Tidak seperti Rapat Umum Tahunan (AGM) atau jenis pertemuan perusahaan formal lainnya, rapat staf, dalam pengartian sederhana merupakan konferensi karyawan yang dapat dilakukan dengan cara dan frekuensi apa pun yang dianggap tepat oleh penyelenggara — biasanya tokoh otoritas dalam organisasi —.
Rapat staf biasanya dipanggil oleh CEO organisasi, pemilik, manajer sumber daya manusia, atau pejabat manajemen kepala lainnya, sedangkan pengaturan rapat sering dilakukan oleh dukungan administratif, seperti asisten eksekutif dan sekretaris.
Pertemuan ini dilihat oleh banyak organisasi sebagai tempat penting untuk berkomunikasi dengan personel secara langsung dan efisien.
Beberapa mendorong pertukaran dialog terbuka dengan staf, sementara yang lain dilakukan lebih sebagai memo tatap muka, di mana manajemen mempertahankan mayoritas lantai.
Rapat staf sering dilengkapi dengan agenda, yang disiapkan sebelum rapat.
Manajemen bertugas memfasilitasi rapat, mendikte item mana yang akan dibahas dalam rapat dan dalam agenda, dan dukungan administratif seringkali bertanggung jawab untuk mengetik dan mendistribusikan agenda.
Agenda sering kali mencakup item tindakan, yaitu tugas yang akan diperkenalkan atau didiskusikan pada rapat staf dan diselesaikan oleh karyawan yang ditugaskan setelah rapat, biasanya dengan tenggat waktu yang ditentukan.
Makanan ringan seperti kopi, teh, dan makanan ringan juga sering tersedia di rapat staf.
Makan biasanya disediakan untuk peserta jika pertemuan dijadwalkan berlangsung selama waktu makan.
biasanya memiliki agenda.
Staf pendukung administrasi kadang-kadang bertanggung jawab untuk membuat “risalah rapat” selama rapat staf, yang merupakan catatan tertulis tentang apa yang dibahas dan diputuskan dalam rapat.
Risalah sering dibuat dalam bentuk catatan steno selama rapat, dan kemudian diketik menjadi dokumen yang diformat secara formal.
Risalah juga dapat direkam pada kaset selama rapat, dengan poin-poin penting dari rekaman tersebut kemudian ditranskrip menjadi dokumen yang diformat.
Meskipun risalah rapat bervariasi dalam format, dokumen risalah rapat standar biasanya menyertakan informasi berikut: tanggal dan waktu rapat, nama peserta, topik yang dibahas, poin penting yang diangkat oleh individu, dan item tindakan apa pun yang muncul dari rapat.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
biasanya mencakup semua orang yang mengerjakan proyek tertentu.
Rapat staf dapat diadakan di tempat, seperti di ruang rapat atau ruang kantor terbuka lainnya; atau di luar lokasi, seperti di hotel atau tempat umum lainnya yang menyewakan ruang pertemuan.
Pertemuan di luar kantor yang diperpanjang atau difasilitasi oleh personel luar terkadang disebut sebagai retret atau konferensi.