Seseorang di staf administrasi kantor sering kali menjadi orang pertama yang menyapa karyawan perusahaan itu dan pengunjung yang masuk melalui pintu depan.
Ini, dalam pengartian sederhana merupakan pekerjaan profil tinggi milik seseorang yang biasanya melakukan lebih banyak di belakang layar daripada di bawah sorotan, tetapi tanpa orang ini, kantor kemungkinan besar akan menyadari ketidakhadirannya.
Di bawah payung grup ini ada beberapa kemungkinan gelar selain administrator kantor itu sendiri.
Mungkin ada asisten administrasi, profesional administrasi, dan asisten eksekutif, dan di beberapa jenis kantor, mungkin ada spesialis kantor medis, asisten kantor medis, atau asisten gigi.
Tentu saja, ada peran tambahan serta variasi masing-masing.
Staf administrasi kantor sering memperkenalkan efisiensi dan organisasi ke tempat kerja.
Bergantung pada jenis kantornya, eksekutif dan karyawan sering terjebak dalam tenggat waktu, rapat, dan dokumen.
Profesional administrasi sering merampingkan aliran proses tersebut, menjadwalkan pertemuan dan panggilan konferensi yang jika tidak akan terlewatkan, memesan ruang konferensi, dan bahkan menjaga agar dapur atau area makan di ruang kantor dapat dikelola.
Administrator kantor mungkin bertanggung jawab untuk memastikan karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
Terkadang, administrator kantor juga mewarisi peran asisten eksekutif.
Asisten eksekutif ditugaskan kepada satu atau lebih pemimpin kunci di sebuah perusahaan dan bertanggung jawab untuk melakukan apa saja yang dibutuhkan orang tersebut sepanjang hari kerja.
Tugas yang dilakukan orang ini dapat berkisar dari hal biasa hingga kejadian yang sangat mendetail yang membutuhkan fokus yang intens.
Misalnya, kepala perusahaan mungkin mengandalkan administrator kantornya untuk memesan makan siang setiap hari dan mungkin mengharapkan orang tersebut memesan penerbangan dan menginap di hotel.
Akibatnya, asisten eksekutif sering dipercayakan dengan informasi sensitif, seperti kartu kredit dan detail pribadi keluarga tentang bos.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Spesialis kantor bertanggung jawab untuk menjadwalkan janji temu.
Administrasi kantor di kantor medis atau gigi bisa sangat berbeda dari jenis lingkungan lainnya.
Seorang spesialis kantor medis atau gigi harus berurusan dengan pasien sesering yang dia mau dengan staf medis internal – dan dalam beberapa kasus lebih dari itu.
Orang ini kemungkinan besar terlibat dalam menjawab telepon, mendaftarkan pasien baru, menjadwalkan janji temu, dan berkomunikasi dengan profesional perawatan kesehatan.
Ini, seperti pekerjaan administrasi lainnya, membutuhkan keakraban dengan sistem komputer dan perangkat lunak kantor medis.
Administrator kantor juga dapat berfungsi sebagai asisten eksekutif.
Seorang profesional administrasi kantor biasanya dapat membentuk perannya, setidaknya dalam beberapa hal.
Misalnya, sering ada hubungan dekat antara asisten administrasi dan departemen sumber daya manusia karena sifat dari peran mereka.
Hal yang sama sering berlaku untuk departemen akuntansi.
Akibatnya, asisten administrasi mungkin perlu mengenal beberapa tugas yang terkait dengan departemen tersebut, yang hanya akan meningkatkan pengetahuan dan nilainya bagi perusahaan.