Laporan pengecualian, dalam pengartian sederhana merupakan jenis laporan ringkasan yang mengidentifikasi peristiwa apa pun yang berada di luar cakupan yang dianggap sebagai rentang normal.
Laporan semacam ini digunakan dalam beberapa pengaturan, termasuk proses rekonsiliasi inventaris, penyelidikan manajemen proyek, dan bahkan penilaian karyawan.
Tujuan dari laporan ini adalah untuk mengidentifikasi faktor apa pun yang dianggap tidak berada dalam parameter yang dapat diterima, sehingga memungkinkan untuk mengambil tindakan yang membantu meminimalkan atau menghilangkan pengecualian dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Karena terkait dengan rekonsiliasi inventaris, laporan pengecualian seringkali penting untuk tugas mengidentifikasi perbedaan antara inventaris fisik dan inventaris yang disajikan dalam basis data inventaris.
Seiring waktu, kesalahan dapat menyusup ke hampir semua jenis inventaris, sehingga perlu dilakukan penyesuaian yang mencerminkan jumlah aktual barang yang ada.
Melakukan hal tersebut tidak hanya memudahkan untuk menyesuaikan pemesanan barang baru sehingga persediaan dalam jumlah yang cukup tersedia, tetapi juga memungkinkan untuk menjaga keakuratan inventaris untuk penilaian pajak.
Laporan pengecualian mungkin berguna dalam tugas manajemen proyek.
Misalnya, banyak pabrik mempertahankan apa yang dikenal sebagai toko perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan suku cadang dan komponen lain yang diperlukan untuk pengoperasian mesin di lantai pabrik.
Manajer toko itu biasanya melakukan apa yang dikenal sebagai penghitungan siklus, secara fisik menginventarisasi segala sesuatu mulai dari sekrup terkecil hingga komponen motor berbiaya tinggi yang digunakan untuk memelihara dan memperbaiki peralatan produksi.
Ketika ditemukan bahwa jumlah unit yang ditampilkan pada basis data persediaan tidak sesuai dengan hitungan fisik ini, entri dibuat pada laporan pengecualian.
Hal ini memungkinkan untuk kembali dan menentukan apakah pengiriman yang diterima dari bagian tersebut tidak ditambahkan ke database, atau jika beberapa pengeluaran dari inventaris fisik tidak dicatat dengan benar.
Dalam beberapa kasus, laporan pengecualian juga dapat menyoroti pencurian pasokan, mendorong peningkatan langkah-langkah keamanan yang membantu meminimalkan kerugian perusahaan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Laporan pengecualian mungkin berguna dalam bidang penilaian karyawan.
Seiring dengan membantu merekonsiliasi berbagai jenis inventaris, laporan pengecualian juga dapat membantu dalam tugas manajemen proyek.
Dalam skenario ini, laporan menyoroti tugas tertunda yang masih belum diselesaikan, meskipun tanggal penyelesaian yang diproyeksikan untuk tugas tersebut telah berlalu.
Dengan mencatat pengecualian, dimungkinkan untuk mengubah jadwal tugas proyek untuk mengkompensasi ketidaksesuaian dan membuat proyek kembali ke jalurnya.
dapat digunakan untuk mengidentifikasi perbedaan antara inventaris yang dilaporkan dan inventaris fisik aktual.
Bahkan di bidang penilaian karyawan, laporan pengecualian mungkin bisa membantu.
Di sini, idenya adalah untuk mengidentifikasi setiap kejadian yang terkait dengan karyawan yang berada di luar lingkup ekspektasi dasar yang terkait dengan posisi pekerjaan.
Pengecualian mungkin terkait dengan kegagalan kinerja atau kinerja yang melampaui posisi pekerjaan biasa.
Misalnya, rincian laporan pengecualian mungkin menunjukkan bahwa karyawan memerlukan pelatihan lebih lanjut di area tertentu, atau mengidentifikasi situasi di mana karyawan dapat melakukan tugas ekstra saat rekan kerjanya sakit, yang secara efektif membantu operasi bisnis untuk melanjutkan dengan sedikit hingga tidak ada perubahan produktivitas.
Bergantung pada sifat masalah yang didokumentasikan dalam laporan pengecualian, karyawan tersebut dapat direkomendasikan untuk pelatihan remedial, atau diberikan penghargaan karena memberikan layanan tambahan kepada pemberi kerja sambil tetap mengelola tugasnya secara efektif.