Cara Mengirim Email Berdasarkan Respons di Google Forms:
Google Formulir memungkinkan Anda mengumpulkan jawaban dan opini dari responden dengan berbagai cara, baik itu kuis sederhana atau kuesioner panjang. Meskipun memiliki beberapa fitur bawaan yang berguna, Formulir Google belum memungkinkan Anda mengirim pemberitahuan email ke diri sendiri atau responden secara bawaan.
Yang terakhir muncul jika Anda ingin berterima kasih kepada pengguna atas tanggapan dan waktu mereka. Di sisi lain, jika formulir Anda melayani khalayak luas dan melibatkan beberapa departemen, memilah-milah semua jawaban formulir akan memakan waktu.
Untungnya, ada beberapa solusi yang dapat digunakan untuk mengirim email ke pemilik atau individu. Sekarang, ada dua cara untuk maju dengan ini.
Anda dapat mengirim email berdasarkan respons apa pun di formulir Anda. Atau, Anda dapat mengirimkannya tergantung pada jawaban yang telah dipilih pengguna.
Dan seperti disebutkan sebelumnya, kedua metode membutuhkan bantuan add-on eksternal. Karena Anda akan mengirim email dari akun Anda, Anda harus memberikan izin yang relevan untuk add-on atau fungsi tersebut.
Sekarang setelah kita menyelesaikannya, mari kita mulai, oke?
Cara Mengirim Email Generik Menggunakan Google Forms
Mengirim email umum baik ke pengguna atau ke pemilik untungnya bukanlah ilmu roket. Add-on Notifikasi Formulir yang diberi nama tepat memungkinkan Anda mengirim email terima kasih sederhana kepada pengguna.
Dapatkan Notifikasi Formulir
Langkah 1: Setelah Anda membuat formulir, klik menu tiga titik di sebelah kanan dan pilih Pengaya dari daftar. Ini akan membawa Anda ke Google Marketplace.
Langkah 2: Sekarang, cari Notifikasi Formulir dan klik untuk menginstalnya. Selanjutnya, buat formulir.
Jika Anda ingin mengirim email ke responden secara langsung, centang kotak Kumpulkan email di bawah Pengaturan.
Atau yang lain, Anda dapat mengatur pertanyaan formulir yang meminta email dari pengguna dan menandainya sebagai Diperlukan seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Langkah 3: Setelah selesai, klik ikon Add-on kecil dan pilih Notifikasi Formulir. Anda akan melihat prompt di sudut kanan bawah.
Alihkan tombol untuk email Terima kasih.
Seperti disebutkan sebelumnya, Anda bisa menggunakan bidang Otomatis atau bidang Formulir.
Pilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Pada saat yang sama, Anda juga dapat menambahkan Bcc untuk email dengan mengisi kolom ‘Kirim salinan ke’.
Langkah 4: Selanjutnya, tambahkan Subjek dan Isi email, dan hanya itu! Simpan pengaturan dan klik ikon Pratinjau di bagian atas untuk melihat apakah konfigurasi saat ini berfungsi untuk Anda.
Ini merupakan add-on sederhana dan mengonfigurasinya sederhana dan mudah.
Dan tag Diterbitkan oleh Google Cloud juga membuatnya dapat diandalkan. Selain yang di atas, Anda juga dapat mengirim email ke diri Anda sendiri (atau ke pembuat) ketika formulir mencapai jumlah tanggapan yang tetap.
Untuk melakukannya, alihkan tombol untuk ‘Beri tahu tanggapan formulir’. Email pembuat akan diisi secara otomatis di bidang penerima.
Ini bukan kode keras dan Anda juga dapat memasukkan alamat email lain.
Setelah selesai, tambahkan ambang notifikasi dan tekan tombol Simpan.
Mulai sekarang, formulir Anda akan mengeluarkan email setelah melewati ambang respons.
Cara Mengirim Tanggapan Berdasarkan Tanggapan
Mari kita letakkan di sana. Jika Anda ingin mengirim tanggapan berdasarkan jawaban di formulir Anda, tidak semudah proses di atas.
Di sini, Anda harus mengutak-atik App Script dari Spreadsheet yang terhubung. Untungnya, jika Anda memiliki bentuk yang sederhana, itu seharusnya bisa dilakukan dengan mudah.
Dalam kasus kami, kami memiliki formulir sederhana di mana kami menanyakan lokasi liburan pilihan responden.
Dan bergantung pada jawaban yang mereka berikan di formulir, email akan dipicu ke alamat email yang ditetapkan.
Secara alami, kode dapat di-tweak sesuai kebutuhan formulir Anda. Langkah 1: Setelah formulir Anda dibuat, klik tab Responses dan ketuk ikon Spreadsheet kecil di sebelah kanan.
Ini akan menghubungkan formulir Anda ke spreadsheet.
