Sekretaris otomatis, dalam pengartian sederhana merupakan perangkat yang merutekan panggilan di kantor.
Perangkat ini sering digunakan oleh usaha kecil sebagai cara menyediakan filter dasar antara kantor dan panggilan telepon yang tidak diinginkan, seperti telemarketer atau nomor yang salah.
Bisnis yang lebih besar sering kali memiliki sekretaris di kehidupan nyata untuk melakukan fungsi ini, membuat sekretaris otomatis menjadi mubazir.
Istilah ini sering disamakan dengan sekretaris virtual, padahal keduanya sebenarnya sangat berbeda.
Sekretaris virtual adalah orang yang sebenarnya, bukan orang yang hadir dalam bisnis itu sendiri.
Dalam kebanyakan kasus, sekretaris otomatis adalah kotak kecil yang dihubungkan ke saluran telepon antara telepon dan dinding.
Ketika nomor yang dikenal dan disetujui menelepon, sekretaris akan mengizinkan panggilan untuk langsung ke telepon.
Jika nomor yang tidak disetujui, tidak dikenal, atau dibatasi, sekretaris otomatis akan mencegatnya.
GB Man memegang komputer
Umumnya, intersepsi jenis ini berarti sistem otomatis menjawab panggilan dan meminta informasi dasar dari penelepon.
Setelah mendapatkan jawaban atas pertanyaannya, perangkat akan memanggil ponsel yang terhubung dan menyampaikan informasi tersebut ke penerima — yang kemudian memiliki opsi untuk menerima panggilan.
Jika nomor tersebut diketahui buruk, atau penerima menolak panggilan, panggilan tersebut akan dialihkan ke pesan suara atau diputus begitu saja.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Kesalahan umum adalah berasumsi bahwa sekretaris virtual dan otomatis adalah hal yang sama.
Sekretaris virtual adalah kontraktor independen yang beroperasi sebagai sekretaris dari lokasi yang jauh.
Biasanya, para pekerja ini akan memiliki kantor pusat dan melakukan pekerjaan kesekretariatan umum, seringkali untuk beberapa perusahaan yang berbeda.
Tugas umum termasuk menjawab telepon, menyalin rekaman surat atau pidato, dan mengatur perjalanan.
Meskipun kedua jenis sekretaris ini sangat berbeda, keduanya memiliki metodologi keseluruhan yang serupa.
Dengan menghilangkan ruang dan biaya sekretaris tradisional, bisnis dapat berjalan dengan biaya overhead yang jauh lebih rendah.
Hal ini memungkinkan bisnis berfungsi pada tingkat di mana ia mungkin bangkrut di bawah sistem tradisional.
Selain itu, menggunakan fitur telepon otomatis dari sekretaris virtual sering kali memungkinkan bisnis tampil lebih besar dan lebih terorganisir.
Dalam kasus sekretaris virtual, outsourcing pekerjaan memberikan manfaat tambahan.
Seorang pekerja tunggal dapat bekerja untuk sejumlah perusahaan secara bersamaan, daripada dipaksa menjadi satu pekerjaan paruh waktu.
Selain itu, bekerja dari rumah memungkinkan orang-orang dengan anak kecil, disabilitas, atau jadwal yang tidak dapat diprediksi untuk terus beroperasi di dunia kerja.