Setiap proses pembelian menggunakan empat langkah dasar: penentuan kebutuhan, penawaran, pembelian, dan evaluasi.
Setiap langkah dapat memiliki beberapa komponen, beberapa di antaranya mungkin tidak berlaku untuk setiap pembelian.
Seringkali, langkah-langkah tersebut diselesaikan dengan santai dan dalam waktu yang sangat singkat.
Di tempat lain, setiap langkah diformalkan dan mungkin memakan waktu cukup lama.
Dalam tahap penentuan kebutuhan dalam proses pembelian, calon pembeli mengevaluasi kebutuhannya.
Ini termasuk mengidentifikasi apa yang ingin dia capai, berapa anggaran pengeluarannya dan fitur apa yang dibutuhkan dan diinginkan.
Langkah ini juga dapat mencakup riset produk untuk mengungkap kemungkinan dan opsi yang mungkin tidak disadari oleh pembeli tersedia.
Dalam fase penawaran dari proses pembelian, pembeli meneliti vendor yang tersedia dan meminta harga.
Penentuan kebutuhan terjadi apakah keputusannya sesederhana orang yang ingin membeli makan siang atau serumit seorang manajer TI yang mengevaluasi sistem manajemen akuntansi terintegrasi yang baru.
Pria yang mencari makan siang akan dengan cepat menentukan kebutuhannya.
Dia mungkin tahu bahwa dia membutuhkan makanan, ingin menghabiskan jumlah tertentu, hanya memiliki waktu 30 menit untuk makan siang dan sedang ingin makan salad.
Manajer TI mungkin perlu berunding dengan sejumlah pihak untuk menentukan kebutuhan dan batasan sebelum ia dapat melangkah ke tahap berikutnya.
Memastikan pesanan sesuai dengan packing list dan tidak ada barang yang rusak merupakan langkah yang sering diabaikan dalam proses pembelian.
Dalam fase penawaran dari proses pembelian, pembeli meneliti vendor yang tersedia dan meminta harga.
Ini mungkin sesederhana makan siang yang menggunakan anggarannya untuk menentukan bahwa dia perlu menggurui restoran cepat saji dan kemudian menelusuri daftar mental dari tempat semacam itu yang dekat dengan tempat usahanya.
Manajer TI mungkin akan meneliti perangkat lunak dan penyedia yang tersedia, mengeluarkan permintaan proposal dan kemudian mengevaluasi penawaran untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaannya.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Fase ketiga dari proses pembelian, dalam pengartian sederhana merupakan pembelian aktual.
Untuk pria yang membeli makan siang, ini sesederhana memesan makanannya, membayar di depan jendela, dan pergi.
Untuk manajer TI, ini mungkin termasuk menegosiasikan harga, mendapatkan persetujuan pembelian, menandatangani kontrak, menerima pengiriman produk dan membayar tagihan.
Proses pembelian biasanya diakhiri dengan tahap evaluasi.
Di sinilah pembeli menentukan apakah dia melakukan pembelian yang baik dan apakah dia akan mempertahankan produk atau melakukan bisnis dengan vendor lagi.
Untuk orang yang makan siang, ini berarti memakan makanannya dan memutuskan apakah itu enak.
Bagi manajer TI, ini berarti mengevaluasi keefektifan sistem dari waktu ke waktu.
Dalam beberapa kasus, fase proses ini mungkin memerlukan jaminan atau jaminan dan bahkan dapat menyebabkan pengembalian produk atau permintaan pengembalian uang.