Audit operasional, dalam pengartian sederhana merupakan evaluasi formal terhadap sistem dan prosedur internal yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.
Dibuat dari setidaknya empat langkah utama, ini menguji seberapa efisien dan efektif operasi produksi, yang pada akhirnya meningkatkan pendapatan dan keuntungan.
Itu juga dapat mengungkapkan masalah etika dalam bisnis.
Akuntan eksternal atau internal dapat melakukan review, berdasarkan kebutuhan bisnis.
Proses ini memiliki beberapa kelemahan, seperti biaya yang berpotensi tinggi, tetapi juga menawarkan keuntungan, seperti perspektif baru dan kesadaran risiko yang meningkat.
Tujuan
Salah satu langkah pertama audit adalah bertemu dengan para manajer perusahaan untuk menentukan tujuan dari proses tersebut.
Secara umum, alat dan proses yang digunakan bisnis untuk menyampaikan produk atau layanan kepada publik harus berfungsi sebagaimana mestinya dan efisien.
Jika tidak, perusahaan biasanya tidak dapat menghasilkan banyak uang dan tidak dapat bersaing.
Oleh karena itu, bisnis menggunakan jenis audit ini untuk merampingkan apa yang mereka lakukan, dengan tujuan akhir untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan pendapatan dan laba.
Auditor sering menyiapkan laporan panjang tentang penemuan mereka.
Mirip dengan ulasan lain, melihat bagaimana perusahaan berfungsi secara keseluruhan dapat mengungkap masalah etika, seperti karyawan yang menggunakan properti perusahaan untuk alasan pribadi.
Hasil audit memungkinkan manajer mengidentifikasi siapa yang terlibat dalam praktik tidak jujur, yang sering mengarah pada akuntabilitas pekerjaan yang lebih besar.
Kebijakan disipliner dan umum perusahaan seringkali terkait erat dengan tinjauan karena alasan ini.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Audit Eksternal
sering dilakukan sebagai upaya untuk menghemat uang perusahaan.
Staf akuntan dari kantor akuntan publik biasanya melakukan audit operasional.
Para profesional ini tidak terkait dengan bisnis yang mereka audit, sehingga mereka dapat memberikan pendapat yang cukup objektif.
Pemangku kepentingan seringkali lebih suka menggunakan layanan mereka daripada auditor internal untuk mendapatkan informasi karena kurangnya bias ini, tetapi mempekerjakan orang luar biasanya lebih mahal.
Audit Internal
Dalam beberapa kasus, adalah pilihan yang lebih baik untuk meminta seseorang dari dalam perusahaan melalui proses peninjauan.
Perusahaan biasanya beralih ke audit internal ketika eksekutif menginginkan gambaran yang lebih berkelanjutan tentang apa yang terjadi dalam bisnis, terkadang melalui beberapa audit setiap tahun untuk tetap inovatif dan menjaga pendapatan tetap tinggi.
Meskipun banyak karyawan yang mampu bersikap jujur dan objektif dalam audit operasional, namun ada juga yang tidak.
Mengandalkan karyawan untuk melakukan pekerjaan membawa risiko bahwa angka atau analisis akhir tidak akan sepenuhnya akurat, karena individu terkadang mendapat bonus atau kenaikan gaji berdasarkan seberapa bagus hasilnya.
Administrasi
Akuntan juga melihat departemen administrasi selama jenis audit ini.
Area ini dapat meningkatkan biaya dengan mempekerjakan terlalu banyak orang atau memiliki alur kerja yang tidak tepat.
Perubahan dalam tim, kebijakan, atau peralatan administrasi terkadang menghasilkan kesimpulan untuk mengatasi masalah ini.
Alokasi biaya
Alokasi biaya mengacu pada proses mencari tahu apa yang dibutuhkan perusahaan untuk beroperasi dan menentukan harga umum untuk masing-masing item tersebut.
Biasanya didasarkan pada penggunaan bahan dan tenaga kerja yang serupa untuk menghasilkan barang dan jasa secara konsisten.
Metode ini harus akurat agar bisnis dapat memperoleh keuntungan yang tinggi.
