Administrasi kepegawaian atau yang lebih dikenal dengan manajemen sumber daya manusia (SDM), dalam pengartian sederhana merupakan koordinasi dan pengaturan pegawai dalam suatu perusahaan.
Ini melibatkan pengorganisasian, perekrutan, mempekerjakan, melatih, dan menilai pekerja.
Resolusi konflik dan kepatuhan hukum juga merupakan aspek penting.
Dengan tim SDM yang baik melakukan pekerjaannya dengan baik, sebuah perusahaan pada akhirnya akan menjadi lebih efisien dan kompetitif, menghasilkan pendapatan tambahan.
Organisasi
menyusun protokol untuk menangani masalah seperti rumor kantor.
Di sebagian besar bisnis, tenaga kerja yang terorganisir dengan baik menghasilkan efisiensi, produktivitas, dan pendapatan yang lebih besar.
Oleh karena itu, tujuan pertama administrasi personalia adalah mengatur semua karyawan sedemikian rupa sehingga memungkinkan mereka untuk bekerja sama dan menyelesaikan tugas dengan cara terbaik.
Contoh masalah di bidang ini termasuk berapa banyak departemen yang diperlukan, berapa banyak individu yang harus ada di setiap departemen, berapa rasio manajer terhadap karyawan, dan rantai komando alternatif apa yang harus digunakan ketika manajer tidak dapat dihubungi.
Organisasi juga berurusan dengan cara menugaskan individu untuk proyek tertentu, serta menjaga karyawan tetap sehat dan aman di lingkungan kerja.
Perekrutan dan Perekrutan
Seorang administrator personalia akan terlibat dalam perekrutan, wawancara, dan perekrutan karyawan.
Begitu orang-orang di tim administrasi personalia perusahaan tahu bagaimana mengatur pekerja dan proyek mereka, mereka mulai merekrut dan mempekerjakan karyawan secara aktif.
Mereka memposting pemberitahuan tentang posisi yang tersedia, mengatur atau mengambil bagian dalam acara seperti bursa kerja, dan melakukan wawancara awal untuk menemukan kandidat yang paling berkualitas dan berpengalaman.
Mereka kemudian menyampaikan informasi tentang kandidat terakhir kepada manajer departemen, yang sering melakukan wawancara terakhir dan menelepon siapa yang akan dipekerjakan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Pelatihan
Karyawan yang baru mengenal perusahaan tidak selalu mengetahui kebijakan dan prosedur bisnis, meskipun mereka memiliki pengalaman dan keahlian yang luar biasa.
Pelatihan hampir selalu diperlukan untuk memperbaiki hal ini.
Anggota departemen SDM dapat mengembangkan acara pelatihan dan dokumentasi yang diperlukan agar karyawan bekerja secara efisien.
Mereka juga menyusun dan mengawasi pelatihan tambahan, seperti yang diperlukan untuk maju ke posisi yang berbeda di perusahaan.
Dalam beberapa kasus, mereka bermitra dengan berbagai institusi pendidikan untuk mengembangkan program yang memungkinkan karyawan mendapatkan sertifikasi atau gelar yang terkait dengan industri.
Penilaian
Sebagian besar perusahaan ingin mengetahui bahwa karyawan mereka bekerja pada tingkat tertentu.
Mereka juga ingin mengetahui bahwa para pekerja mengikuti kebijakan dan prosedur dengan baik.
Oleh karena itu, salah satu tugas tim administrasi personalia adalah mengembangkan teknik dan alat yang dapat digunakan manajer untuk tujuan penilaian.
Contoh umum adalah formulir standar untuk tinjauan kinerja karyawan.
Pekerja SDM menggunakan data yang dikumpulkan melalui item ini untuk menganalisis aktivitas di dalam perusahaan dan membuat keputusan seperti apakah akan menaikkan gaji.
Resolusi konflik
Keuntungan menggunakan orang daripada mesin adalah bahwa individu dapat menjadi inovatif dan menampilkan proses pemikiran logis berdasarkan pengalaman, tetapi orang tidak selalu akur saat mereka berusaha keras untuk melakukan ini.
Departemen SDM bertanggung jawab untuk menyelesaikan konflik yang mungkin timbul di perusahaan, terutama konflik antar level manajemen yang berbeda.
Mereka juga bekerja untuk menyelesaikan konflik yang tidak bersifat interpersonal, seperti karyawan baru yang merasa asing dengan lingkungan kerjanya.
Menyimpan catatan terperinci terkait aktivitas ini adalah suatu keharusan, karena beberapa konflik pada akhirnya mengarah pada tindakan disipliner atau pemutusan hubungan kerja yang, jika tidak dilaksanakan dengan benar, dapat mengarah pada tuntutan hukum.
Pekerja manajemen personalia umumnya memiliki waktu yang lebih mudah untuk menyelesaikan konflik ketika mereka memiliki kerangka kebijakan dan prosedur yang jelas untuk digunakan kembali.
Kebijakan dan prosedur membiarkan karyawan departemen personalia tetap objektif saat mereka mencoba mencari solusi yang layak.
Mereka juga memastikan bahwa setiap solusi yang diajukan sejalan dengan tujuan perusahaan.
Tim SDM bekerja sama dengan anggota manajemen untuk menyusun dokumentasi kebijakan dan prosedur untuk alasan ini.
Kepatuhan Hukum
Anggota tim SDM melihat kebijakan dan peraturan tidak hanya untuk perusahaan mereka, tetapi juga untuk yurisdiksi mereka.
Mereka memastikan bahwa karyawan mengisi formulir pajak yang benar, misalnya, dan dokumen lain yang diperlukan pemerintah.
Tugas ini menantang karena undang-undang baru disahkan secara teratur, mengharuskan pekerja administrasi kepegawaian untuk menyesuaikan aktivitas dan dokumentasi dalam bisnis.
Hal ini penting karena kegagalan untuk mematuhi satu peraturan pun dapat membahayakan reputasi dan operasi perusahaan.