Pemanfaatan utama ruang konferensi video, dalam pengartian sederhana merupakan agar orang-orang dapat berkomunikasi satu sama lain melalui penggunaan transmisi video dan audio.
Panggilan konferensi video berbeda dari panggilan telepon video karena melibatkan sekelompok orang, bukan dua orang.
Karena ada beberapa orang yang terlibat, sering kali ruang konferensi video harus digunakan oleh orang-orang yang mengambil bagian dalam telekomunikasi.
Ruangan ini harus dirancang dan diatur dengan tepat, karena ini memastikan semua orang dapat dilihat dan didengar selama rapat.
Ada banyak cara berbeda untuk menyiapkan ruang konferensi video, dan jumlah orang serta tujuan rapat biasanya menentukan jenis pengaturan mana yang paling sesuai.
Jika tersedia ruang konferensi video yang cukup besar, dan biasanya kurang dari 15 orang yang hadir, ruang konferensi video berbentuk U dapat disiapkan.
Jenis pengaturan ini biasanya mencakup tiga tabel, semuanya terhubung satu sama lain, membentuk bentuk huruf U.
Orang-orang yang bertelekomunikasi dengan grup umumnya dapat dilihat di layar TV atau komputer di bagian terbuka AS.
Peserta rapat duduk di bagian luar meja, sehingga mereka dapat menonton, berkomunikasi, dan mencatat dengan nyaman.
Video conferencing dapat membantu mengurangi biaya perjalanan bisnis.
Untuk konferensi video yang melibatkan 16 orang atau lebih, sebagian besar waktu, akan lebih menguntungkan jika mengadakan rapat di auditorium.
Meskipun jenis penyiapan ini tidak memungkinkan banyak interaksi antara semua peserta, mikrofon audiens dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan.
Pengaturan ini juga memungkinkan semua peserta untuk melihat layar video dengan mudah, yang biasanya dipasang di bagian depan ruang auditorium.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Webcam penting saat menyiapkan ruang konferensi video.
Apa pun jenis desain ruang konferensi video yang disiapkan, penting agar ruangan tidak memiliki permukaan yang mengkilap, dan yang lebih penting lagi, tidak ada kaca.
Jika ruangan memiliki jendela, tirai gelap harus menutupinya.
Permukaan yang mengkilap, kaca, dan jendela cenderung tidak hanya memantulkan cahaya, tetapi juga suara, sehingga menyulitkan orang di ujung sana untuk melihat dan mendengar.
Ada beberapa tip lain yang dapat membantu menyiapkan ruang konferensi video.
Satu mikrofon cukup untuk setiap tiga orang yang menghadiri konferensi video.
Setiap kali presentasi satu orang berlangsung, mikrofon kerah harus digunakan.
Warna merah tidak boleh ditemukan di dekorasi mana pun atau pada siapa pun yang ditemukan di ruang konferensi video, karena ini akan menyebabkan kedipan pada video.
Sebagian besar ruang konferensi video memerlukan satu hingga tiga kamera, dengan semua kamera, layar video, dan monitor ditempatkan jauh dari cahaya terang.