Manajemen beroperasi melalui berbagai fungsi, sering digolongkan sebagai perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin / mengarahkan, mengendalikan / pemantauan, dan memotivasi. Fungsi pengorganisasian menciptakan pola hubungan antara pekerja dan memanfaatkan sumber daya yang optimal untuk memungkinkan pencapaian rencana bisnis dan tujuan.
Fungsi pengorganisasian biasanya mengikuti tahap perencanaan. Spesifik mengatur tugas melibatkan tugas-tugas, pengelompokan tugas ke departemen, dan tugas wewenang dan alokasi sumber daya di seluruh organisasi. Manajemen dan organisasi
Struktur dan Otoritas Organisasi
Struktur
Struktur adalah kerangka di mana organisasi mendefinisikan bagaimana tugas dibagikan, sumber daya dikerahkan, dan departemen yang dikoordinasikan. Ini adalah sekumpulan tugas formal yang diberikan kepada individu dan departemen. Hubungan pelaporan formal termasuk jalur kewenangan, tanggung jawab keputusan, jumlah tingkat hirarki, dan rentang kendali manajer. Struktur juga desain sistem untuk memastikan koordinasi yang efektif dari karyawan di departemen.
Otoritas / Garis Komando
Otoritas adalah hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan, perintah masalah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan bagi suatu organisasi. Tanggung jawab adalah kewajiban karyawan untuk melakukan tugas-tugas atau kegiatan yang ditugaskan. Akuntabilitas berarti bahwa orang-orang dengan wewenang dan tanggung jawab harus melaporkan dan membenarkan hasil tugas mereka di atas mereka dalam garis komando.
Melalui delegasi, manajer mengalihkan kekuasaan dan tanggung jawab kepada bawahan mereka. Organisasi saat ini cenderung mendorong delegasi dari yang tertinggi sampai tingkat serendah mungkin. Delegasi dapat meningkatkan fleksibilitas untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang kompetitif. Manajer mungkin menemukan delegasi sulit, karena kontrol atas tugas yang diberikan (dan hasil akhir) melepas.
Salah satu risiko kritis garis perintah manajemen mikro, di mana manajer gagal untuk mendelegasikan secara efektif dan melakukan kontrol berlebihan atas proyek bawahan mereka. Manajemen mikro mengurangi efisiensi dan batas otonomi, sehingga membatasi adaptasi dari sebuah organisasi yang diberikan. Garis efektif perintah harus memungkinkan fleksibilitas dan delegasi efisien.
Jenis otoritas dan Tanggung Jawab
Garis Otoritas : Manajer memiliki kekuasaan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan langsung melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam garis komando, biasanya dalam departemen tertentu. Superior masalah perintah dan bertanggung jawab untuk hasilnya; yang taat bawahan dan bertanggung jawab hanya untuk melaksanakan perintah sesuai dengan petunjuk.
Otoritas fungsional: Manajer memiliki kekuasaan formal atas bagian-bagian spesifik dari kegiatan yang mencakup departemen luar. Misalnya, seorang manajer produksi mungkin memiliki kewenangan line untuk memutuskan apakah dan ketika mesin baru diperlukan, tetapi controller dengan otoritas fungsional mengharuskan proposal belanja modal disampaikan pertama, menunjukkan bahwa investasi dalam mesin baru akan menghasilkan minimum kembali. Departemen hukum juga memiliki kewenangan fungsional untuk campur tangan dalam setiap kegiatan yang dapat memiliki konsekuensi hukum. Misalnya, kontrak pembelian untuk mesin baru tidak dapat disetujui tanpa review standar keamanan mesin.
Otoritas staf: spesialis staf mengelola operasi di bidang keahlian mereka. Otoritas staf bukan wewenang nyata karena manajer staf tidak memesan atau menginstruksikan tetapi hanya menyarankan, merekomendasikan, dan nasihat di daerah staf spesialis ‘keahlian; manajer bertanggung jawab hanya untuk kualitas nasihat (sesuai dengan standar profesi masing, dll). Otoritas staf mewakili hubungan komunikasi dengan manajemen. Ini memiliki pengaruh yang berasal langsung dari otoritas baris di tingkat yang lebih tinggi.
Struktur Organisasi dan Pengendalian / Pengambilan Keputusan
Struktur tinggi: Sebuah struktur manajemen yang ditandai dengan rentang keseluruhan sempit manajemen, jumlah yang relatif besar tingkat hirarki, kontrol ketat, dan mengurangi biaya overhead komunikasi. Pengambilan keputusan bisa sangat cepat, jika terjadi dari atas ke bawah.
Struktur Flat: Sebuah struktur manajemen ditandai dengan rentang kendali yang luas dan relatif sedikit tingkat hirarki, kontrol longgar, dan kemudahan delegasi. Pengambilan keputusan sering lebih lambat, karena melibatkan integrasi tingkat tinggi di seluruh perusahaan.
Sentralisasi: Lokasi pengambilan keputusan otoritas dekat tingkat organisasi atas. Mirip dengan struktur tinggi, ini mempercepat dari atas ke bawah pengambilan keputusan.
Desentralisasi: Lokasi pengambilan keputusan otoritas relatif merata di seluruh perusahaan. Ini bekerja dengan baik ketika kreativitas dan operasi independen menciptakan nilai bagi organisasi.
Karena setiap struktur akan membuat pendekatan organisasi yang berbeda dengan operasi, sangat penting untuk mempertimbangkan bagaimana pemilihan struktur akan mempengaruhi proses bisnis. Mengaktifkan kreativitas dan meminimalkan kontrol sering datang pada biaya kecepatan dan efisiensi, dan sebaliknya.