Inventaris negatif biasanya merupakan hasil dari perbedaan antara inventaris aktual dan inventaris virtual sebagaimana dipantau dan dihitung oleh sistem komputer.
Ini biasanya terjadi ketika terjadi kesalahan atau sistem tidak diperbarui dengan benar, dan menunjukkan bahwa produk telah dijual atau dialihkan yang seharusnya tidak dilakukan.
Masalah dengan inventaris juga dapat muncul saat produk hilang, kemudian inventaris disesuaikan untuk menghilangkan produk yang hilang, dan kemudian ditemukan tanpa menyesuaikan kembali inventaris.
Istilah ini mungkin pada awalnya tampak seperti kontradiksi, karena menyiratkan bahwa bisnis dapat memiliki produk kurang dari nol, tetapi ini merupakan konsekuensi wajar dari manajemen inventaris.
Ini pada dasarnya menunjukkan bahwa bisnis telah menjual produk yang sebenarnya tidak ada, atau telah menjual produk yang bukan merupakan bagian dari catatan inventaris.
Hal ini dapat terjadi karena miskomunikasi antar sistem.
Jika perusahaan manufaktur telah menjual barang sebelum dibuat, maka mungkin saja sistem persediaan menunjukkan persediaan negatif sampai produk dibuat dan hitungannya diperbaiki.
Negatif biasanya menunjukkan kesalahan dalam pelacakan inventaris.
Inventaris negatif juga dapat terjadi akibat penghitungan inventaris yang tidak tepat atau pengurangan produk dari lokasi yang salah di bisnis.
Jika hitungan di tangan di komputer menunjukkan bahwa toko harus memiliki 12 barang tertentu, tetapi seorang karyawan tidak dapat benar-benar menemukan 12 barang tersebut, maka barang tersebut mungkin dikurangkan dari inventaris toko.
Hal ini biasanya diasumsikan disebabkan oleh beberapa bentuk penyusutan, dan mungkin terkait dengan praktik penerimaan yang buruk atau pencurian.
Jika semua 12 item ditemukan dan diletakkan di rak untuk dijual, tanpa inventaris toko disesuaikan, maka penjualannya dapat membuat inventaris negatif untuk toko tersebut.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Negatif dapat terjadi akibat penghitungan inventaris yang tidak benar atau pengurangan produk dari lokasi yang salah di bisnis.
Sementara inventaris negatif tidak selalu menjadi bencana bagi perusahaan, hal itu dapat menyebabkan pencatatan yang buruk dan mempersulit pengendalian inventaris.
Toko dalam contoh di atas telah kehilangan keuntungan, karena tidak memiliki barang di rak, dan mungkin berakhir dengan produk yang terlalu banyak karena barang baru dikirim ke toko dan barang yang hilang ditemukan.
Situasi juga dapat terjadi jika perusahaan melacak barang yang sama dengan tidak benar di beberapa lokasi.
Jika ada 50 item di lokasi A dan 100 item di lokasi B, misalnya, maka 100 penjualan di lokasi B yang salah didokumentasikan berasal dari lokasi A akan menciptakan persediaan negatif di lokasi A.