Untuk memaksimalkan kinerja, baik kantor pemerintah maupun swasta seringkali mengandalkan peralatan dan mesin kantor. Dengan berbagai peralatan dan mesin kantor tersebut, aktivitas dan produktivitas kerja dapat lebih ditingkatkan. Dengan demikian, hasil yang diperoleh juga akan lebih optimal.
Manusia selalu dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitas, manusia perlu bertindak lebih cepat dan efisien dalam segala bidang.
Untuk itu, manusia membutuhkan peralatan yang tepat. Dalam upaya memilih peralatan dan mesin kantor ini juga membutuhkan pengetahuan dan kemampuan yang tepat. Kita perlu mengetahui hal-hal penting dalam memilih fasilitas kantor.
Bab Daftar ☰
Pilih Peralatan dan Mesin Kantor
Dalam memilih peralatan dan mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin kantor menurut Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perkantoran , yaitu:
- Mesin yang akan digunakan harus benar-benar diperlukan
- Jenis mesin ini harus menjadi mesin yang praktis
- Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
- Mesin dapat mempercepat penyelesaian suatu pekerjaan
- Kualitas mesinnya pasti bagus banget
- Mesin dapat membantu mengurangi kesulitan kerja
- Mesin dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan
- Perawatan mesin dapat dilakukan dengan cara yang mudah
- Pelatihan menggunakan mesin dapat dilakukan dengan mudah
- Mesin dapat disesuaikan sesuai dengan kualitas karyawan
- Pertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin
Faktor untuk memilih peralatan dan mesin kantor
Dalam mempersiapkan peralatan dan mesin kantor, pekerjaan perencanaan kantor akan dilakukan. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, ada 12 faktor yang perlu diperhatikan dengan seksama.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih peralatan dan mesin kantor adalah:
- Kerja dan Cara Menyelesaikannya
Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus diringkas dengan jelas. Hal ini juga perlu dicermati dengan seksama sehingga dapat menjamin pentingnya tujuan tersebut. Detail yang tidak perlu dihapus. Jadi, kita perlu mengetahui cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan dan cara alternatif yang paling efektif.
- Kebutuhan Individu Karyawan
Kebutuhan individu karyawan di kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam kaitannya dengan penggunaan mesin kantor.
Artikel terkait: 5 Hasil Layanan atau Produk Pekerjaan Kantor
- Total Penghematan dan Total Penghematan Waktu
Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan penting untuk diperhatikan. Namun, yang lebih penting adalah penghematan waktu secara keseluruhan, baik jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung pada volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak dapat diperoleh jika unit tidak melakukan sebagian waktu dengan baik.
Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul tergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta keluwesan kesatuan dalam melaksanakan berbagai jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penghematan waktu digunakan untuk pekerjaan kantor produktif lainnya.
- Fleksibilitas Penggunaan
Penggunaan peralatan dan mesin kantor dapat mencapai penghematan karena dipengaruhi oleh luasnya kesatuan mesin yang dapat digunakan untuk berbagai jenis pekerjaan di kantor.
Artinya, kita perlu memperhatikan kesatuan peralatan kantor agar peralatan tersebut dapat digunakan secara efektif untuk berbagai jenis pekerjaan di kantor.
- Harga dan Investasi
Harga selalu menjadi pertimbangan manajemen yang sangat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan layanan yang diberikan dan mungkin.
Artinya, pertimbangan tersebut harus dipertimbangkan berdasarkan apa yang diterima dan pada tabungan yang diharapkan dapat mengurangi pokok.
- Kemampuan Persatuan
Kemampuan unit ini berarti ketika suatu unit mampu melaksanakan pekerjaan secara efisien.
- Nilai Kecantikan
Faktor kecantikan juga penting dalam memilih peralatan dan mesin kantor. Sebab, wajah atau penampilan kantor juga penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh kesenangan seseorang, dan bukan oleh data yang dapat dihitung secara matematis.
Meski berdasarkan penilaian subjektif, namun manfaat yang didapat dari nilai kecantikan cukup positif. Kantor yang menarik sangat mungkin untuk menguntungkan moral kantor dan kinerja karyawannya.
Peralatan mesin ini tidak hanya perlu dilihat sebagai perangkat fisik, tetapi juga harus dilihat sebagai alat untuk mendongkrak agama. Peralatan dan mesin yang tepat dapat membuat karyawan merasa berada di tempat yang tepat untuk bekerja secara efisien.
- Preferensi Karyawan
Preferensi karyawan ini merupakan pertimbangan dari segi keinginan dan kenyamanan karyawan. Hal ini penting untuk diperhatikan karena dapat menentukan peralatan yang tepat untuk digunakan.
- Pengaruh terhadap Kondisi Karyawan
Terkadang, penggunaan peralatan dan mesin kantor mempengaruhi kondisi karyawan. Dalam arti, persyaratan mengenai jumlah karyawan, tingkat kemahiran karyawan dan masalah terkait pekerjaan lainnya dapat dipengaruhi oleh pilihan peralatan dan mesin kantor yang ada.
- Ramalam Soal Beban Kerja
Prakiraan atau perencanaan yang perlu diperhatikan adalah tentang kebutuhan masa depan dan kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan masa depan.
Misalnya, kebutuhan 10 tahun ke depan juga harus diperkirakan. Sayangnya, prediksi atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan.
- Kualitas Pekerjaan Administratif
Penggunaan peralatan dan mesin kantor juga harus dapat mempengaruhi ketepatan dan bentuk pekerjaan di kantor. Artinya, jika sebuah mesin digunakan untuk menggantikan pekerjaan tangan, maka mesin ini harus mampu menghasilkan akurasi yang lebih besar.
Ini karena sifat mesin yang cenderung membuat lebih sedikit kesalahan daripada manusia. Berbagai format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga biasanya bisa lebih baik dan lebih rapi jika dibuat menggunakan mesin, bukan hanya tulisan tangan.
- Kebutuhan Salinan dan Data Statistik
Sebuah mesin sangat mungkin untuk menyediakan lebih banyak salinan. Pertimbangan penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar-benar dibutuhkan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan yang mendorong perbaikan dalam kegiatan pengelolaan.
Namun, jika syarat tersebut tidak terpenuhi, maka salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktik pengelolaan menjadi semakin tidak efisien.
Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor
Perabot kantor yang baik harus dapat memberikan pengaruh positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat pergerakan pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta mampu meningkatkan kesehatan dan efisiensi pegawainya. Untuk itu, saat ingin membeli perabot kantor, ada faktor yang harus diperhatikan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor adalah:
- Harus bisa menghemat ruang lantai
- Ketinggian meja terhadap kursi harus sepadan
- Tidak begitu berat, sangat mudah untuk dipindahkan
- Harus ada cukup ruang di bawah meja untuk dibersihkan. Hal ini berkaitan dengan masalah kesehatan.
- Daya tahan furnitur logam biasanya lebih tinggi daripada furnitur kayu
- Risiko kebakaran dari furnitur kayu relatif lebih besar daripada yang terbuat dari logam.