Nomor pesanan pembelian (PO), dalam pengartian sederhana merupakan kode alfanumerik yang diberikan untuk permintaan tertentu untuk membeli sesuatu.
Paling sering, nomor PO digunakan secara internal oleh bisnis untuk melacak pembelian mereka sendiri.
Namun, beberapa perusahaan akan menetapkan kode untuk semua penjualan mereka dan akan memberikan nomor PO kepada pelanggan mereka sehingga pelanggan dapat melacak pesanan mereka.
Kode-kode ini dapat dalam format alfanumerik apa pun, dan banyak perusahaan akan menggunakan huruf atau angka tertentu untuk menunjukkan hal-hal tertentu tentang pesanan, seperti apa yang dijual, lokasi, pembeli, dan tanggal.
Gunakan Dalam Perusahaan
Nomor pesanan pembelian adalah kode alfanumerik yang diberikan untuk permintaan pembelian sesuatu.
Di banyak perusahaan, nomor pesanan pembelian diberikan setelah karyawan atau departemen mengajukan permintaan untuk memesan barang atau jasa tertentu.
Permintaan tersebut biasanya secara formal diajukan ke agen pembelian menggunakan apa yang dikenal sebagai formulir permintaan.
Jika permintaan disetujui, pesanan pembelian dibuat dan diberi nomor pesanan pembelian.
Pada saat itu, pesanan dilakukan dengan perusahaan lain, yang seringkali mencatat nomor PO pembeli untuk dicantumkan pada detail pesanan.
Banyak bisnis menggunakan nomor pesanan pembelian untuk melacak pembelian mereka sendiri.
Saat vendor menyiapkan daftar pengiriman atau pengepakan untuk mengikuti pesanan pelanggan, nomor PO biasanya disertakan pada perincian.
Hal ini memungkinkan agen penerima pembeli untuk memverifikasi jumlah dan jenis barang yang dikirim dan untuk mengonfirmasi bahwa pengiriman tersebut terkait dengan pesanan resmi yang benar.
Nomor pesanan pembelian juga muncul di faktur dan dokumen lain yang diberikan vendor kepada pelanggan.
Dari perspektif ini, nomor PO mempercepat penjadwalan pembayaran ke vendor, dan memungkinkan barang dialihkan ke departemen yang tepat.
sering digunakan untuk melacak pengeluaran dan menyortir pengiriman.
Nomor PO juga memungkinkan perusahaan untuk menerapkan biaya ke anggaran departemen yang melakukan pemesanan.
Ini juga memberikan verifikasi kepada departemen hutang dagang bahwa pengeluaran itu sah.
Pembayaran kemudian dapat diberikan kepada vendor.
Format
Konstruksi yang tepat dan panjang nomor pesanan pembelian akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain.
Banyak bisnis yang beroperasi di beberapa lokasi akan menggunakan beberapa karakter pertama kode untuk mengidentifikasi lokasi yang melakukan pemesanan, seperti “CHI” untuk mewakili fasilitas di Chicago.
Beberapa karakter berikutnya mungkin mengidentifikasi departemen tertentu yang memesan, seperti “RD” untuk mewakili departemen penelitian dan pengembangan.
Jadi, nomor PO untuk pesanan yang dilakukan oleh departemen penelitian dan pengembangan perusahaan di Chicago mungkin diawali dengan “CHIRD”, diikuti dengan karakter alfanumerik lain yang memberikan lebih banyak informasi tentang pesanan tersebut.
dapat membantu personel gudang mengisi permintaan pesanan secara efisien.
Perusahaan biasanya menyusun nomor PO mereka dengan cara apa pun yang paling sesuai dengan sistem pelacakan internal mereka.
Beberapa juga menggunakan tanda hubung atau spasi, yang dapat membantu jika hanya karakter tertentu dalam nomor PO yang perlu dibaca untuk tujuan tertentu.
Menanggapi berbagai panjang dan format yang dapat digunakan, banyak vendor mengonfigurasi bidang dalam basis data pelacakan pesanan mereka untuk memungkinkan sejumlah karakter — bahkan 30 atau lebih — untuk digunakan dalam nomor pesanan pembelian.
Cara Membuat Nomor Pesanan Pembelian
Perusahaan dapat membuat nomor PO dengan cara yang berbeda.
Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk melakukannya secara manual, sementara yang lain mungkin mengandalkan perangkat lunak yang dihasilkan komputer untuk memberikan informasinya.
Manajemen harus melihat beberapa faktor untuk menentukan metode mana yang akan digunakan, dengan hati-hati mempertimbangkan pendanaan, waktu, dan bunga.
Misalnya, perusahaan yang lebih kecil dapat membuat pesanan pembelian manual karena mereka memiliki lebih sedikit klien dan lebih banyak kesempatan untuk mengisi formulir tanpa gangguan.
Opsi ini mengurangi biaya tetapi meningkatkan beban kerja.
Gunakan formulir pembelian standar, tempatkan PO di bagian atas untuk referensi.
Tentukan serangkaian huruf, angka, dan simbol yang berfungsi untuk operasi dan kesadaran bisnis.
