Apa Pembelian-untuk membayar?
Pembelian untuk membayar adalah sistem terintegrasi yang sepenuhnya mengotomatiskan proses pembelian barang dan jasa untuk bisnis. Sistem mendapatkan namanya karena menangani semua aspek akuisisi mulai dari pembelian barang hingga pembayaran vendor. Manfaat utama dari pembelian untuk membayar adalah efisiensi, penghematan biaya, dan peningkatan visibilitas keuangan dan pengadaan .
Memahami Beli-untuk-Bayar
Sistem beli-untuk-bayar dimulai dengan permintaan, dilanjutkan ke pengadaan, dan diakhiri dengan pembayaran. Daftar permintaan adalah proses secara resmi meminta layanan, barang, atau produk dengan formulir permintaan pembelian. Pengadaan terjadi saat barang atau jasa diterima. Sistem berakhir saat pembayaran dilakukan.
Poin Penting
- Pembelian untuk membayar adalah sistem pembelian lengkap untuk bisnis mulai dari pembelian barang hingga pembayaran vendor.
- Purchase-to-pay juga disebut P2P, procure-to-pay, eProcurement, atau req-to-check.
- Proses beli-untuk-bayar dilakukan secara otomatis, menghemat biaya, dan mengurangi risiko.
- Pembelian untuk membayar tidak dirancang untuk mempercepat pembayaran vendor karena ini bukan untuk kepentingan perusahaan yang ingin menyimpan uang tunai mereka selama mungkin.
- Sistem beli-untuk-bayar dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan kendali keuangan.
Pembelian untuk membayar berupaya mengoptimalkan proses pembelian, sehingga menguntungkan organisasi melalui kontrol dan efisiensi keuangan yang lebih baik. Sistem yang efisien dan terintegrasi ini menghemat biaya dan mengurangi risiko. Sistem beli-untuk-bayar biasanya mencakup lima langkah dan persyaratan penyelesaian:
- Katalog : Katalog dari pemasok pilihan adalah persyaratan pertama dalam sistem pembelian-untuk-bayar.
- Permintaan pembelian : Setelah produk dipilih dari katalog, pembeli mengirimkan daftar permintaan pembelian ke manajer yang sesuai.
- Alur kerja pesanan pembelian : Pesanan pembelian dibuat setelah daftar permintaan pembelian disetujui oleh manajer.
- Faktur : Ini adalah komponen penting dari sistem pembelian-untuk-bayar karena pemrosesan faktur secara manual adalah proses yang sangat melelahkan dan memakan waktu. Pemrosesan faktur otomatis menghemat waktu dan uang serta menyertakan fitur rekonsiliasi yang mencocokkan pesanan pembelian dengan faktur.
- Pembayaran : Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, sebuah file dibuat dalam sistem hutang perusahaan. Faktur yang disetujui menghasilkan pembayaran ke pemasok pada akhir periode di mana pemasok telah memberikan kredit.