Berkat kemajuan teknologi kantor, ada banyak jenis sistem pengarsipan bisnis yang dapat dipilih saat mencoba menjaga agar file penting tetap teratur dan aman.
Pengarsipan, dalam pengartian sederhana merupakan salah satu cara paling umum bisnis menyimpan catatan, melacak formulir penting, mengakses informasi dengan cepat, dan melindungi data yang harus sering tersedia selama bertahun-tahun.
Jenis sistem pengarsipan bisnis yang dipilih terutama bergantung pada format file yang akan digunakan, cara mengaksesnya, dan kemampuan penyimpanan bisnis tersebut.
Sistem pengarsipan bisnis yang paling sering dipikirkan adalah perabot kantor yang berdiri sendiri seperti lemari arsip dan laci.
Ini umumnya terbuat dari logam atau kayu, dan berisi laci geser besar yang cukup besar untuk menampung ratusan folder dan file kertas.
Dari bisnis kecil hingga kantor perusahaan besar, sistem pengarsipan bisnis fisik ditemukan dalam segala bentuk dan ukuran untuk mengakomodasi semua jenis file hard-copy yang perlu disimpan dengan aman.
Hard drive eksternal.
Jenis sistem pengarsipan bisnis lain yang umum digunakan adalah sistem penyimpanan file elektronik.
Sistem operasi komputer memiliki kemampuan pengarsipan elektronik yang dibangun ke dalam perangkat lunak untuk menjadikannya cara yang nyaman untuk melindungi file dengan berbagai ukuran dan jenis.
File dapat mencakup dokumen teks, grafik dan gambar, perangkat lunak, atau file berbasis web.
Setiap kali file baru dibuat atau dibagikan, data dapat disimpan dengan aman di folder file virtual yang dapat disimpan di hard drive komputer individu, dibawa berkeliling di hard drive eksternal, atau disimpan di drive virtual yang diakses Internet.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Salinan keras dokumen bisnis harus diatur kemudian disimpan dalam lemari arsip.
Sistem pengarsipan bisnis lain yang sering menjadi bagian dari bidang pengarsipan elektronik adalah sistem manajemen pelanggan dan vendor.
Perusahaan yang memiliki pelanggan dan vendor dalam jumlah besar untuk melacak pengelolaannya adalah dengan menyimpan informasi pelanggan dan vendor dalam hard copy atau format elektronik dalam pengaturan manajemen sumber daya pelanggan (CRM) atau manajemen vendor (VM) khusus.
Ini memungkinkan berbagai macam file disimpan oleh klien atau vendor, untuk akses cepat sesuai permintaan.
adalah perabot penting di lingkungan kantor mana pun.
Dengan teknologi yang meningkatkan proses banyak bisnis, jenis sistem pengarsipan bisnis lainnya mencakup teknologi seluler seperti ponsel pintar dan komputer genggam.
Eksekutif bisnis saat bepergian dapat membuat, mengunggah, dan berbagi file data berukuran besar dengan menggunakan perangkat ini.
Informasi kemudian dapat ditransfer secara elektronik melalui email atau dengan menghubungkan melalui Internet atau kabel langsung ke komputer rumah atau kantor.
Ini membuatnya jauh lebih nyaman untuk menyimpan dan mengakses file secara virtual dari mana saja di dunia.