Microsoft Excel adalah alat canggih yang dapat digunakan untuk banyak tujuan. Untuk bisnis kecil dengan sedikit transaksi, pemilik bisnis yang cerdas dapat menggunakan Excel sebagai pengganti perangkat lunak akuntansi .
Excel memiliki semua alat yang diperlukan untuk membuat dan memelihara buku besar, tetapi Excel membutuhkan pemahaman yang kuat tentang akuntansi dasar dan perhatian terhadap detail. Untuk pemilik bisnis yang tidak memiliki sumber daya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi, Excel mungkin merupakan tempat yang baik untuk mulai menyimpan catatan akuntansi hingga perangkat lunak akuntansi dibeli. Berikut ini adalah pedoman yang akan membantu tata letak cara terbaik menggunakan Excel untuk tujuan akuntansi.
Apa Cara menggunakan Excel sebagai Buku Besar Akuntansi Umum?
Penting untuk diperhatikan bahwa setiap bisnis berbeda satu sama lain dan oleh karena itu, akan memiliki kebutuhan pelaporan yang berbeda. Langkah pertama dalam menyiapkan proses pembukuan adalah menentukan metrik akuntansi apa yang perlu dimasukkan berdasarkan jenis bisnis.
Pengaturan pencatatan sederhana pertama-tama harus menyertakan kolom untuk tanggal transaksi, deskripsi transaksi, dan nomor referensi, seperti nomor faktur atau cek. Kolom berikutnya akan mencantumkan setiap akun yang akan digunakan sepanjang tahun. Pemikiran yang cermat harus dilakukan dalam pemilihan akun, karena akan sulit untuk kembali dan membuat perubahan nanti. Dari kiri ke kanan, akun pertama yang terdaftar haruslah akun laporan laba rugi , dimulai dengan pendapatan dan diakhiri dengan pengeluaran. Berikutnya adalah akun aset, lalu akun liabilitas, dan terakhir akun ekuitas.
Buku besar umum menggunakan pembukuan entri ganda untuk melacak semua transaksi perusahaan, dan penting untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang konsep ini sebelum mulai menggunakan Excel sebagai buku besar umum. Pembukuan double entry mengandalkan memasukkan debit dan kredit untuk sebuah transaksi sehingga pada akhirnya pembukuannya seimbang.
Pembukuan Masuk Ganda di Excel
Jika ini adalah perusahaan baru, transaksi pertama kemungkinan besar adalah ekuitas yang diinvestasikan di perusahaan tersebut. Sebagai contoh, misalkan seorang pengusaha bernama Jane memutuskan untuk membuka bengkel mesin. Dia memiliki $ 750.000 dari tabungan untuk memulai bisnis dan membuka rekening giro bisnis di bank lokalnya dengan dana yang telah dia tabung.
Dengan menggunakan konsep pembukuan entri ganda, Jane tahu bahwa transaksi ini akan meningkatkan akun kas perusahaan (entri debit) dan akan diimbangi dengan peningkatan akun ekuitas pemilik (entri kredit). Dalam sistem Excel ini, semua entri debit harus dicatat sebagai nilai positif, sedangkan semua entri kredit harus dicatat dengan nilai negatif.
Dalam contoh ini, Jane harus memasukkan tanggal transaksi dan deskripsi seperti “Investasi Modal” di baris pertama spreadsheet. Dia kemudian akan memasukkan entri positif $ 750.000 ke kolom akun “Tunai” di spreadsheet, dan entri negatif $ 750.000 ke kolom akun “Ekuitas Pemilik” di spreadsheet. Untuk memverifikasi angka, Jane harus menggunakan rumus penjumlahan Excel untuk memastikan bahwa semua entri pada setiap baris berjumlah nol dolar.
Dari situ, Jane akan terus memasukkan antrean untuk setiap transaksi. Jika dia membeli peralatan dengan kas perusahaan, Jane akan memasukkan transaksi untuk menunjukkan debit, atau entri positif, ke kolom akun “Peralatan”, dan kredit, atau entri negatif, ke kolom akun “Tunai”. Jika dia menjual layanan permesinan kepada pelanggan, dia akan mencatat kredit ke akun “Pendapatan”, dan mendebit ke akun “Ekuitas”.
Terakhir, total untuk setiap kolom akun harus dijumlahkan di bagian bawah spreadsheet. Jumlah dari semua akun pendapatan dapat ditambahkan bersama untuk menghitung pendapatan bersih saat ini. Kolom lain yang akan dihitung dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan, seperti total aset, total kewajiban , dan total ekuitas.
Garis bawah
Menjalankan bisnis membutuhkan akuntansi yang sangat banyak, yang paling baik dilayani dengan menggunakan perangkat lunak khusus akuntansi. Jika ini bukan pilihan bagi pemilik bisnis, maka menggunakan Microsoft Excel adalah alternatif yang baik. Pencatatan catatan akuntansi individu untuk perusahaan harus memiliki pemahaman tentang istilah dan teknik akuntansi dan memahami alat yang berbeda dalam Excel untuk menghasilkan entri akuntansi yang akurat. Setelah bisnis berkembang, disarankan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi yang tepat.
Related Posts
- Tingkatkan investasi Anda dengan Excel
- Pentingnya Excel dalam bisnis
- Jurnal umum
- Formulir 4562: Penyusutan dan Amortisasi
- Membuat simulasi Monte Carlo menggunakan Excel
- Buku Kas
- 8 Langkah Penting dalam Siklus Akuntansi
- Jadwalkan Pembayaran Pinjaman Dengan Rumus Excel
- Bagaimana cara menampilkan analisis keuangan menggunakan Excel?
- Entri buta