Rekonsiliasi faktur tradisional, dalam pengartian sederhana merupakan proses pencocokan tiga arah, yang mirip dengan metode yang ditemukan dalam proses hutang dagang.
Panitera akuntansi meninjau faktur terhadap bill of lading yang dikirim dengan barang dari vendor dan pesanan pembelian internal perusahaan.
Poin umum untuk merekonsiliasi adalah jumlah barang, harga untuk setiap barang, syarat pembayaran, dan otorisasi dari manajemen atas.
Perusahaan juga dapat merekonsiliasi faktur terhadap pernyataan vendor.
Ini memastikan tidak ada faktur yang tidak sah dan semua faktur menerima pembayaran segera.
Faktur adalah dokumen resmi yang mewakili tagihan penjualan.
Organisasi besar dapat menerima ratusan atau ribuan faktur setiap bulan, yang menciptakan kebutuhan akan proses rekonsiliasi yang kuat.
Selain itu, pembayaran tagihan adalah bagian dari proses manajemen kas.
Perusahaan — terutama yang dimiliki publik — harus memperhatikan pembayaran tagihan untuk memastikan perusahaan tidak menyia-nyiakan modal.
Kontrol internal dapat mencakup pemisahan orang yang menyelesaikan proses rekonsiliasi faktur dari karyawan yang bertanggung jawab memotong cek untuk membayar faktur.
Ini memastikan perusahaan tidak memproses faktur palsu untuk pembayaran.
Business dapat meninjau kembali perhitungan dan meninjau prosedur lain untuk memastikan bahwa akuntan telah mengikuti semua langkah rekonsiliasi faktur.
Sebagian besar perusahaan akan membuat prosedur rekonsiliasi standar.
Misalnya, banyak perusahaan membayar tagihannya pada tanggal 10 dan 25 setiap bulan, mana saja yang lebih dulu menurut tanggal faktur.
Saat ini, pegawai akuntansi akan meninjau faktur yang membutuhkan pembayaran dan mengumpulkan pesanan pembelian yang sesuai.
Setiap faktur dibandingkan dengan pesanan pembelian sebelum mengeluarkan pembayaran.
Pilihan lainnya adalah bagi perusahaan untuk membayar tagihan sebulan sekali setelah menerima pernyataan.
Sebagian besar vendor atau pemasok akan mengirimkan pernyataan dalam dua minggu pertama setiap bulan, menciptakan siklus standar untuk membayar tagihan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Bill of lading yang dikeluarkan oleh pengangkut barang mungkin memainkan peran kunci dalam rekonsiliasi tagihan untuk beberapa perusahaan.
Rekonsiliasi faktur bulanan menggunakan laporan dimulai dengan membandingkan faktur yang belum dibayar dengan laporan bulanan.
Perusahaan yang menggunakan aplikasi akuntansi terkomputerisasi akan memiliki catatan elektronik untuk faktur.
Faktur yang telah dibayar akan ditandai dari faktur; ini harus meninggalkan semua faktur yang belum dibayar saat ini di file akuntansi.
Akuntansi mungkin akan menjepit pesanan pembelian internal ke setiap faktur terbuka, yang hanya menghasilkan pencocokan faktur dengan pernyataan dan membayar tagihan.
tidak hanya direkonsiliasi dengan pesanan pembelian, tetapi juga dengan slip pengepakan atau daftar barang lain yang dikirimkan.
Rekonsiliasi faktur adalah proses yang sangat bersiklus.
Pemilik dan manajer bisnis akan sering meminta informasi yang sama yang diberikan dengan setiap permintaan pembayaran sebelum menandatangani cek yang sesuai.
Hal ini memungkinkan dilakukannya tinjauan akhir terhadap informasi sebelum mengeluarkan dana.
Pemilik dan manajer akan meninjau kode akun buku besar, tanda tangan resmi, menghitung ulang angka matematika atau mengajukan pertanyaan untuk mengonfirmasi bahwa petugas akuntansi telah menyelesaikan semua langkah rekonsiliasi yang diperlukan.