Setiap organisasi yang membeli barang atau jasa memiliki prosedur pengadaan standar , metode yang mereka gunakan untuk memperoleh barang tersebut.
Prosedur ini mencakup semua aspek siklus pengadaan, termasuk pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, penempatan pesanan, dan pembayaran.
Semua perusahaan memiliki prosedur pengadaan, dan mereka digunakan untuk mengontrol aktivitas pengeluaran, memastikan persetujuan yang sesuai tersedia dan mengurangi risiko kelebihan pembayaran.
Aktivitas pengadaan atau pembelian mencakup semua aktivitas pengeluaran, tidak termasuk penggajian, dan seringkali mewakili lebih dari 50 persen dari semua pengeluaran.
Kekuatan pendorong utama untuk pengembangan prosedur pengadaan, dalam pengartian sederhana merupakan untuk mengontrol semua pengeluaran.
Prosedur aktual yang digunakan dapat sedikit berbeda tetapi akan serupa.
Proses persetujuan yang tepat biasanya melibatkan pemisahan tugas dan keterlibatan manajer senior untuk transaksi yang akan menelan biaya lebih dari harga tertentu.
Prosedur pengadaan standar lainnya adalah membatasi akses ke formulir pesanan pembelian dan memerlukan otorisasi yang ditandatangani dari manajer selain orang yang menggunakan barang.
Pemisahan penerima barang dan persetujuan ini dirancang untuk memastikan bahwa anggota staf senior mengetahui pesanan tersebut dan dapat memastikan bahwa bahan tersebut diperlukan dan akan digunakan untuk tujuan yang tepat.
Memastikan pesanan sesuai dengan packing list dan tidak ada barang yang rusak merupakan langkah yang sering diabaikan dalam proses pengadaan.
Prosedur pengadaan umum lainnya adalah membuat daftar pendek vendor yang telah disetujui sebelumnya untuk komoditas tertentu.
Vendor ditambahkan ke daftar melalui proses penawaran yang dilakukan secara terjadwal.
Proses ini dirancang untuk menjadi transparan dan memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk mendapatkan potongan harga, untuk memenuhi standar kualitas dan untuk memastikan ketepatan waktu pengiriman.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Risiko bagi perusahaan tanpa prosedur pengadaan yang tepat adalah pengeluaran yang berlebihan, kegagalan untuk mencapai nilai yang baik, dan penipuan pembelian.
Banyak orang yang tidak memiliki pelatihan akuntansi atau pengadaan membenci langkah-langkah yang terlibat dalam permintaan pembelian.
Namun, proses ini dirancang untuk menghemat waktu dan uang.
Prosedur pengadaan umum lainnya mencakup penetapan ambang batas nilai yang memicu aktivitas pengadaan yang berbeda.
Misalnya, pembelian yang harganya lebih dari jumlah tertentu mungkin memerlukan pesanan pembelian untuk disetujui oleh dua tingkat manajemen.
Pesanan pembelian dengan harga yang jauh lebih tinggi mungkin memerlukan proposal untuk diterbitkan.
Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin diminta untuk mempertahankan kontrak pembelian mereka.
Jika vendor yang mengikuti proses tender merasa tidak diberikan kesempatan yang adil untuk bersaing, maka dapat dilakukan gugatan.
Hukum kontrak merupakan sumber dari banyak kegiatan hukum, dan perusahaan dengan prosedur pengadaan yang kuat berada dalam posisi terbaik untuk mempertahankan keputusan bisnis mereka.