proposal RFP biasanya ditentukan oleh RFP itu sendiri.
Bagian detail dari respons harus diformat agar sesuai dengan RFP yang sebenarnya.
Tujuan dari jenis pemformatan ini adalah untuk memastikan bahwa klien dapat dengan mudah membandingkan permintaan mereka dengan respons, mencatat setiap ketidaksesuaian atau pertanyaan berdasarkan perincian.
Format proposal layanan bisnis lebih khas dari presentasi penjualan.
Bukan hal yang aneh jika proposal tersebut merupakan kombinasi pertemuan dan tanggapan tertulis.
Brosur layanan, ikhtisar umum, dan rujukan dari klien sebelumnya merupakan materi utama dalam format ini.
Penting untuk diperhatikan bahwa rincian harga dan pengiriman biasanya merupakan barang yang dapat dinegosiasikan, dengan beberapa iterasi yang diperlukan sebelum kontrak akhir disiapkan.
Proposal konstruksi adalah dokumen yang sangat rinci, dan selalu menyertakan cetak biru, dokumen spesifikasi, dan garis waktu yang diperinci.
Selain tingkat detail ini, sering kali ada rendering artis dari produk yang diusulkan, atau model tiga dimensi untuk membantu klien memvisualisasikan hasil akhir.