Auditor meninjau metode ini karena faktor-faktor seperti kualitas bahan yang buruk dan tenaga kerja yang tidak terlatih dapat memperlambat produksi dan menurunkan keuntungan.
Penjadwalan dan Efisiensi Waktu
Audit operasional berfokus pada pengurangan jumlah waktu yang diperlukan untuk memproduksi dan mengirimkan barang atau jasa ke pengecer dan grosir, karena penundaan menghasilkan penjualan yang lebih sedikit dan biaya bisnis yang meningkat.
Kadang-kadang, masalahnya sesederhana penjadwalan atau komunikasi yang buruk, tetapi faktor-faktor seperti peralatan yang sudah ketinggalan zaman atau jumlah karyawan yang sedikit juga dapat berkontribusi pada produksi yang melambat.
Isu-isu ini lebih kritis karena mungkin memerlukan perubahan drastis pada anggaran, kebijakan, atau metode standar perusahaan.
Langkah Audit
Staf atau akuntan internal biasanya melewati serangkaian langkah standar ketika mereka melakukan audit jenis ini.
Pada langkah pertama, akuntan bertemu dengan para pemimpin di dalam perusahaan untuk menentukan dengan tepat ruang lingkup prosesnya.
Ini termasuk menetapkan tujuan dan sasaran tertentu, serta mengumpulkan beberapa informasi dasar tentang bisnis, seperti kebijakan dan sejarahnya.
Auditor mengembangkan rencana formal tentang bagaimana dan kapan sisa audit akan dilaksanakan.
Setelah auditor memiliki beberapa informasi latar belakang dan mengetahui proses apa yang seharusnya dicapai, dia mengamati dan menjadwalkan pertemuan formal dengan para manajer.
Mereka membahas operasi secara mendalam, termasuk apakah pekerja memenuhi harapan.
Dari sini, akuntan beralih ke pertemuan dan pengamatan serupa terhadap karyawan, mendapatkan cerita dari sisi mereka dan detail departemen.
Ini adalah tahap kerja lapangan dari audit.
Mengikuti pekerjaan lapangan manajer dan karyawan, auditor memeriksa semua informasi yang dia kumpulkan, menguji sebanyak mungkin proses dan menganalisis hasilnya.
Dia menulis laporan tentang apa yang dia temukan, diakhiri dengan beberapa saran tentang bagaimana perusahaan dapat mengatasi masalah apa pun.
Bergantung pada ruang lingkup prosesnya, laporan ini bisa sangat panjang.
Pada titik ini, akuntan bertemu lagi dengan manajer dan menyajikan laporannya, membahas isinya.
Pemimpin bisnis memiliki kesempatan untuk menanggapi temuan dan memberikan alasan jika mereka merasa tidak dapat melaksanakan saran untuk perbaikan.
Auditor biasanya menjadwalkan audit tindak lanjut pada rapat ini atau segera setelahnya, yang biasanya berlangsung sekitar enam bulan setelah rapat utama.
Tindak lanjut memberikan eksekutif dan akuntan kesempatan untuk melihat apakah kemajuan telah dibuat.
Kekurangan
Meninjau proses operasional bisa sangat memakan waktu dan mahal.
Saat karyawan dan manajer bekerja dengan auditor, mereka tidak dapat melakukan aktivitas lain yang mungkin menguntungkan bisnis, sehingga proyek atau produksi mungkin melambat untuk sementara.
Terkadang, perubahan yang dibuat oleh bisnis sulit untuk dibiasakan oleh pekerja, yang dapat meningkatkan konflik atau kebingungan.
Keuntungan
Selain membuat bisnis lebih efisien dan menguntungkan dalam jangka panjang, audit operasional hampir selalu memberi perusahaan beberapa perspektif baru yang segar.
Itu membuat eksekutif sadar akan masalah yang mungkin tidak ditemukan sebaliknya dan memungkinkan mereka mengevaluasi risiko untuk masa depan.
Manajer juga dapat menggunakan hasil untuk memotivasi karyawan, karena perusahaan selalu memiliki sesuatu untuk dikerjakan di akhir proses.