Pernyataan ruang lingkup, dalam pengartian sederhana merupakan dokumen tertulis yang disiapkan oleh manajer proyek di awal setiap proyek bisnis atau konstruksi yang signifikan.
Dokumen ini harus dibagikan dengan pelanggan, jika itu adalah pekerjaan luar, atau sponsor, jika proyek dimaksudkan untuk dilakukan sendiri.
Tujuan utama dari pernyataan ruang lingkup adalah memberikan penjelasan rinci tentang tujuan proyek, langkah-langkah yang diambil untuk mencapai tujuan tersebut, dan hambatan serta biaya yang terkait dengan keseluruhan proses.
Dengan cara ini, ini dapat memberikan semacam daftar periksa yang menentukan apakah proyek tersebut berhasil atau tidak setelah selesai.
Tugas seorang manajer proyek adalah bertindak sebagai pengawas untuk semua aspek yang berbeda dari setiap jenis proyek di mana perusahaannya dipekerjakan.
Bergantung pada ukuran proyek, ini bisa menjadi tugas yang tampaknya luar biasa tanpa semacam pernyataan tujuan dan sasaran yang dapat dikonsultasikan selama proses berlangsung.
Pernyataan ruang lingkup melayani tujuan ini, dan penting tidak hanya untuk manajer proyek tetapi juga untuk klien yang membutuhkan pekerjaan.
GB memberikan acungan jempol
Banyak item harus dimasukkan dalam pernyataan ruang lingkup yang efektif.
Ini pertama-tama harus mengidentifikasi alasan mengapa proyek ini dilakukan, mengaturnya sebagai semacam masalah yang ingin diperbaiki oleh proyek.
Itu harus ditindaklanjuti dengan produk apa pun yang dimaksudkan untuk dibuat oleh proyek tersebut.
Produk ini pada dasarnya adalah solusi untuk masalah yang diidentifikasi di bagian pertama.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Sejak saat itu, pernyataan ruang lingkup harus lebih rinci dalam uraiannya tentang kebutuhan dan realitas proyek.
Pernyataan tersebut harus memberikan gambaran yang jelas tentang apa sebenarnya yang dapat disampaikan oleh tim manajer proyek ke proses, dan apa yang berada di luar jangkauan mereka dan karenanya harus disediakan oleh orang lain.
Dengan cara ini, manajer dapat menjelaskan dengan tepat apa yang diharapkan dari para pekerjanya selama proyek berlangsung.
Bagian lain dari pernyataan ruang lingkup harus dikhususkan untuk biaya, baik dalam hal berapa biaya proyek dan, jika itu semacam kesepakatan bisnis, jumlah uang yang harus dihasilkan.
Pada penyelesaian proyek, konsultasi cepat dari pernyataan asli harus meninggalkan keraguan apakah misi proyek tercapai atau tidak.
Ini bertindak sebagai semacam kontrak antara manajer proyek dan pelanggan, dan jika dilakukan dengan benar, menghilangkan ketidakpastian yang dapat merugikan kedua belah pihak.