Manajemen proses alur kerja, dalam pengartian sederhana merupakan istilah yang digunakan dalam teknologi informasi (TI) dan manajemen proses bisnis untuk menjelaskan semua langkah dan infrastruktur yang diperlukan untuk membuat dan mengoperasikan proses alur kerja elektronik.
Proses alur kerja adalah serangkaian langkah atau tugas yang harus diselesaikan oleh berbagai area organisasi.
Idealnya, proses ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak komputer untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan waktu penyelesaian.
Meski istilahnya cukup panjang, kebanyakan orang sudah sangat familiar dengan konsep alur kerja.
Contoh sederhananya adalah permintaan penggantian biaya.
Karyawan yang mengeluarkan biaya melengkapi formulir dengan semua informasi yang dia miliki dan kemudian menyerahkannya kepada manajernya.
Manajer meninjau detailnya, menambahkan informasi tambahan, dan menunjukkan persetujuan atau penolakan permintaan.
Jika permintaan disetujui, itu diserahkan ke departemen akun untuk diproses dan pembayaran.
Jika ditolak, dikembalikan ke karyawan, biasanya dengan catatan penjelasan.
GB memberikan acungan jempol
Manajemen proses alur kerja mengacu pada alat dan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk membuat, menerapkan, dan mendukung proses ini.
Ini biasanya merupakan kombinasi dari perangkat keras, infrastruktur, dan perangkat lunak.
Alat dan perlengkapan aktual yang dibutuhkan bergantung pada ukuran organisasi dan metode pengiriman.
Secara tradisional, alat ini dibatasi untuk pengguna tertentu, tetapi perubahan teknologi telah memungkinkan untuk menyediakan alat alur kerja melalui Internet.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Perangkat keras dan infrastruktur yang diperlukan untuk manajemen proses alur kerja terutama bergantung pada perangkat lunak yang dipilih.
Alat berbasis Internet akan memerlukan instalasi di server Web, akses ke Internet, kapasitas penyimpanan, dan keamanan.
Jumlah perangkat keras yang dibutuhkan biasanya bergantung pada jumlah pengguna, volume transaksi, dan ketersediaan sistem.
Ada berbagai alat perangkat lunak manajemen proses alur kerja yang tersedia, karena ini adalah kategori produk terkenal.
Sebagian besar bisnis biasanya dapat menghemat waktu dan uang menggunakan alur kerja elektronik.
Manfaat tambahan mencakup peningkatan transparansi dan kapasitas pelaporan, serta akuntabilitas bagi semua peserta dalam proses tersebut.
Saat memilih solusi manajemen proses alur kerja, biasanya penting untuk diingat bahwa staf ahli akan diminta untuk menerapkan dan mendukung solusi ini.
Keterampilan yang diperlukan meliputi analisis bisnis, manajemen proyek, dukungan perangkat lunak, dan administrasi.
Penting untuk meluangkan waktu untuk meninjau spesifikasi produk secara terperinci untuk memastikan pemahaman penuh tentang persyaratan proyek.
Analisis biaya dan manfaat adalah cara lain untuk memastikan bahwa semua lapisan organisasi berkomitmen terhadap proyek sebelum dimulai.