Perencanaan pengadaan, dalam pengartian sederhana merupakan proses yang digunakan oleh perusahaan atau institusi untuk merencanakan kegiatan pembelian untuk jangka waktu tertentu.
Hal ini biasanya diselesaikan selama proses penganggaran.
Setiap tahun, departemen diminta untuk meminta anggaran untuk staf, pengeluaran, dan pembelian.
Ini adalah langkah pertama dalam proses perencanaan pengadaan.
Anggaran untuk semua departemen kemudian ditinjau, dan dalam organisasi yang berkomitmen pada perencanaan pengadaan, para akuntan menghabiskan waktu untuk menemukan persyaratan pembelian yang umum.
Berdasarkan anggaran yang diajukan, mereka dapat mengarahkan departemen untuk bekerja sama dengan pusat pembelian untuk menggabungkan pengeluaran yang direncanakan untuk komoditas tertentu.
Proses ini bekerja paling baik dalam organisasi yang berkomitmen untuk mengurangi biaya.
Masalah seputar tanggal pengiriman, kepatuhan kontrak, dan masalah layanan pelanggan harus diselesaikan secara internal sebelum melakukan kontrak.
sering kali memerlukan perencanaan pengiriman yang cermat tepat sebelum barang dibutuhkan.
Konsep utama pengadaan adalah perencanaan lanjutan, penjadwalan, dan pembelian kelompok akan menghasilkan penghematan biaya, operasi bisnis yang lebih efisien, dan karenanya meningkatkan profitabilitas.
Ada empat langkah yang menjadi dasar perencanaan pengadaan: pembelian kelompok, pengiriman tepat waktu, harga massal yang dinegosiasikan, dan pengurangan biaya administrasi.
Pembelian kelompok adalah proses menggabungkan total kebutuhan sumber daya untuk berbagai departemen dan membuat satu pesanan pembelian.
Departemen dapat secara fisik terletak di berbagai gedung, dengan tanggal pengiriman, jumlah, dan ketentuan yang tercantum dalam pesanan pembelian.
Praktik ini semakin umum di perusahaan pemerintah dan sektor publik, di mana item yang sama dapat dibeli untuk berbagai institusi yang berbeda.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Pengiriman tepat waktu merupakan komponen utama dari perencanaan pengadaan.
Dalam model ini, biaya penyimpanan ditanggung oleh pemasok.
Mereka bertanggung jawab untuk memastikan jumlah bahan yang dibeli siap dan tersedia untuk pengiriman pada tanggal dan waktu yang ditentukan.
Jenis persyaratan pengiriman ini biasanya digabungkan dengan pembelian kelompok, sehingga menekan biaya penyimpanan.
Penetapan harga massal dan negosiasi sangat penting saat menyelesaikan perencanaan pengadaan.
Organisasi yang menggabungkan jumlah total yang diperlukan untuk jangka waktu tertentu dapat memperoleh harga yang lebih rendah, berdasarkan tingkat pemesanan tertentu.
Negosiasi biasanya diselesaikan oleh direktur pengadaan atau agen pembelian senior.
Overhead administratif adalah biaya bagi organisasi untuk seluruh siklus pengadaan hingga pembayaran.
Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan, pemrosesan faktur, produksi cek, dan penyelesaian pertanyaan vendor.
Proses yang terorganisasi dan terkelola menghilangkan sejumlah besar biaya ini, karena hanya terjadi sekali untuk setiap komoditas.