Proposal proyek, dalam pengartian sederhana merupakan dokumen yang dirancang untuk menyajikan rencana tindakan, menguraikan alasan mengapa tindakan tersebut diperlukan, dan meyakinkan pembaca untuk menyetujui dan menyetujui pelaksanaan tindakan yang direkomendasikan dalam badan dokumen.
Dalam banyak kasus, dokumen disusun sebagai tanggapan atas Permintaan Proposal (RFP) yang dikeluarkan oleh klien atau calon klien.
Namun, dokumen jenis ini juga dapat disiapkan untuk melayani tujuan internal, terutama ketika seseorang di dalam perusahaan memiliki gagasan tentang bagaimana membuat perusahaan lebih menguntungkan atau efisien dan memerlukan otorisasi dan dukungan untuk mengimplementasikan tindakan tersebut.
Dalam situasi apa pun, proposal proyek akan diatur dengan jelas sehingga pembaca dapat mengikuti alur pemikiran yang logis hingga ke kesimpulan.
Banyak contoh proposal menawarkan pedoman dasar yang dapat membantu bahkan pemula untuk mulai menulis proposal yang efektif.
Pedoman tersebut biasanya mengidentifikasi lima komponen atau bagian utama dari setiap proposal proyek: pendahuluan, latar belakang, strategi, penganggaran atau pembiayaan, dan hasil.
Proposal proyek akan berspekulasi tentang hasil penerapan proyek tertentu, seperti peningkatan penjualan.
Dengan bagian pengantar proposal proyek, idenya adalah untuk memberi tahu pembaca tentang apa proyek itu, dan mengapa perlu meluangkan waktu untuk mempertimbangkan proyek tersebut sejak awal.
Intinya, bagian ini berfungsi untuk memvalidasi waktu dan upaya yang dihabiskan dalam menyajikan data serta waktu yang diperlukan untuk membaca dan mempertimbangkan manfaat dan kelayakan proyek itu sendiri.
Pendahuluan bukanlah tempat untuk mempresentasikan inti proyek, hanya untuk membangun potensinya dan menumbuhkan minat yang cukup untuk mendorong pembaca untuk belajar lebih banyak.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Proposal proyek harus disusun dengan jelas sehingga pembaca dapat mengikuti alur pemikiran yang logis hingga ke kesimpulan.
Latar belakang menguraikan poin-poin dasar dari pendahuluan, sering mengutip alasan spesifik mengapa rencana proyek itu baik, berdasarkan data historis, proyeksi kebutuhan dan kinerja masa depan, dan keadaan bisnis saat ini.
Latar belakang membantu membangun kasus bagaimana proyek dapat memenuhi kebutuhan yang muncul karena tindakan masa lalu sambil juga mengantisipasi kebutuhan masa depan dan menanganinya secara tepat waktu.
Sebagian besar, bagian latar belakang akan dengan tegas menetapkan bahwa sesuatu harus dilakukan dan membuka jalan untuk mempelajari bagaimana sesuatu itu dapat dicapai.
Dengan bagian strategi proposal proyek, tujuannya adalah untuk menguraikan semua prosedur yang diperlukan untuk membuat proyek berhasil.
Seringkali, strategi membantu menentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang proyek, menjelaskan bagaimana menyelesaikan setiap langkah secara sistematis dan jenis pengembalian apa yang dapat diharapkan dari upaya tersebut.
Di sini, pembaca mulai mendapatkan gambaran tentang betapa pentingnya proyek ini dan potensi yang dimilikinya untuk membantu perusahaan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan lebih baik sambil memposisikan diri untuk masa depan.
Bagian anggaran membahas apa yang harus diketahui oleh sebagian besar pembuat keputusan sebelum menyetujui proyek apa pun: berapa biaya yang diperlukan untuk implementasi proposal proyek.
Pada bagian ini, detail harus didukung dengan fakta dan angka yang diteliti dengan baik dan mencakup setiap aspek pembiayaan yang dapat dibayangkan yang diperlukan untuk meluncurkan dan memelihara proyek dari waktu ke waktu.
Banyak proposal gagal di sini, karena kurangnya detail dan bukti pendukung untuk detail yang disertakan.
Terakhir, proposal proyek menunjukkan hasil pelaksanaan proyek.
Ini adalah bagian di mana semua manfaat dijabarkan dengan jelas.
Keuntungannya mungkin termasuk hal-hal seperti mengurangi biaya operasi, meningkatkan profil publik bisnis, menghasilkan lebih banyak penjualan, atau meningkatkan laba karena penggunaan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.
Terkait dengan rincian anggaran, penting agar setiap manfaat yang disebutkan dapat didukung oleh data lain agar dapat dipertimbangkan secara serius.
Menulis proposal terkadang lebih mudah jika RFP formal disediakan.
Seringkali, RFP akan menyusun struktur dasar proposal, memberikan petunjuk yang sangat berharga untuk informasi spesifik yang menarik bagi klien potensial, dan menentukan urutan penyajian data.
Ketika RFP disediakan, penting untuk mengikuti spesifikasi dokumen ke surat itu.
Jika tidak, proposal akan dikesampingkan dan salah satu vendor lain yang benar-benar mengikuti ketentuan akan diberikan bisnis.