Seiring pertumbuhan perusahaan atau organisasi, kebutuhan untuk menetapkan pedoman pengadaan menjadi lebih penting.
Pengadaan atau pembelian, dalam pengartian sederhana merupakan pengelolaan semua pengeluaran untuk layanan dan barang.
Sebagai aspek manajemen bisnis secara keseluruhan, itu adalah fungsi sentral yang berhubungan langsung dengan pengendalian biaya, mengurangi biaya, dan meningkatkan keuntungan.
Meskipun kebanyakan orang mengasosiasikan pengadaan dengan perusahaan besar dan kesepakatan jutaan dolar, pedoman pengadaan dapat membantu setiap perusahaan, besar dan kecil.
Bidang pengadaan sangat luas sehingga yang terbaik adalah membaginya menjadi proses bisnis yang berbeda.
Kategori utamanya adalah: manajemen vendor, barang dan jasa yang dikontrak, ketentuan pembayaran, ambang batas, dan pemisahan tugas.
Selain mengidentifikasi proses bisnis yang berbeda, ada tiga hal yang perlu diselesaikan untuk mengembangkan pedoman pengadaan: menetapkan struktur dan peran organisasi, menerapkan kontrol akuntansi, dan menentukan akuntabilitas dan tanggung jawab untuk proses pengadaan dalam organisasi.
Strong akan menawarkan rekonsiliasi yang mudah untuk item mana yang dipesan, dibayar, dan dikirim.
Metodologi standar yang digunakan untuk mengembangkan pedoman pengadaan adalah membuat folder file untuk pedoman tersebut.
Di dalam folder file ini, buat folder terpisah untuk setiap proses bisnis utama.
Saat pedoman dikembangkan, buat panduan proses untuk berbagai peran dan departemen yang terlibat dalam proses.
Sertakan bagian tentang pengawasan dan laporan manajemen, serta dokumen aliran untuk tinjauan manajemen senior.
Semua pedoman harus ditinjau dan didiskusikan dengan area yang terkena dampak, dan disajikan kepada manajemen senior untuk ditinjau.
Setelah diterima, pelatihan untuk semua pengguna diperlukan untuk menerapkan pedoman.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Hal pertama yang harus ditinjau adalah peran dan tanggung jawab berbagai pemain dalam proses pengadaan.
Identifikasi siapa, apa, di mana dan mengapa untuk setiap transaksi, dan tentukan titik awal atau aktivitas.
Misalnya, ketika suatu departemen memerlukan perlengkapan kantor, siapa yang bertanggung jawab atas proses ini? Bagaimana mereka memutuskan vendor mana yang akan dihubungi? Berapa jumlah maksimum yang dapat mereka belanjakan dan siapa yang menyetujui pembelian ini? Pertanyaan-pertanyaan ini semuanya penting untuk mengembangkan pedoman pengadaan.
Akuntansi menyediakan struktur standar untuk melacak dan mengelola pengeluaran.
Penggunaan permintaan pembelian, pesanan pembelian, kutipan, kontrak, dan alat pengadaan lainnya semuanya berdampak pada fungsi akuntansi.
Kontrol akuntansi tipikal berfokus pada pengurangan risiko penipuan, mendapatkan nilai terbaik untuk dolar, menerima harga dan persyaratan yang dinegosiasikan, dan otorisasi persetujuan.
Barang-barang ini dapat dikelola dalam sistem terkomputerisasi, tetapi pertama-tama harus ditentukan dalam pedoman proses bisnis.
Akuntabilitas dan tanggung jawab adalah pendorong utama dalam pengadaan.
Sebagian besar organisasi berfokus pada nilai dolar dari pesanan pembelian atau kontrak, tetapi mungkin mengabaikan total pengeluaran untuk komoditas tertentu.
Menentukan posisi yang tepat untuk bertanggung jawab dalam bernegosiasi dengan pemasok dan memproses pesanan pembelian merupakan langkah penting dalam pedoman pengadaan.