Administrasi kantor, dalam pengartian sederhana merupakan proses mengawasi operasi kantor sehari-hari.
Tugas administrasi biasanya menjadi tanggung jawab seorang administrator kantor atau manajer.
Bergantung pada struktur operasi umum organisasi, dan kerumitan tugas yang terkait dengan operasi secara umum, tanggung jawab manajer atau administrator dapat berfokus pada beberapa tugas inti, atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.
Salah satu tugas inti yang terkait dengan administrasi kantor adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor.
Biasanya, administrator kantor bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara kompeten.
Administrator juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika situasi yang tidak biasa muncul selama penyelesaian tugas yang diberikan.
Bukan hal yang aneh bagi administrator untuk bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan secara berkala, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memberi karyawan remedial atau pelatihan silang sebagai sarana untuk membantu karyawan tersebut meningkatkan hubungan mereka dengan pemberi kerja.
Administrator kantor mungkin bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan.
Selain mengelola dan mendukung karyawan, administrasi kantor juga memastikan bahwa kantor selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif.
Ini melibatkan koordinasi perbaikan peralatan kantor yang tidak berfungsi, atau menyiapkan dan mengajukan permintaan untuk peralatan baru bila diperlukan.
Administrator kantor sering ditugaskan untuk mengelola penggunaan perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, dan item lain yang selalu digunakan di sekitar kantor.
Administrator kantor berusaha untuk menjaga agar kantor tetap beroperasi dalam anggaran yang ditetapkan setiap saat, dan seringkali memiliki beberapa masukan ke dalam perencanaan anggaran untuk periode akuntansi yang akan datang.
Administrator kantor mungkin bertanggung jawab untuk memastikan karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
Bergantung pada ruang lingkup administrasi kantor yang terlibat, pemberi kerja mungkin meminta administrator memiliki setidaknya gelar dua tahun dari lembaga pendidikan terakreditasi, dengan gelar tersebut di bidang yang terkait dengan fungsi umum bisnis.
Dengan lingkungan kantor yang lebih kompleks, seorang administrator mungkin diharuskan memiliki gelar empat tahun dalam program studi yang sesuai.
Banyak perusahaan lebih memilih untuk mempromosikan dari dalam, yang berarti bahwa seseorang yang mulai bekerja pada posisi tingkat awal pada akhirnya dapat menerima pelatihan yang diperlukan untuk menjadi bagian dari administrasi kantor.
Dalam hal ini, pemberi kerja biasanya membantu karyawan tersebut dengan kesempatan untuk melanjutkan pendidikannya, baik dengan memberikan bantuan untuk memperoleh gelar, maupun dengan beberapa jenis program bimbingan di tempat kerja.
Apa itu Administrator Kantor?
Administrator kantor bertanggung jawab atas manajemen karyawan yang terkait dengan kantor tertentu.
Seperti namanya, administrator kantor bertanggung jawab untuk memastikan lingkungan kantor berjalan secara efisien.
Ini berarti mengoordinasikan banyak tugas yang dilakukan di belakang layar serta bertindak sebagai pendukung umum bagi orang lain yang bekerja di kantor.
Administrator kantor yang baik memahami tujuan perusahaan dan bekerja untuk mendukung fungsi bisnis utama yang membantu bisnis mencapai tujuan tersebut.
Karena pekerjaan administrator kantor sangat bervariasi, orang yang bekerja di posisi ini harus sama-sama nyaman bekerja di depan komputer, bekerja di belakang layar, dan menyapa pemberi kerja dan klien dalam interaksi tatap muka.
Administrator yang baik ramah, ramah, dan memiliki keterampilan pemecahan masalah yang sangat baik.
Kualifikasi yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Administrator Kantor
Administrator kantor bertanggung jawab untuk mengelola penggunaan perlengkapan kantor, seperti penjepit kertas.
Kebanyakan orang tidak memerlukan pendidikan perguruan tinggi untuk menjadi administrator kantor.
Namun, pengurus diharapkan memiliki ijazah SMA atau sederajat, seperti GED.
Kantor yang lebih besar mungkin juga mengharuskan administrator mereka terlebih dahulu memperoleh pengalaman di lapangan dengan bekerja untuk perusahaan yang lebih kecil.
Kualifikasi lainnya termasuk kemampuan untuk bekerja dengan berbagai jenis aplikasi perangkat lunak, dengan jenis yang bervariasi tergantung pada apa yang digunakan kantor.
Administrator kantor mengawasi operasi kantor sehari-hari.
