Istilah pengadaan cetak digunakan untuk menggambarkan proses yang digunakan untuk mengelola pencetakan dan biaya terkait pencetakan.
Banyak perusahaan besar menghabiskan banyak uang dan waktu staf mengatur pekerjaan cetak besar, atau penyediaan layanan pencetakan dalam organisasi.
Tujuan pengadaan cetak, dalam pengartian sederhana merupakan untuk mengelola biaya tersebut melalui penerapan serangkaian konsep pengadaan strategis.
Konsep utama dalam pengadaan strategis adalah melalui perencanaan lanjutan dan aktivitas pembelian terkonsolidasi, organisasi dapat mengalami penghematan biaya yang signifikan.
Selain pengurangan biaya yang sebenarnya, proses ini dapat mengarah pada operasi bisnis yang lebih efisien dan karenanya meningkatkan profitabilitas.
Banyak perusahaan mengizinkan departemen untuk menemukan printer mereka sendiri, menegosiasikan harga berdasarkan volume mereka dan memilih jenis brosur yang mereka inginkan.
Di sebagian besar organisasi besar, setiap departemen diharuskan untuk menyerahkan anggaran tahunan pengeluarannya untuk tahun tersebut.
Dalam pengadaan cetak, informasi terkait biaya cetak diteruskan ke bagian pengadaan.
Petugas pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau informasi dan menentukan apakah ada peluang untuk pengadaan strategis.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Contoh yang umum digunakan dalam pengadaan percetakan adalah percetakan brosur.
Banyak perusahaan mengizinkan departemen untuk menemukan printer mereka sendiri, menegosiasikan harga berdasarkan volume mereka dan memilih jenis brosur yang mereka inginkan.
Dalam pengadaan cetak, kontrak dinegosiasikan dan ditandatangani dengan daftar pendek pemasok, berdasarkan volume aktivitas yang dianggarkan untuk tahun tersebut.
Semua departemen mendapat manfaat dari harga per halaman yang lebih rendah, serta penghematan waktu staf dalam menemukan beberapa pemasok dan meminta penawaran.
Jenis pembelian strategis ini bekerja paling baik dalam organisasi yang berkomitmen untuk mengurangi biaya.
Masalah seputar tanggal pengiriman, memutuskan apakah partisipasi bersifat wajib atau sukarela, dan masalah layanan pelanggan harus diselesaikan secara internal.
Bicaralah dengan pengguna bisnis untuk menentukan persyaratan persisnya dan temukan kesamaan jika memungkinkan.
Pembelian kelompok adalah proses menggabungkan total kebutuhan sumber daya untuk departemen yang berbeda dan membuat satu pesanan pembelian atau kontrak.
Departemen dapat secara fisik ditempatkan di gedung yang berbeda, dengan persyaratan produk, asalkan semua produk ini termasuk dalam kontrak asli.
Praktik ini semakin umum di perusahaan pemerintah dan sektor publik, di mana jenis barang yang sama dapat dibeli untuk lembaga atau departemen yang berbeda.
Overhead administratif adalah biaya bagi organisasi untuk seluruh siklus pengadaan hingga pembayaran.
Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan, pemrosesan faktur, produksi cek, dan penyelesaian pertanyaan vendor.
Organisasi yang menggabungkan jumlah total yang diperlukan untuk jangka waktu tertentu dapat memperoleh harga yang lebih rendah, berdasarkan tingkat pemesanan tertentu.
Harga massal dan negosiasi sangat penting saat menyelesaikan proyek pengadaan cetak.
Negosiasi harga dan layanan biasanya diselesaikan oleh direktur pengadaan atau agen pembelian senior.