Dukungan kantor depan memerlukan serangkaian tugas pekerjaan yang diperlukan untuk menjaga agar operasi bisnis sehari-hari berjalan dengan lancar.
Tugas-tugas ini sering mencakup panggilan telepon pelanggan ke departemen yang tepat, menjawab pertanyaan klien, mengajukan dokumen, memasukkan data ke dalam program perangkat lunak komputer yang relevan, dan memproses transaksi keuangan.
Berbagai jenis pekerjaan dukungan kantor depan disesuaikan dengan perusahaan dan organisasi yang berbeda.
Kantor depan medis, hukum, pendidikan, dan bisnis kecil masing-masing memiliki tanggung jawab yang unik, meskipun tujuan keseluruhan kantor depan, dalam pengartian sederhana merupakan untuk menghadirkan citra organisasi yang profesional dan efisien kepada publik.
Berbagai pekerjaan kantor depan termasuk pegawai, resepsionis, dan asisten administrasi.
Pekerjaan ini biasanya datang dengan berbagai tingkat tanggung jawab, tergantung pada pengalaman dan pendidikan karyawan, dan tugas terkait terkadang tumpang tindih untuk staf kantor depan di organisasi kecil.
Panitera file sering kali bertanggung jawab untuk menyimpan catatan terorganisir dari dokumen cetak dan memasukkan informasi pelanggan saat ini ke dalam database komputer atau program spreadsheet.
Resepsionis terutama menyapa pelanggan yang memasuki kantor depan dan menjawab panggilan telepon masuk, dan mereka juga biasanya mentransfer panggilan ke departemen lain melalui sistem telepon multi saluran.
Asisten administrasi dapat melakukan tugas pengarsipan dan layanan pelanggan ini selain mengatur jadwal harian majikan mereka dan memproses berbagai dokumen.
Resepsionis di kantor depan.
Bergantung pada ukuran dan sumber daya bisnis tertentu, staf pendukung kantor depan mungkin juga bertanggung jawab atas beberapa jenis transaksi keuangan pelanggan.
Mereka dapat memproses pembayaran kartu kredit untuk produk atau layanan dan mengeluarkan tanda terima kepada pelanggan untuk pembayaran ini.
Beberapa organisasi yang mengalihdayakan pemrosesan penggajian mereka mungkin meminta salah satu pekerja pendukung kantor depan mereka untuk mengambil cek yang sudah selesai dari perusahaan penggajian.
Karyawan ini terkadang bertanggung jawab untuk mendistribusikan cek ke seluruh kantor secara tepat waktu.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Resepsionis harus memiliki keterampilan telepon yang baik.
Karena sistem pendukung kantor depan adalah bagian penting dari organisasi mana pun, banyak bisnis melakukan analisis kantor depan secara berkala.
Jenis studi kendali mutu ini mengkaji efisiensi, organisasi, dan profesionalisme staf kantor depan dan merumuskan cara untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.
Hasil analisis kantor depan terkadang menjadi dasar untuk keputusan promosi dan kenaikan gaji bagi karyawan kantor depan.
Staf pendukung kantor depan yang menerima ulasan positif dari analisis biasanya adalah mereka yang mampu berinteraksi dengan baik dengan pelanggan, bekerja sama sebagai tim, dan melakukan tugasnya dengan sedikit kesalahan jika ada.