Buku besar berfokus pada kategori akun utama.
Perbedaan antara akun anak perusahaan dan buku besar adalah fungsional. Sebuah perusahaan buku besar adalah buku rekening papan atas yang membentuk sistem akuntansi. Buku besar pembantu adalah sub-akun dari akun buku besar umum. Buku besar mencatat transaksi item baris dalam kategori akun utama. Buku besar pembantu memberikan detail untuk salah satu item baris tersebut, membuat akun mini terpisah untuk item yang dapat melacak transaksi yang spesifik untuk satu item tersebut.
Buku besar pembantu melacak rincian dalam buku besar umum.
Semua bisnis diwajibkan untuk memelihara sistem pembukuan oleh instansi pemerintah. Usaha kecil memelihara pembukuan sehingga otoritas pajak dapat mengumpulkan pajak penjualan, pekerjaan, dan pendapatan secara berkala. Perusahaan publik besar memiliki tanggung jawab tersebut dan juga diwajibkan oleh regulator sekuritas pemerintah untuk memelihara sistem pembukuan untuk melaporkan posisi keuangan perusahaan kepada investor. Meskipun bisnis non-publik secara teknis dapat memelihara sistem pembukuan apa pun yang secara akurat mencerminkan pendapatan dan pengeluaran, banyak yang menyesuaikan sistem mereka dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan publik. Perusahaan publik menggunakan sistem pembukuan entri ganda yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh dewan peninjau standar akuntansi internasional dan nasional.
Pembukuan entri ganda adalah sistem yang melacak tujuh jenis akun:
- aktiva
- kewajiban
- pendapatan
- pengeluaran
- keuntungan
- kerugian
- ekuitas pemilik
Akun-akun ini secara kolektif disebut buku besar. Buku besar mengelola akun umum yang termasuk dalam tujuh kategori akun. Misalnya, bisnis biasanya memiliki akun buku besar untuk aset tetap, aset lancar, kewajiban lancar, kewajiban jangka panjang, pendapatan penjualan, dan beban administrasi. Entri dibuat ke akun-akun ini menggunakan notasi debit dan kredit yang saling mengimbangi.
Karena akun buku besar umum adalah akun tingkat atas yang dapat berisi subkomponen, buku besar pembantu digunakan untuk memberikan detail yang mendukung item baris akun. Akun pembantu dan buku besar memiliki hubungan ketergantungan, tetapi cara seseorang mengelola kedua jenis akun dan memasukkan informasi adalah sama. Perbedaan antara akun buku besar pembantu dan buku besar terletak pada cara akun tersebut digunakan.
Misalnya, grosir biasanya akan mempertahankan akun pendapatan untuk penjualan. Akun ini adalah akun buku besar umum tingkat atas, karena mengumpulkan semua informasi penjualan berdasarkan periode. Pedagang grosir kemungkinan memiliki akun klien, bagaimanapun, yang membentuk angka penjualan dan mungkin terdaftar dalam buku besar dengan menempatkan setiap klien pada baris terpisah dengan jumlah total penjualan untuk setiap klien untuk tahun tersebut. Dalam sistem akuntansi, akun penjualan buku besar umum dapat memiliki buku besar pembantu yang melekat padanya untuk setiap klien. Transaksi individual yang khusus untuk klien tersebut akan dicatat dalam akun buku besar pembantu klien sebagai rincian dari jumlah total yang dicatat dalam buku besar umum.
Akun-akun pembantu dan buku besar saling memeriksa dan menyeimbangkan. Baris buku besar umum yang dirinci dalam buku besar pembantu disebut akun pengendali. Menjumlahkan transaksi dalam buku besar pembantu harus sama dengan jumlah pada baris yang sesuai dalam akun buku besar sehingga akun tetap seimbang.