Juga dikenal sebagai e-office, kantor elektronik, dalam pengartian sederhana merupakan istilah yang mengacu pada lingkungan kantor yang menggunakan teknologi komputer secara signifikan untuk beroperasi.
Istilah ini pertama kali diciptakan pada pertengahan abad ke-20 dan mulai umum digunakan selama dekade 1980-an karena lebih banyak lingkungan kantor yang tidak menggunakan metode manual dan mulai lebih mengandalkan kombinasi komputer desktop, mainframe, dan server. untuk mengelola sejumlah tugas yang berhubungan dengan pekerjaan.
Saat ini, kantor elektronik lebih sering disamakan dengan kantor virtual, yang melibatkan penggunaan teknologi nirkabel untuk memungkinkan orang bekerja dari mana saja secara virtual dengan jenis laptop atau notebook yang tepat dan koneksi nirkabel yang andal.
Salah satu manfaat utama kantor elektronik adalah kemampuan untuk tidak terlalu mengandalkan dokumen hard copy untuk mengelola berbagai tugas bisnis.
Misalnya, seorang profesional akuntansi atau penagihan akan dapat secara signifikan mengurangi penggunaan buku akuntansi hard copy tradisional dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk menagih pesanan, membuat faktur, dan bahkan mengirim pembayaran yang diterima pada faktur terutang.
Dengan cara yang sama, seorang wiraniaga dapat memanfaatkan penggunaan kantor elektronik dengan memanfaatkan database penjualan daripada memelihara file kertas pada setiap prospek dan pelanggan.
Bahkan banyak tugas klerikal seperti menulis surat atau menyiapkan presentasi sekarang dapat dilakukan secara elektronik, sehingga mengurangi konsumsi kertas sekaligus memudahkan untuk menjaga agar data tetap teratur dan mudah diambil.
GB memberikan acungan jempol
Seiring dengan pengurangan konsumsi kertas yang terkait dengan melakukan berbagai tugas, lingkungan kantor elektronik juga memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi.
Pengguna dapat melindungi berbagai dokumen dengan kata sandi, membatasi akses ke database dengan kode sandi, dan bahkan mengunci akses ke file yang ditempatkan ke dalam beberapa solusi penyimpanan data jarak jauh dengan mengenkripsi akses dalam beberapa cara.
Meskipun tidak mudah, tingkat keamanan ini biasanya dianggap sebagai peningkatan atas penggunaan lemari arsip, brankas, dan lemari besi yang terkunci yang biasa digunakan sebelum munculnya komputer desktop.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Meskipun kantor elektronik tidak menghilangkan penggunaan kertas di lingkungan bisnis, penggunaan program perangkat lunak dan jaringan perusahaan yang bertanggung jawab sangat mengurangi kebutuhan untuk memelihara dokumen cetak.
Karena dokumen dapat dicetak kapan saja dan sesuai kebutuhan, ruang yang diperlukan untuk mendirikan kantor elektronik secara signifikan lebih kecil, keuntungan yang sangat penting saat ruang terbatas.
Di beberapa industri, penggunaan kantor virtual telah memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh daripada di lokasi terpusat, keuntungan yang dapat sangat mengurangi biaya operasional.