Bisnis yang berurusan dengan penjualan kepada masyarakat umum, terutama yang hanya online, dapat memperoleh manfaat dari rekonsiliasi pembayaran.
Langkah-langkah rekonsiliasi pembayaran dapat bervariasi tergantung pada jenis usaha dan jenis pembayaran atau saldo jatuh tempo.
Perusahaan yang mencari pembayaran dari konsumen mungkin menggunakan taktik yang sedikit berbeda dari pembayaran bisnis ke bisnis.
Langkah-langkah tersebut dapat mencakup pencocokan data faktur dengan pendapatan untuk menemukan ketidaksesuaian, menghubungi pihak yang berutang pembayaran, atau bahkan merekonsiliasi kesalahan dengan lembaga keuangan.
Banyak perusahaan secara manual merekonsiliasi semua pembayaran yang berasal dari klien atau sumber lain.
Hal ini terkadang dapat menyebabkan pembayaran atau data hilang, tetapi masih disukai oleh mereka yang tidak ingin berinvestasi dalam perangkat lunak rekonsiliasi.
Langkah-langkah rekonsiliasi pembayaran elektronik dirancang agar sistem dapat secara otomatis mengumpulkan dan membandingkan semua laporan yang relevan dan mengirimkan hasilnya ke unit manajemen yang tepat.
Banyak perusahaan merekonsiliasi secara manual semua pembayaran yang berasal dari klien atau sumber lain.
Setelah data dikumpulkan, langkah rekonsiliasi pembayaran selanjutnya melibatkan perangkat lunak komputer atau personel yang menyortir dan menugaskan semua data.
Ini dapat dilakukan oleh produk atau lini bisnis atau kriteria lain yang ditentukan oleh pemilik bisnis sehingga data yang relevan disimpan bersama.
Kemudian, setiap bagian atau kumpulan data dapat diberikan kepada karyawan terkait yang menangani data tersebut.
Langkah-langkah selanjutnya umumnya mencakup transfer, baik dengan perangkat lunak atau secara manual, semua data ini ke spreadsheet atau sistem serupa lainnya sehingga mudah untuk meninjau semua setoran dan tagihan balik.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Pemrosesan kartu kredit juga dapat menjadi langkah dalam proses rekonsiliasi pembayaran beberapa bisnis.
Ini termasuk transaksi dan nama, nomor telepon dan alamat klien.
Penting bagi sebagian besar perusahaan untuk memiliki perangkat lunak atau hosting pihak ketiga yang dapat menangani hal ini agar dapat memproses pembayaran dan mendapatkan informasi kartu kredit dengan benar.
Sistem kemudian dapat memutuskan untuk perusahaan apakah harus menghapus pembayaran yang tidak diterima atau menyajikannya kembali.
Beberapa langkah terakhir akan membutuhkan interaksi manusia murni untuk menilai informasi yang dihasilkan oleh program rekonsiliasi pembayaran.
Paling sering, staf umumnya tidak diharuskan untuk meneliti apa pun dan hanya harus bertindak berdasarkan informasi yang telah diberikan.
Tindakan ini dapat mencakup menghubungi penerima pembayaran atau mengajukan data untuk tinjauan triwulanan.
Jika pembayaran tidak dapat direkonsiliasi, pembayaran tersebut dianggap belum selesai dan, di sebagian besar perusahaan, pembayaran tersebut menjadi prioritas utama dan dapat secara serius memengaruhi hubungan bisnis dan pelanggan.
Penting bagi perusahaan untuk mendamaikan semua kemungkinan pembayaran, tetapi sebagian besar memiliki margin untuk utang yang belum dibayar yang dimasukkan ke dalam anggaran mereka.