Proses pengadaan, dalam pengartian sederhana merupakan istilah yang digunakan oleh bisnis untuk menggambarkan proses pembelian, dan dapat merujuk pada pembelian persediaan atau layanan.
Banyak bisnis menggunakan alat otomatis seperti sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan Electronic Data Interchange (EDI) untuk membantu spesialis pengadaan atau pembeli dalam aktivitas pembelian.
Terlepas dari apakah sistem otomatis digunakan, tujuan dari proses pengadaan adalah untuk membeli produk atau layanan yang tepat saat dibutuhkan dengan harga yang paling menguntungkan.
Mengidentifikasi kebutuhan adalah langkah pertama dalam proses pengadaan.
Jika bisnis memiliki sistem otomatis, biasanya permintaan pembelian (PR) akan dikirim ke pembeli yang menunjukkan produk atau layanan apa yang dibutuhkan.
Untuk bisnis tanpa sistem otomatis, PR tulisan tangan sering digunakan, yang mengharuskan orang atau departemen yang membutuhkan produk atau layanan untuk mengirimkan formulir permintaan pembelian kepada pembeli untuk ditindaklanjuti.
Agen pembelian yang perlu memperoleh baja akan mengirimkan pemberitahuan permintaan penawaran (RFQ) ke beberapa pabrik baja.
Jika produk atau jasa sudah dibeli sebelumnya, pembeli akan memasukkan pesanan pembelian di sistem ERP atau menyerahkan pembayaran kepada pemasok berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah disepakati sebelumnya.
Jika produk atau layanan belum dibeli sebelumnya, pembeli harus melanjutkan dengan permintaan penawaran (RFQ).
RFQ melibatkan pemilihan pemasok, menentukan harga yang harus dibayar, dan menyetujui waktu tunggu dan jumlah pengiriman.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Manajer lini perakitan pabrik mobil akan mengeluarkan pesanan daftar permintaan pembelian (Purchase Requisition/PR) untuk baja ketika lebih banyak material yang dibutuhkan untuk membuat badan mobil.
Memilih pemasok biasanya melibatkan pengiriman RFQ ke beberapa pemasok dan membandingkan penawaran untuk menentukan pemasok mana yang paling dapat memenuhi kebutuhan bisnis.
Pembeli akan meminta jumlah dan tanggal pengiriman tertentu berdasarkan persyaratan yang diuraikan pada daftar permintaan pembelian.
Bergantung pada jenis produk atau layanan yang dibutuhkan, mungkin juga diperlukan kualifikasi teknis atau lisensi khusus.
Misalnya, jika produk yang diminta adalah perangkat medis, pemasok harus diberi lisensi oleh FDA untuk memproduksi produk tersebut dan prototipe harus dikirim dan disetujui oleh bisnis sebelum pesanan pembelian dapat diterbitkan.
Kutipan Pengadaan
Menentukan harga yang harus dibayar biasanya termasuk membandingkan penawaran kemudian menegosiasikan harga terbaik.
Pembeli harus memastikan bahwa semua penawaran merupakan cerminan akurat dari pekerjaan yang akan dilakukan atau layanan yang diberikan dan mencakup semua pajak dan biaya pengiriman yang berlaku.
Dengan cara ini, total biaya darat diketahui sebelum pesanan pembelian dilakukan.
Penting juga untuk memahami waktu tunggu dan kuantitas yang diharapkan untuk dikirimkan.
Berdasarkan tanggal kebutuhan sebenarnya, setiap kutipan yang diterima harus memenuhi tanggal yang disyaratkan.
Jika pemasok tidak dapat memenuhi tanggal yang dibutuhkan oleh bisnis, premi percepatan dapat dikenakan.
Memastikan pesanan sesuai dengan packing list dan tidak ada barang yang rusak merupakan langkah yang sering diabaikan dalam proses pengadaan.
Kuantitas yang diharapkan juga harus didukung oleh kutipan yang diterima.
Pembeli harus memastikan jumlah yang akan dikirimkan tidak kurang dari yang diminta karena kekurangan dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan.
Pembeli juga harus memastikan jumlah yang akan dikirim tidak lebih dari yang dibutuhkan karena kelebihannya dapat mengakibatkan tanggung jawab bisnis jika produk tersebut tidak pernah digunakan.
Pada akhirnya, pembeli bertanggung jawab untuk memastikan proses pengadaan dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sambil mempertahankan keuntungan.