Rekonsiliasi persediaan melibatkan dua langkah: fisik dan akuntansi.
Langkah-langkah inventaris fisik termasuk mengambil catatan inventaris tertulis dan membandingkannya dengan barang aktual di gudang perusahaan.
Menghitung produk usang dan rusak juga merupakan kegiatan rekonsiliasi.
Langkah-langkah rekonsiliasi di sisi akuntansi mencakup verifikasi bahwa semua pembelian inventaris telah diposting, memasukkan penyesuaian dari perhitungan fisik, dan menganalisis perbedaan dolar antar bulan.
Seberapa sering persediaan direkonsiliasi bergantung pada ukuran, lokasi, dan jenis persediaan dalam operasi perusahaan.
Dua jenis sistem persediaan yang umum dalam bisnis, dalam pengartian sederhana merupakan periodik dan perpetual.
Keduanya melibatkan tugas atau aktivitas yang berhubungan dengan metode rekonsiliasi fisik dan akuntansi.
Sistem periodik agak lebih mudah, karena hanya membutuhkan pencatatan informasi inventaris keuangan secara bulanan, triwulanan, atau tahunan.
Misalnya, buku besar akan menyertakan angka awal untuk kuartal tersebut.
Akuntan akan menjumlahkan total pembelian persediaan untuk periode waktu ini, mengurangi penjualan dan penyesuaian, lalu menyajikan angka akhir di neraca perusahaan.
Metode persediaan perpetual mencatat informasi persediaan setelah pembelian dilakukan.
Hitungan persediaan fisik dengan metode periodik biasanya triwulanan atau tahunan.
Penghitungan yang lebih sering mungkin diperlukan jika terjadi pencurian, atau jika sejumlah besar produk inventaris terus-menerus rusak melalui proses perusahaan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Metode persediaan perpetual mencatat dan merekonsiliasi informasi persediaan setelah setiap pembelian, penjualan, atau penyesuaian ke akun buku besar.
Rekonsiliasi persediaan dengan metode perpetual jauh lebih akurat daripada sistem periodik.
Perusahaan dengan produk persediaan individual atau unik akan sering menggunakan sistem perpetual karena banyaknya variasi barang di dalam gudang perusahaan.
Hitungan persediaan fisik seringkali tahunan, meskipun hitungan siklus mungkin lebih sering.
Hitungan siklus membantu memelihara catatan setiap minggu untuk memastikan penyesuaian yang signifikan tidak dilakukan pada buku besar perusahaan pada satu waktu.
Finansial dicatat oleh seorang akuntan secara teratur dengan menggunakan sistem persediaan periodik.
Menjaga penghitungan inventaris yang akurat juga dapat memengaruhi kewajiban pajak perusahaan.
Pemerintah federal, negara bagian, atau lokal dapat menilai pajak atas saldo persediaan yang tidak terjual berdasarkan informasi akuntansi perusahaan.
Saldo yang tidak akurat dapat mengakibatkan perusahaan harus membayar lebih banyak uang pajak dari informasi inventaris yang salah.
Selain itu, membayar pajak atas barang yang rusak, usang, atau tidak dapat dijual menghasilkan lebih banyak uang yang hilang dari angka persediaan yang buruk.
Portable dapat digunakan untuk melacak inventaris.
Beberapa industri — seperti dealer mobil atau produsen mesin — mungkin perlu melakukan rekonsiliasi inventaris untuk menentukan kapan inventaris akan turun nilainya berdasarkan usia.
Item tiket besar ini akan terdepresiasi “on the lot”, yang berarti perusahaan tidak dapat lagi menjualnya dengan harga penuh.
Hal ini mengakibatkan kerugian luar biasa dari penurunan persediaan.