Acara kantor adalah saat yang tepat untuk mempromosikan dunia luar. Untuk itu, kita perlu memastikan bahwa acara yang diadakan akan berlangsung dengan sukses. Kita harus fokus pada strategi komunikasi yang digunakan.
Untuk menyukseskan acara kantor, kita harus fokus pada merek, audiens, dan cara mempromosikannya. Dengan begitu, kita harus menciptakan cara yang menarik dan menyenangkan agar setiap orang yang hadir akan terkesan dengan acara tersebut.
Kali ini, kita akan membahas 13 strategi komunikasi untuk mensukseskan acara kantor. Dengan begitu, kantor kita akan dikenal masyarakat luar. Ini adalah hal yang baik untuk prospek di masa depan, bukan? Apa yang bisa kita lakukan?
1. Undang pembicara terkenal.
Pembicara terkenal biasanya memiliki jutaan pengikut yang suka mendengarkan apa yang mereka bagikan. Saat mengundang pembicara, tidak menutup kemungkinan para pengikutnya juga akan hadir dalam acara tersebut. Pastikan pembicara juga memberi tahu pengikutnya tentang kehadirannya di acara kantor kita.
2. Memiliki lebih banyak tujuan.
Di era yang maju dan canggih, banyak orang menghadiri acara dengan harapan besar. Jadi, pastikan acara kantor yang akan digelar dapat memenuhi harapan tersebut. Kita bisa memberikan manfaat besar yang mengesankan, misalnya membuat alur cerita filantropi yang bisa membuat suasana lebih menyenangkan atau melibatkan pembawa acara yang bisa menyapa dan terhubung dengan tamu yang hadir dengan mudah. Hal ini bertujuan untuk menciptakan interaksi yang menyenangkan. Meminta nama akun media sosial peserta juga bisa dilakukan agar bisa di-tag melalui media sosial.
3. Memiliki jadwal komunikasi.
Sebagus apa acara itu akan berlangsung, bisa dilihat dari cara kita membangun image. Pastikan bahwa kita telah meninjau setiap posting dan gambar sebelum dipublikasikan dan memiliki jadwal yang tepat untuk mengomunikasikan acara dengan tim internal, vendor, dan sponsor sehingga semua orang tahu detail apa yang harus dilakukan dan tidak ada yang terlewatkan.
4. Libatkan semua orang dalam organisasi.
Setiap orang dalam organisasi harus terlihat di acara kantor, terutama pada acara-acara khusus. Tim komunikasi tidak harus mengurus semua komunikasi yang ada. Kita dapat meminta bantuan dari tim pemasaran yang sering berurusan dengan klien . Dengan begitu, mereka bisa membantu mempromosikan acara dengan baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbarui tanda tangan pada email, menyebutkan acara yang akan berlangsung di akhir panggilan dan bahkan mempromosikan melalui media sosial.
5. Memberikan dukungan untuk tim.
Kita mungkin mengalami kekacauan di tengah kebutuhan yang kompleks. Kita bahkan mungkin kehilangan tujuan kita. Untuk itu, pastikan kita selalu memberikan dukungan satu sama lain. Dengan begitu, kita akan tetap bisa mencapai target dan visi yang telah ditentukan.
6. Jadikan setiap orang sebagai duta merek.
Setiap orang dalam organisasi adalah duta merek. Pastikan semua orang terlibat, misalnya membantu menyebarkan pengumuman melalui media sosial pribadi atau aplikasi percakapan pribadi. Buatlah desain yang menarik dengan kejelasan waktu, hari dan tempat. Dengan begitu, banyak orang bisa mengetahui acara tersebut. Pastikan juga semua orang memposting foto selama acara dan setelah acara berlalu.
7. Kirim pengingat.
Setiap orang memiliki kehidupan yang sibuk. Jadi adalah mungkin untuk melupakan apa yang harus dilakukan pada waktu tertentu. Sekarang, kita dapat menggunakan kalender pengingat yang dapat diketahui oleh semua orang. Buat reminder yang memberitahu Anda apa yang perlu ditindaklanjuti atau mungkin ada yang perlu dihubungi dan hal-hal lain agar tidak ada poin penting yang terlewatkan. Dengan begitu, semua orang juga akan merasa sangat bersyukur telah diingatkan.
8. Gunakan email.
Perencanaan pemasaran acara kantor harus melibatkan berbagai alat komunikasi, seperti media sosial, media elektronik, dan email. Menggunakan email sebagai alat promosi bisa menjadi cara yang tepat untuk menggunakannya.
9. Memiliki konsistensi dengan gambar yang digunakan.
Gambar merupakan salah satu daya tarik yang biasanya dipasang pada poster, flyer dan brosur, namun pastikan bahwa kita memiliki konsistensi dengan gambar yang digunakan. Gambar harus memiliki gaya, warna, dan bentuk yang sama. Hal ini menunjukkan kualitas tinggi yang dapat memudahkan orang lain untuk mengenali acara tersebut.
10. Ciptakan pengalaman yang tak terlupakan.
Untuk mengadakan acara kantor khusus, kita harus fokus pada tempat yang mewah, konten yang bagus dan nilai-nilai baru yang akan didapat oleh para peserta. Kita juga harus menciptakan momen dan konten unik yang bisa dibagikan.
11. Mulai perencanaan sejak dini.
Setidaknya, kita harus mulai merencanakan setahun sebelum acara. Ya, tidak semua acara membutuhkan waktu selama itu. Namun, ini untuk memastikan bahwa setiap orang akan merencanakan waktu sehingga tidak akan ada waktu untuk bertabrakan dan memungkinkan persiapan yang matang.
12. Buat kesepakatan.
Kita harus memastikan bahwa semua orang akan menyampaikan informasi yang sama selama acara berlangsung. Nah, tidak ada salahnya untuk membuat contekan yang berisi hal-hal apa saja yang akan dibagikan dan disampaikan kepada semua orang yang hadir.
13. Memiliki komunikasi yang konstan.
Keberhasilan suatu acara ditentukan oleh komunikasi yang berlangsung. Pastikan bahwa kita memiliki komunikasi yang konstan. Tidak ada salahnya untuk mengirim hal yang sama berulang-ulang. Hal ini memastikan setiap orang dalam tim dapat mengetahui dengan jelas setiap detail acara sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengganggu kelangsungan acara.