Salah satu dasar menjalankan bisnis, dalam pengartian sederhana merupakan memiliki sarana untuk menyimpan uang yang terhutang oleh klien serta memelihara catatan akurat uang yang diterima dari klien yang akan diterapkan pada jumlah hutang mereka saat ini.
Uang yang terhutang dikenal sebagai piutang.
Sebagian besar perusahaan memiliki departemen yang didedikasikan untuk bidang ini, dan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirim tagihan, menerima dan memproses pembayaran, dan melacak uang yang ada dan yang masih jatuh tempo.
Tujuan dasar akuntansi adalah untuk memastikan bahwa setiap entitas yang berfungsi memiliki gambaran singkat tentang apa yang terjadi secara finansial pada waktu tertentu.
Bagian piutang berkontribusi pada keakuratan sebagian dengan menagih pelanggan untuk layanan atau barang yang diberikan.
Biasanya, departemen inilah yang mengikuti informasi penagihan dan kebutuhan penagihan yang disesuaikan dari klien.
Banyak perusahaan memiliki departemen piutang untuk mengirim tagihan dan memproses pembayaran.
Pelanggan besar, misalnya, dapat menerima persentase diskon untuk barang atau jasa bulanan yang dibelinya, berdasarkan volume bisnis yang dilakukan dengan perusahaan.
Staf piutang akan mempertahankan informasi diskon tersebut sebagai bagian dari profil penagihan pelanggan, memastikan bahwa semua tagihan kepada klien mencerminkan diskon yang tepat.
Seringkali, departemen ini memiliki banyak masukan tentang tampilan faktur, informasi apa yang disertakan, dan bagaimana informasi tersebut diatur.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Seiring dengan membuat dan mendistribusikan faktur kepada pelanggan, departemen ini sering kali bertanggung jawab untuk menerima pembayaran atas faktur tersebut dan memastikan uang diterapkan dengan benar.
Sementara beberapa departemen cenderung memposting pembayaran ke pelanggan dan menerapkannya ke faktur terlama yang belum dibayar, lebih umum pembayaran diterapkan ke faktur tertentu, bahkan jika itu bukan faktur terlama yang belum dibayar untuk klien tersebut.
Hal ini memungkinkan anggota staf untuk mengidentifikasi penuaan pada faktur lama dan bekerja dengan klien untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin mencegah pembayaran faktur yang lebih lama dari syarat pembayaran standar.
Piutang usaha juga bekerja erat dengan cabang hutang dagang dari proses akuntansi.
Sama seperti klien diharapkan untuk membayar barang dan jasa yang diberikan, demikian juga perusahaan diharapkan untuk membayar tagihan kepada vendor mereka secara tepat waktu.
Informasi tentang jumlah pendapatan yang dapat digunakan harus tersedia sebelum pembayaran dilakukan.
Dengan data yang tersedia, departemen hutang dapat menjadwalkan dan melakukan pembayaran atas nama perusahaan.