Siklus pengadaan, dalam pengartian sederhana merupakan serangkaian langkah-langkah yang terlibat dalam proses memperoleh barang untuk dijual atau digunakan oleh perusahaan atau instansi.
Dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan akan produk tertentu, bergerak melalui proses pembelian dan pengiriman, dan diakhiri dengan pembaruan, di mana orang memutuskan apakah mereka membutuhkan lebih banyak produk.
Seringkali, seluruh departemen mengawasi proses ini.
Departemen ini harus menemukan produk terbaik dengan harga terbaik, mengingat keterbatasan seperti menolak berbisnis dengan perusahaan atau negara tertentu dalam proses memutuskan apa yang akan dibeli dan dari mana.
Ketika sebuah perusahaan mengidentifikasi kebutuhan akan suatu produk, siklus pengadaan dimulai, dengan mengumpulkan informasi.
Orang-orang meneliti opsi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan dan mengumpulkan data tentang harga, diskon, waktu pengiriman, dan hal lainnya.
Begitu mereka mengidentifikasi sumber terbaik, mereka mendekati pemasok untuk mengadakan negosiasi kontrak.
Ini bisa sesederhana memesan beberapa kotak kertas dari pabrik kertas, atau serumit negosiasi untuk sistem komputer yang benar-benar baru untuk lembaga pemerintah.
Spesialis pengadaan yang bekerja dengan rekan kerja.
Selama bagian dari siklus pengadaan ini, orang-orang di kedua belah pihak bekerja untuk mendapatkan penawaran terbaik.
Pemasok akan mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran pesanan dan kemungkinan pesanan berulang, sementara perusahaan memikirkan masalah seperti seberapa cepat produk dibutuhkan.
Mungkin meminta sampel untuk memberikan kesempatan untuk menilai kualitas dan membandingkan penawaran dari pemasok yang berbeda.
Akhirnya, itu akan menyelesaikan kesepakatan dengan kontrak penjualan, dan menunggu pengiriman.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Setelah pengiriman, orang menggunakan atau menjual produk, mengakhiri siklus pengadaan karena mereka menghadapi kebutuhan baru akan produk tersebut, atau penyelesaian proyek dan tidak lagi membutuhkan produk tertentu.
Mereka dapat membuang produk yang tidak terpakai, mengembalikan persewaan, membuang produk yang rusak dan habis pakai, dan memutuskan apakah mereka perlu memesan lagi.
Pada titik ini dalam siklus pengadaan, orang mungkin meminta umpan balik dari karyawan dan orang lain tentang seberapa baik produk tersebut memenuhi kebutuhan mereka, untuk memutuskan apakah mereka ingin menggunakan pemasok yang sama atau beralih ke pemasok baru.
Biasanya ada prosedur pengadaan khusus di perusahaan.
Orang harus mengikuti ini jika mereka ingin memesan produk baru, mulai dari mengisi formulir permintaan yang benar hingga memastikan bahwa seseorang tersedia untuk menandatangani produk pada saat pengiriman.
Hal ini dapat menjadi rumit di tempat kerja dengan masalah seperti masalah keamanan, di mana melindungi keamanan tempat kerja mungkin memerlukan beberapa langkah tambahan, seperti melakukan pemeriksaan latar belakang pemasok, selama siklus pengadaan.