Sistem manajemen proses, dalam pengartian sederhana merupakan metodologi yang biasanya digunakan untuk merencanakan, memantau, dan mengelola proses bisnis.
Istilah manajemen proses digunakan untuk menjelaskan semua langkah yang diikuti untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan klien, dan menentukan cara yang paling hemat biaya untuk memenuhi kebutuhan ini.
Penting untuk dicatat bahwa sistem manajemen proses dapat berupa serangkaian langkah dan tugas, atau sistem perangkat lunak komputer.
Terlepas dari jenis sistemnya, ada serangkaian tugas dan langkah khusus yang biasanya harus diselesaikan.
Setiap sistem manajemen proses biasanya melibatkan enam tugas, yang semuanya harus diselesaikan secara berurutan.
Tugas pertama adalah mendefinisikan proses, memahami kebutuhan klien, serta risiko dan tantangan bagi organisasi dalam memenuhi kebutuhan tersebut.
Proses yang didefinisikan dengan jelas biasanya sangat penting karena tim analis bisnis akan kembali ke item ini terus menerus selama proyek berlangsung.
Sistem manajemen proses adalah metodologi yang biasanya digunakan untuk merencanakan, memantau, dan mengelola proses bisnis.
Memvisualisasikan proses yang ideal adalah tugas selanjutnya.
Proses ini memerlukan pemahaman yang jelas tentang proses, standar industri, peraturan pemerintah, dan aturan lain yang mengatur proses bisnis.
Selain memahami persyaratan pihak ketiga, struktur organisasi saat ini, dan sistem apa pun yang sudah ada juga harus dipertimbangkan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Metrik adalah cara terbaik untuk mengembangkan garis dasar proses bisnis saat ini dan menentukan bagaimana penerapan sistem manajemen proses akan membantu operasi bisnis.
Secara khusus, informasi tentang tingkat perputaran, waktu pemrosesan, waktu respons pelanggan, dan setiap penundaan atau kemacetan harus didokumentasikan.
Nilai-nilai ini akan dirujuk melalui penerapan sistem manajemen proses dan harus digunakan setelah setiap perubahan diterapkan untuk mengevaluasi keberhasilan proses.
Kontrol internal diperlukan dalam proses apa pun, dan kontrol saat ini biasanya harus didokumentasikan.
Saat menggunakan sistem manajemen proses, penting untuk memasukkan pengembangan dan implementasi pengendalian internal ke dalam sistem.
Kontrol ini diperlukan untuk mengelola akses, menyediakan jejak audit, dan untuk mendukung organisasi.
Selama penerapan sistem manajemen proses, ada dua jenis laporan yang dikembangkan.
Laporan aktivitas disediakan di setiap tahapan dan didistribusikan kepada pemangku kepentingan dan pemilik proses bisnis.
Tujuan laporan ini adalah agar semua orang mengetahui status proyek dan mendokumentasikan semua informasi yang dipelajari dalam proses.
Jenis laporan kedua didasarkan pada transaksi yang terjadi, masalah yang teridentifikasi, tingkat perputaran, dan nilai lain yang biasanya digunakan untuk mengukur kinerja.