Sistem informasi manajemen personalia, dalam pengartian sederhana merupakan seperangkat prosedur dan teknologi terapan yang digunakan pekerja sumber daya manusia untuk melacak dan mengatur data tentang karyawan dalam bisnis atau organisasi.
Informasi ini dapat mencakup catatan penggajian, dokumen pajak, dan catatan manfaat yang diberikan seperti asuransi kesehatan.
Informasi karyawan lainnya sering disimpan dalam sistem jenis ini untuk evaluasi kinerja berkala.
Catatan ini biasanya resume dan salinan sertifikasi industri yang relevan.
Area manajemen sumber daya manusia ini memerlukan penggunaan program perangkat lunak komputer dan praktik rutin untuk memasukkan dan memperbarui data yang relevan.
Bisnis dengan jumlah karyawan yang banyak seringkali membutuhkan departemen sumber daya manusia (SDM) yang terpisah untuk menyimpan catatan yang akurat dari semua informasi ini.
Bekerja dengan sistem informasi manajemen personalia membutuhkan pemahaman teknologi yang baik dan kemampuan untuk mengambil data yang dibutuhkan dengan cepat.
Paket perangkat lunak yang dirancang untuk tugas-tugas sumber daya manusia ini biasanya terdiri dari database tertaut yang berisi kumpulan informasi yang berbeda.
Satu database mungkin berisi catatan gaji yang dikeluarkan terkait dengan database lain dengan informasi tentang pajak yang dipotong, misalnya.
Personel SDM bertanggung jawab untuk menjaga agar informasi tenaga kerja ini tetap mutakhir dan akurat.
Sistem informasi manajemen personalia memainkan peran penting dalam praktik perekrutan bisnis.
Selain memelihara data secara teratur dalam sistem informasi manajemen kepegawaian, personel SDM juga perlu melakukan kueri khusus yang mengambil informasi tertentu.
Bergantung pada jenis sistem yang diinstal, mereka mungkin menanyakan informasi ini dengan perintah seperti bahasa kueri terstruktur (SQL) atau bahasa pemrograman basis data serupa.
Jenis perangkat lunak manajemen sumber daya manusia lainnya memiliki antarmuka pengguna grafis dengan fitur untuk membuat dan menyimpan formulir, tabel, bagan, dan laporan.
Ketika seorang manajer personalia ingin menyimpan salinan resume karyawan dan dokumen serupa yang dipindai, sistem informasi seringkali menyertakan kemampuan optical character recognition (OCR) untuk membuat salinan elektronik yang dapat dicari.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Sistem informasi manajemen personalia juga memiliki peran penting dalam praktik perekrutan dan pemecatan bisnis.
Banyak perusahaan menggunakan fitur OCR dari jenis program ini untuk memindai resume untuk kata kunci yang ditentukan.
Pelamar yang resumenya memiliki kecocokan kata kunci seringkali memiliki peluang lebih baik untuk menerima undangan wawancara.
Beberapa bisnis menggunakan teknologi ini untuk melacak dan mencatat setiap sertifikasi baru yang diselesaikan karyawan, terutama yang dianggap sebagai pelatihan berbayar.
Pekerja yang mungkin memerlukan tindakan disipliner atau konseling juga sering menyimpan catatan informasi ini dalam file personel elektronik mereka di departemen SDM.