Cara Membuat Template Email di Gmail dan Outlook:
Beberapa bulan terakhir saya dengan Microsoft Outlook dan Lotus Notes cukup menarik. Saya tidak pernah menjadi penggemar klien email desktop, tetapi ketika saya mulai menggunakan aplikasi ini, saya tidak pernah bisa kembali.
Salah satu fitur paling membantu yang disediakan klien ini merupakan kemampuan untuk membuat template email, juga dikenal sebagai alat tulis, yang dapat mengirim email harian di mana sebagian besar badan email terlalu cepat. Baik itu laporan harian atau hanya email ucapan terima kasih, template siap pakai dapat menghemat banyak waktu.
Kirim email dengan cepat. Shutterstock
Saya telah melihat orang mencari email melalui folder Terkirim mereka dan kemudian meneruskannya setelah melakukan pengeditan.
Secara praktis, ini bekerja lebih baik daripada menyusun ulang seluruh email dari memori, tetapi mengubah baris subjek dan mengedit alamat dapat memakan waktu lama. Juga, kemungkinan kesalahan meningkat ketika pekerjaan manual terlibat.
Jadi untuk membuatnya lebih baik, saya sarankan menggunakan ekstensi untuk Chrome yang disebut template Email Gorgias yang dapat membantu Anda membuat dan menggunakan template email di Gmail, Yahoo, Outlook, dan klien email populer lainnya.
Memulai dengan Gorgias
Setelah Anda menginstal ekstensi, klik ikon di bilah ekstensi untuk membuka halaman konfigurasi.
Gorgias hadir dengan 4 templat default untuk memberi Anda ide dasar tentang apa yang dapat Anda lakukan dengan ekstensi tersebut.
Untuk membuat template baru, klik tombol New Template dan mulailah dengan memberi nama. Setelah itu, Anda dapat mulai mengetik isi email di kolom Konten Template .
Jika Anda ingin menambahkan bidang subjek juga di templat, klik bidang konfigurasikan dan centang opsi Subjek .
Fitur Template Email Gorgias
Kekuatan sebenarnya dari ekstensi terletak pada kemampuan untuk menggunakan variabel saat mengisi template.
Misalkan Anda perlu mengisi otomatis nama orang tersebut. Dalam hal ini, klik tombol Insert Variable dan pilih opsi To: First Name .
Saat Anda memasukkan template, ekstensi akan mengisi nama variabel ini secara otomatis dari detail kontak email dan mempermudah pembuatan email serupa untuk berbagai kontak. Fitur menarik lainnya adalah Text Shortcut dan menggunakan opsi khusus ini Anda dapat memicu penyelesaian template dengan menggunakan tombol tab.
Setelah Anda membuat beberapa templat, saatnya memasukkan satu ke dalam email. Buka Jendela Tulis Gmail dan Anda akan melihat tombol Gorgias di sisi kanan.
Ekstensi akan mencantumkan semua templat yang telah Anda simpan dan satu klik akan memasukkannya ke badan email. Anda juga dapat menggunakan pintasan teks dan menekan tombol tab untuk mempermudah.
Kiat Keren: Teruskan email terkirim dan klik kanan pada jendela tulis untuk membuat template dari email yang ada. Bukankah ini keren?
Versi gratis dari ekstensi membatasi template ke satu perangkat dan tidak ada opsi untuk menyinkronkan template menggunakan akun online.
Jadi, jika Anda memiliki dua atau lebih perangkat yang Anda gunakan, Anda harus membuat template satu per satu di setiap sistem kecuali Anda membeli aplikasi berbayar. Selain itu, Anda menghadapi risiko kehilangan data jika Anda menghapus instalan Chrome atau ekstensi, atau menginstal ulang Windows.
Tapi dengan $4,99 per bulan, Anda bisa mendapatkan fitur sinkronisasi dengan berbagi template tim.
Kesimpulan
Gorgias adalah aplikasi luar biasa jika Anda mengerjakan email serupa setiap hari. Saya sudah memberikannya bintang 5 di Chrome Webstore.
Saya juga telah menghubungi pengembang untuk menambahkan beberapa variabel tambahan di template seperti waktu dan tanggal. Cobalah hari ini dan bagikan pandangan Anda dengan kami.