Ada banyak situasi berbeda yang dapat dialami organisasi dalam pengelolaan berbagai masalah perdagangan. Layanan pelanggan adalah prioritas dalam keadaan apapun karena suara konsumen harus didengar. Terkadang, protagonis yang telah melakukan pembelian pada waktu tertentu mengajukan klaim yang harus dijawab. Ini adalah proses komunikasi di mana organisasi memikul tanggung jawab untuk mentransmisikan kredibilitas melalui empati dalam kasus yang terpapar padanya. Kritikan memang tidak senyaman pujian, tapi justru mengangkat pembelajaran agar tidak terulang kembali kejadian yang sama di kemudian hari.
Ketepatan waktu dalam perhatian
Sebuah prosedur yang diselesaikan pada waktu yang salah menyulut kekecewaan orang yang telah melihat bagaimana harapan mereka dipatahkan oleh sejumlah rantai kesalahan. Agar tidak jatuh ke dalam risiko kerentanan ini, adalah positif bahwa perusahaan memiliki protokol tindakan yang mewakili skema untuk diikuti sebelum contoh diklasifikasikan dalam subjek ini.
Pengetahuan kasus
Seseorang yang memiliki ketidakpuasan dalam pengalaman berbelanja di bisnis tersebut, mengungkapkan kesaksian yang layak untuk didengarkan dengan perhatian, ketenangan dan kesabaran. Tanpa konsentrasi pada hal yang penting ini, penerima menghadapi risiko memiliki interpretasi parsial dari kenyataan karena tidak melengkapi sudut pandangnya dengan umpan balik dari narasi klien. Pada akhir momen ini, orang yang bertanggung jawab akan memiliki visi yang lebih jelas tentang apa yang telah terjadi dan apa alasan mengapa orang ini mengungkapkan klaim tersebut.
Cari pengertian
Dalam hal objektivitas dalam deskripsi keadaan ini, profesional yang kompeten memiliki kemungkinan untuk memperbaiki apa yang terjadi melalui pencarian solusi untuk pertanyaan esensial. Tetapi dapat juga terjadi bahwa klien belum memahami beberapa aspek dan kebingungan mereka disebabkan oleh gagasan bahwa entitas itu sendiri dapat mengklarifikasi dalam dialog yang dipersonalisasi ini. Kedekatan dalam proses ini penting dari awal hingga akhir. Jika klien tiba di tempat dengan nada tidak setuju untuk fakta tertentu, dan pergi dengan pendapat baru setelah perhatian diterima, mungkin saja dia terus mempercayai entitas di masa depan.
Dalam mencari resolusi yang layak, alternatif realistis yang berbeda untuk organisasi itu sendiri harus diperhitungkan. Batas-batas kemungkinan dikontekstualisasikan dalam kerangka acuan ini yang menjadi acuan asal kasus.
Komunikasi
Ada pesan yang menyampaikan empati di saat seperti ini: permintaan maaf dari perusahaan. Selain itu, profesional yang melayani klien tidak hanya harus memperhatikan apa yang dia katakan, tetapi juga nada suaranya. Kebaikan adalah kuncinya. Pekerja harus menerima pelatihan untuk memberikan respons yang efektif terhadap klaim jenis ini yang dapat disajikan sepanjang kehidupan bisnis dengan menganalisis perbedaan setiap situasi tertentu karena tidak ada resolusi universal.