Langkah 2: Buka spreadsheet dan klik Tools > Script Editor.
Pada editor Script, rekatkan baris kode berikut,
fungsi checkLocation(e) { var subject=””; var nilai = e.namedValues; var prefLokasi=””; for (Masukkan nilai) { var label = Kunci; var data = nilai[Kunci]; prefLocation=data; Logger.log(data); } }
Di sini e adalah peristiwa yang akan dipicu saat formulir dikirimkan, sedangkan objek e.namedValues akan membawa data formulir kepada Anda dalam bentuk array. Setelah data tersebut diambil, pernyataan For akan menggilir array untuk memberikan Anda data.
Pada akhirnya, data formulir untuk respons tertentu akan ditugaskan ke variabel prefLocation . Langkah 3: Sementara itu, klik ikon jam kecil di panel kiri untuk mengakses Pemicu, dan pilih Tambah Pemicu.
Di sini, pilih From Spreadsheet sebagai Event Source dan On Form Submit sebagai Event Type.
Hal di atas akan memastikan bahwa fungsi yang telah kami tulis di atas hanya akan dipicu saat formulir dikirimkan.
Dan saat pengiriman, itu hanya akan menarik data dari spreadsheet yang terhubung. Langkah 4: Sekarang, kembali ke Editor Skrip untuk mengubah kode sesuai kebutuhan Anda.
Dalam kasus kami, kami ingin email dialihkan ke ID email tertentu saat responden menjawab Hills, dan seterusnya. Jadi, kami telah menambahkan kondisi If dan Else-If sederhana ke kode,
fungsi checkLocation(e) { var subject=””; var nilai = e.namedValues; var prefLokasi=””; for (Masukkan nilai) { var label = Kunci; var data = nilai[Kunci]; prefLocation=data; Logger.log(data); if (prefLocation==”Bukit”){ subject=”Anda memiliki email untuk Lokasi Bukit”; GmailApp.sendEmail(‘[email protected]’, subject, prefLocation); }else if (prefLocation==”Pantai”){ subject=”Anda memiliki email untuk Lokasi Pantai”; GmailApp.sendEmail(‘[email protected]’, subject, prefLocation); } else if(prefLocation==”Kota”) { subject=”Anda memiliki email untuk Lokasi Kota”; GmailApp.sendEmail(‘[email protected]’, subject, prefLocation); } } }
Biasanya, Anda harus memberikan izin agar fungsi GmailApp.sendEmai l berfungsi.
Ini adalah proses satu kali. Langkah 5: Sekarang semuanya sudah ada, simpan kode Anda dengan mengklik ikon Simpan seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Sekarang, jalankan kodenya. Sayangnya, jika tidak ada acara, Anda tidak dapat menjalankan kode langsung dari Editor Skrip.
Untuk menjalankan kode Anda, kirimkan formulir Anda. Jika semuanya ada di tempat yang tepat, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan email.
Setelah selesai, Anda dapat men-tweak kode sesuai kebutuhan Anda dan menambahkan kondisi If-Else individual. Pada saat yang sama, Anda juga dapat membuat draf isi email sesuai data.
Cara Memeriksa Kesalahan
Untuk menjalankan kode tanpa kesalahan pada langkah pertama jarang terjadi, dan sejujurnya, ada banyak hal yang bisa salah. Untuk memeriksa kesalahan, buka tab Eksekusi, dan Anda akan melihat semua contoh fungsi telah dipanggil.
Klik untuk melihat kesalahan. Di sini, Anda juga dapat melihat bagaimana fungsi tersebut dipanggil.
Tag Pemicu diterjemahkan menjadi pengiriman formulir, sedangkan tag Editor berarti bahwa fungsi tersebut dijalankan melalui Editor. Pada saat yang sama, jika Anda ingin memeriksa ulang nilai fungsi, cukup tambahkan Logger.log(variable) untuk mencatat data.
Misalnya, kami telah memanggil Logger.log(prefLocation) di dalam kondisi If-Else individual, dan log kami terlihat seperti di atas.
Untuk Kode atau Tidak Kode
Metode kedua mungkin terlihat sedikit rumit. Tapi begitu Anda memahami bagaimana masing-masing fungsi dipanggil, kemungkinan besar akan menjadi sedikit lebih mudah.
Tetapi pada akhirnya, jika Anda tidak ingin mengotori tangan Anda, Anda dapat melihat add-on Formulir Notifikasi Email. Yang ini dirancang untuk mengirim email berdasarkan tanggapan bersyarat.
Namun, fitur Pemformatan Bersyarat tidak gratis dan biayanya sekitar $4 per bulan untuk satu lisensi pengguna. Jadi, jika Anda perlu mengirimkan tanggapan untuk formulir Anda sesekali, Anda dapat menempelkan kode di atas pada editor Skrip Aplikasi.