Administrator kantor haruslah individu yang sangat terorganisir yang tahu cara bekerja di lingkungan yang serba cepat yang terkadang membuat stres.
Keterampilan pemecahan masalah, keterampilan interpersonal, dan kemauan untuk mempelajari tugas-tugas baru dengan pemberitahuan singkat juga penting.
Banyak administrator kantor, terutama mereka yang bekerja di lingkungan seperti kantor medis atau hukum, mengetahui rahasia informasi rahasia.
Untuk alasan ini, orang yang bekerja juga harus dapat dipercaya dan mengetahui cara menjaga kerahasiaan informasi.
Apa yang Dilakukan Administrator Kantor?
mungkin perlu mengoordinasikan perbaikan atau penggantian peralatan yang rusak.
Seorang administrator kantor bertanggung jawab atas berbagai macam tugas, meskipun spesifikasinya bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain.
Pada intinya, pekerjaan itu menuntut seseorang untuk melakukan berbagai tugas klerikal yang membuat perusahaan berjalan secara efisien.
Administrator sering berada di puncak rantai karyawan administrasi dan mengawasi mereka untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar.
Deskripsi pekerjaan yang luas juga dapat mencakup semuanya, mulai dari mengatur file hingga membuat pengaturan perjalanan untuk eksekutif bisnis serta menjadwalkan janji temu dan rapat untuk memastikan tidak ada pemesanan rangkap.
Administrator kantor yang bekerja dengan publik seringkali bertanggung jawab untuk menjawab beberapa saluran telepon dan juga menangani klien yang datang melalui pintu depan.
Ini termasuk menghubungkan panggilan telepon ke ekstensi tertentu, menerima pesan untuk orang-orang yang berada di luar kantor, mengarahkan klien ke kantor atau ruang konferensi yang tepat, menjawab pertanyaan, dan menjaga sikap profesional dan menyenangkan bahkan selama situasi penuh tekanan.
Di belakang layar, administrator kantor harus melakukan berbagai macam tugas klerikal.
Ini termasuk menanggapi email atau pesan instan, menyiapkan surat, memo, atau presentasi, dan menangani anggaran, termasuk menagih dan memantau piutang.
Administrator kantor juga harus membeli perlengkapan kantor sesuai kebutuhan dan bahkan mungkin bertanggung jawab untuk membeli peralatan dan furnitur baru untuk gedung tersebut.
Bagaimana Menjadi Administrator Kantor yang Lebih Baik
Seperti halnya pekerjaan apa pun, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menjadi administrator kantor yang lebih baik.
Meskipun Anda dapat melakukan pekerjaan dengan ijazah sekolah menengah, jika Anda menginginkan peluang lebih besar di kantor yang lebih besar, pertimbangkan untuk mendapatkan gelar sarjana atau sarjana.
Sementara semua jenis gelar membuktikan bahwa Anda memiliki disiplin, fokus pada administrasi bisnis akan membantu Anda memperoleh pengetahuan yang Anda butuhkan untuk menjadi luar biasa dalam pekerjaan Anda.
Cara lain untuk menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda adalah mempelajari cara menggunakan aplikasi perangkat lunak sebanyak mungkin.
Sementara banyak perusahaan masih hanya mengandalkan perangkat lunak Microsoft, yang lain menggunakan aplikasi berbasis cloud atau produk Apple.
Semakin banyak program ini yang Anda ketahui cara mengoperasikannya, semakin beragam pilihan Anda untuk bekerja.
Fokus pada peningkatan keterampilan komunikasi verbal dan tertulis Anda juga.
Pertimbangkan untuk mengambil kursus berbicara di depan umum atau kursus menulis yang akan membantu Anda meningkatkan cara Anda berkomunikasi dengan individu.
Selain peningkatan komunikasi, pertimbangkan untuk mengambil kelas penganggaran dan bahkan koordinasi acara, yang semuanya dapat meningkatkan cara Anda membantu menjalankan kebutuhan administrasi perusahaan.
Terakhir, pelajari cara berpikir di atas kaki Anda.
Tidak peduli seberapa siap Anda untuk suatu pekerjaan, hal yang tidak terduga akan muncul dari waktu ke waktu.
Ketika rencana dibatalkan, penerbangan berubah, atau hal-hal lain terjadi dengan cepat, Anda hanya memiliki beberapa menit atau jam untuk mengembalikan semuanya ke jalur semula.
Semakin baik Anda dalam memecahkan masalah dalam waktu singkat, semakin penting Anda bagi perusahaan mana pun tempat Anda bekerja.