Nomor ini akan membantu pekerja dan kantor akun dalam melacak pesanan dan pasokan.
Oleh karena itu, buatlah pengaturan yang logis dan realistis.
Anggota staf yang membuat formulir ini harus memahami urutan dan nomor daftar yang harus saling mengikuti.
Tetap teratur dan berkomunikasi dengan jelas satu sama lain.
Jika satu pesanan mengambil PO 5434-0001, pembelian berikutnya mungkin memiliki PO 5434-0002.
Perusahaan yang lebih besar dan lebih sibuk mungkin sering menerima pembelian dan dengan beberapa pramuniaga mengerjakan formulir pemesanan sekaligus.
Dalam skenario ini, PO manual tetap sulit.
Perusahaan-perusahaan ini mungkin mempertimbangkan untuk pindah ke program perangkat lunak yang menghasilkan angka.
Teknologi ini sering dioperasikan pada sistem berbasis cloud dan menghilangkan waktu dan kerumitan dalam membuat dan mengikuti nomor PO pribadi.
Untuk Apa Nomor Pesanan Pembelian Digunakan
Ada banyak manfaat menggunakan nomor PO, terutama bagi penjual.
Sistem ini menyediakan sarana untuk tetap teratur dan sadar sekaligus memperkuat komunikasi dengan pembeli.
Sementara beberapa pembelian mungkin memerlukan sedikit waktu, pesanan yang lebih besar mungkin memerlukan sumber daya dan waktu tambahan.
Kedua ujungnya ingin tetap profesional dan up-to-date pada kemajuan pesanan selama periode lag tersebut.
Nomor PO menawarkan metode untuk mengikuti pembelian melalui setiap langkah, memastikannya terjadi dengan lancar dan benar.
Misalnya, perusahaan dapat melalui beberapa tahapan selama proses pemesanan, seperti pengumpulan bahan, pengemasan, dan pengiriman.
Selain itu, jika pembeli ingin menindaklanjuti pesanan, tim dapat menggunakan nomor PO untuk menemukan pesanan yang benar dengan cepat dan memberikan informasi yang diinginkan kepada pihak yang berkepentingan.
Selanjutnya, pesanan pembelian itu sendiri adalah dokumen yang mengikat secara hukum.
Ini membantu menjamin pembayaran untuk layanan atau barang.
Nomor tersebut memungkinkan anggota administrasi untuk mengidentifikasi tagihan yang jatuh tempo dan dengan cepat menindaklanjuti kewajiban keuangan.
Selama musim pajak, nomor tersebut juga dapat membantu audit dan validasi penjualan tahunan.
Selain itu, pemilik dapat mengandalkan nomor pesanan pembelian untuk mengevaluasi stok saat ini, melacak setiap permintaan dan berapa banyak yang diharapkan keluar dari sistem.
Jika pesanan signifikan terjadi, pesanan pembelian dan nomor memungkinkan anggota tim untuk melihat apakah mereka perlu mengganti item.
Bagaimana Nomor Pesanan Pembelian Berbeda dengan Nomor Faktur
Nomor pesanan pembelian terjadi sebelum faktur.
Bisnis membuatnya ketika seseorang meminta produk, menggunakan PO untuk menandakan permintaan dan mengikutinya selama proses berlangsung.
Formulir menentukan item apa yang harus dikumpulkan dan dikirim untuk menyelesaikan penjualan.
Nomor ini sangat membantu selama fase pengumpulan dan pengiriman.
Perusahaan memberikan nomor faktur setelah produk tiba di tempat tujuan.
Dalam dokumen itu, manajemen menemukan jumlah terutang untuk barang yang dikirim.
Selain itu, formulir faktur mencatat berapa banyak hutang grup kepada penjual asli.
Jika sebuah perusahaan ubin menerima permintaan 40 kotak produk tertentu, penjual memulai formulir PO dengan nomor pembelian di dekat bagian atas.
Baik penjual dan pembeli menerima salinan.
Jika kedua belah pihak menyetujui nomor tersebut, dokumen itu mengonfirmasi kesepakatan untuk pembelian.
Penjual menyelesaikan pesanan pembelian, meminta karyawan mengumpulkan bahan yang diinginkan dan mengirimkannya ke vendor lain.
Penjual dapat meminta pemeriksaan kemajuan menggunakan nomor PO selama waktu di atas.
Sementara penjual mengikuti jejak untuk memastikan hal itu terjadi secara efisien.
Pesanan pembelian berakhir saat pengiriman terjadi, dan faktur menjadi penting.
Pembeli sekarang memiliki barang dan harus membayar penjual untuk pekerjaan tersebut.
Pada dasarnya, kedua angka tersebut bekerja bersama untuk memungkinkan kedua belah pihak memahami kemajuan umum dan mengamankan kesepakatan antara kedua tempat.
Satu sebelum, dan yang lainnya terjadi setelah.
Berharap untuk melihat nomor PO pada faktur sehingga semuanya tetap terikat untuk tujuan kejelasan dan akuntansi.