“Utang dagang” (AP), dalam pengartian sederhana merupakan istilah yang mengacu pada uang yang harus dibayarkan seseorang atau bisnis kepada krediturnya dalam jangka waktu tertentu.
Ini adalah faktur, tagihan, atau pernyataan yang belum dibayar untuk barang atau layanan yang diberikan oleh kontraktor, vendor, atau pemasok luar.
Utang ini seringkali harus dibayar — sebagian atau seluruhnya — setiap bulan.
Ketika seseorang membayar listrik bulanannya, telepon, televisi kabel dan tagihan penyedia layanan Internet, misalnya, dia melunasi kewajiban utangnya.
Istilah “hutang” juga merupakan istilah yang digunakan untuk merujuk ke unit dalam departemen akuntansi organisasi yang mengelola pembayaran ini.
Proses Akuntansi
Sebuah divisi hutang usaha perusahaan cenderung ke keuangan organisasi.
Unit hutang dalam suatu organisasi sering mengawasi berbagai tugas.
Ini mungkin termasuk mengotorisasi pesanan pembelian, mengumpulkan kuitansi kartu kredit, mengatur penarikan akun, menyimpan buku besar dan mengaudit laporan pengeluaran.
Transaksi akuntansi lain yang mungkin dikelola oleh departemen akuntansi organisasi termasuk piutang (AR), yang berfokus pada penagihan pelanggan, dan penggajian organisasi, yang berfokus pada pembayaran karyawan.
Ketentuan Transaksi
Setiap transaksi bisnis memiliki syarat dan ketentuan tertentu, termasuk yang menyangkut pembayaran untuk suatu barang atau jasa.
Beberapa transaksi memerlukan pembayaran pada saat diterima, yang berarti bahwa kompensasi harus segera dibayarkan setelah barang dikirim atau layanan diberikan.
Orang lain mungkin memiliki kerangka waktu 10 hari, 30 hari, 90 hari atau lainnya selama pembayaran diharapkan.
Penggunaan jalur kredit, yang memungkinkan pelanggan untuk melakukan pembayaran rutin terhadap saldo terutang sambil terus menerima barang atau jasa, juga merupakan praktik standar.
Administrator hutang dagang harus melacak semua syarat dan ketentuan dan mengikutinya sesuai dengan itu.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Bawaan
Jika suatu organisasi tidak memenuhi kewajiban hutang dagangnya, itu dianggap default.
Hal ini dapat merusak peringkat kredit organisasi dan pada akhirnya dapat menyebabkan kebangkrutan.
Hal yang sama berlaku untuk orang yang tidak membayar tagihannya.
Ketika sebuah organisasi atau orang mengalami wanprestasi, pihak yang berhutang biasanya akan mengakhiri pengiriman semua barang dan jasa dan dapat menempuh jalur hukum untuk menerima pembayaran atau pengembalian barang yang telah dikirimkan.
Tugas Administrator dan Karyawan
Pekerjaan administrator hutang dalam suatu organisasi adalah tanggung jawab yang serius.
Membayar tagihan tepat waktu dan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang disyaratkan dapat memengaruhi peringkat kredit organisasi dan hubungan bisnis.
Seseorang yang bekerja di bagian hutang harus terorganisir dan memperhatikan detail.
Seringkali diperlukan untuk menjawab pertanyaan dari vendor atau rekan kerja di bagian lain organisasi, jadi keterampilan komunikasi yang baik sangat membantu.
Banyak orang yang tidak bekerja di bidang akuntansi menganggap prosedur dan persyaratannya rumit dan membingungkan, sehingga kemampuan menjelaskannya dengan jelas dan sabar bisa sangat berguna.