Kebijakan pengadaan hanyalah aturan dan peraturan yang ditetapkan untuk mengatur proses perolehan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi agar berfungsi secara efisien.
Proses yang tepat akan berusaha untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan pembelian barang dan jasa tersebut dengan menggunakan strategi seperti pembelian volume, penetapan daftar pemasok, dan penetapan protokol pemesanan ulang yang membantu menjaga persediaan tetap rendah tanpa membahayakan fungsi operasi.
Baik perusahaan kecil maupun besar serta organisasi nirlaba secara rutin menggunakan semacam kebijakan pengadaan.
Tidak ada satu cara yang tepat untuk menetapkan kebijakan pengadaan.
Faktor-faktor seperti ukuran bisnis, ketersediaan vendor untuk memasok barang dan jasa yang diperlukan, serta arus kas dan kredit perusahaan akan sering memengaruhi pendekatan pengadaan pembelian.
Ukuran perusahaan juga cenderung membuat perbedaan dalam pembentukan kebijakan pengadaan, di mana perusahaan kecil mungkin tidak dapat mengatur diskon volume pembelian yang dapat dikelola oleh perusahaan besar dengan relatif mudah.
Kebijakan Pengadaan
Dengan cara yang sama, keadaan dan tujuan keuangan bisnis atau entitas memengaruhi pemilihan sistem pengadaan.
Beberapa sistem, dalam pengartian sederhana merupakan proses manual sederhana yang menggunakan metode lama seperti sistem kartu lipat untuk melacak pembelian, penerbitan barang ke berbagai departemen, dan penghitungan persediaan yang berjalan yang digunakan untuk merencanakan pembelian di masa mendatang.
Saat ini, sistem elektronik memungkinkan untuk melacak semua fungsi ini secara otomatis, termasuk membuat daftar permintaan dan pesanan pembelian secara otomatis ketika tingkat item inventaris tertentu turun ke tingkat tertentu.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Menjadi kepala pengadaan seringkali membutuhkan kemampuan untuk menafsirkan kontrak secara akurat dan menentukan implikasi jangka panjangnya atau implikasi yang kurang jelas.
E-procurement adalah cara umum untuk menempatkan dan melacak pesanan saat ini.
Vendor membuat koneksi jaringan dengan klien yang memungkinkan untuk terhubung dengan program pengadaan apa pun yang digunakan oleh klien dan secara otomatis memesan, menggunakan Internet untuk membuat koneksi.
Program jenis ini juga memungkinkan untuk dengan cepat melacak pemenuhan pesanan, tanggal pengiriman, dan bahkan meninjau kontrak pengadaan yang ada saat ini.
Delivery serta siapa yang akan membayar pengiriman adalah bagian penting dari kebijakan yang diberlakukan dengan vendor.
Apakah kebijakan pengadaan melibatkan penetapan prosedur pengadaan konstruksi, atau mengatur pembelian yang dilakukan oleh produsen atau badan amal, kebijakan yang solid akan menguntungkan organisasi dengan menjaga agar biaya tetap sejalan dan dengan jelas menentukan bagaimana pembelian akan dilakukan.
Karena kebutuhan entitas berubah, ada peluang bagus bahwa kebijakan pengadaan akan disesuaikan untuk memenuhi keadaan baru tersebut.
Hal ini diperlukan untuk memastikan kebijakan tersebut terus berfungsi demi kepentingan terbaik perusahaan atau organisasi nirlaba dan menjaga agar proses akuisisi tetap sederhana dan teratur.