Manajer pengadaan, juga dikenal sebagai manajer pembelian atau spesialis pengadaan,, dalam pengartian sederhana merupakan orang yang bertanggung jawab untuk mendapatkan apa pun yang dibutuhkan perusahaan.
Dia sangat penting untuk produksi, karena operasi seringkali tidak dapat dilanjutkan sampai bisnis memperoleh pasokan, properti, atau item lainnya, seperti lisensi.
Biasanya sangat percaya diri dan pandai dalam analisis, matematika, dan pengambilan keputusan, karyawan ini bertanggung jawab atas tugas-tugas seperti menyusun kontrak dan mengatur orang-orang yang terlibat dalam proses pembelian.
Ikhtisar Pekerjaan
dapat berfokus pada pengadaan tradisional atau elektronik.
Manajer pembelian mengawasi semua aspek untuk mendapatkan layanan, bahan, atau properti yang dibutuhkan bisnis untuk beroperasi atau berkembang.
Ini sering kali melibatkan hubungan langsung dengan pemilik atau pemasok dan membuat kontrak yang terkait dengan transaksi.
Saat mereka melalui proses ini, mereka memeriksa apakah setiap orang yang terlibat mengikuti kebijakan saat ini.
Mereka juga menyatukan dan memberikan arahan kepada staf, mengoordinasikan upaya untuk efisiensi maksimum dan efektivitas biaya.
Pendidikan dan Pelatihan yang Diperlukan
membutuhkan keterampilan matematika yang kuat untuk menerapkan prosedur pengendalian inventaris.
Sebagian besar manajer memulai sebagai petugas pengadaan, yang seringkali dapat masuk ke perusahaan hanya dengan ijazah sekolah menengah.
Para pekerja ini melaksanakan tugas yang didelegasikan manajer, mempelajari tentang perusahaan dan proses pembeliannya.
Di sebagian besar bisnis, mereka dilatih setidaknya selama satu tahun di tempat kerja.
Untuk maju, gelar sarjana dan setidaknya lima tahun pengalaman diperlukan, dengan beberapa perusahaan membutuhkan hingga gelar master di bidang-bidang seperti bisnis, ekonomi atau teknik.
Beberapa grup, seperti American Purchasing Society, menawarkan sertifikasi tambahan, yang biasanya memerlukan pengalaman minimal tiga tahun.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Keterampilan dan Sifat
Seorang manajer pengadaan di sebuah organisasi kecil dapat mengotorisasi dan memesan serta memastikan pengiriman.
Membeli barang untuk perusahaan mengharuskan seseorang untuk melihat apa yang terjadi dalam bisnis atau apa yang tersedia secara kritis.
Keterampilan analitis yang baik diperlukan bagi manajer pengadaan untuk memahami data guna menentukan item apa yang akan dibutuhkan.
Para profesional ini juga perlu membuat keputusan dengan baik, sampai pada kesimpulan yang tidak hanya rasional, tetapi yang pada akhirnya mengarahkan bisnis menuju tujuan dan visi keseluruhannya.
Matematika dan negosiasi juga penting.
Pemahaman yang kuat tentang konsep dan rumus aritmatika memungkinkan spesialis menghitung inventaris dan membandingkan harga dengan cepat untuk melihat nilai terbaik.
Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, memberi dan menerima, membangun hubungan baik yang diperlukan untuk mendapatkan kontrak yang solid.
Dengan kemajuan teknologi, para spesialis ini semakin mengandalkan sistem dan aplikasi komputer untuk melakukan pekerjaan mereka.
Mereka menggunakan alat ini untuk merampingkan proses pembelian, menyimpan catatan, dan berkomunikasi tentang masalah terkait pekerjaan.
Oleh karena itu, orang yang mencari pekerjaan pengadaan biasanya memiliki latar belakang komputer dasar, dan mereka merasa nyaman bekerja dengan atau mempelajari tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang terkait dengan pembelian.
Faktanya, beberapa manajer menekankan e-procurement di perusahaan mereka karena efisiensi dan penghematan yang dihasilkannya.
Umumnya, orang yang mengawasi proses pengadaan cukup percaya diri, dan mereka mampu membela diri dan keputusan yang mereka ambil.
Sifat ini membuat mereka menganggap pekerja mereka fokus tetapi masuk akal, dan itu membuat orang lain yang berurusan dengan perusahaan berpikir bahwa mereka dapat mengambil keuntungan dari bisnis tersebut.
Pada saat yang sama, mereka bersedia mendengarkan orang lain karena mereka memahami bahwa perspektif yang berbeda dapat menghasilkan metode atau kesepakatan yang lebih efisien.
Kepatuhan Kebijakan
Menegakkan kepatuhan kebijakan adalah salah satu tanggung jawab terpenting manajer pengadaan.
Aturan pembelian perusahaan dirancang untuk melindungi perusahaan dari tantangan hukum, serta untuk mendapatkan kombinasi harga, kualitas, dan layanan terbaik.
Untuk memastikan bahwa setiap orang mengikuti pedoman yang ditetapkan, spesialis mungkin melakukan tinjauan berkala terhadap pekerja atau sistem.
Merupakan bagian dari tugasnya untuk membawa kasus ketidakpatuhan kepada orang yang tepat di perusahaan, atau jika sesuai, untuk memberikan tindakan disipliner sendiri.
Koordinasi Pengadaan
Mengkoordinasikan aktivitas pembelian di seluruh perusahaan bergantung pada struktur dan peran departemen pengadaan.
Dalam organisasi yang terdesentralisasi, misalnya, setiap departemen dapat melakukan pembeliannya sendiri.
Koordinasi dalam lingkungan seperti itu memerlukan pelatihan, dokumentasi, dan laporan pengawasan dari sistem pembelian atau akuntansi.
Staf Pengawas
Dalam organisasi terpusat, semua permintaan disalurkan ke karyawan pembelian, yang melaporkan aktivitas kepada manajer.
Perusahaan biasanya mengatur para pekerja ini berdasarkan jenis barang, layanan, atau properti yang mereka beli.
Ini memungkinkan mereka melihat kapan mereka dapat membeli dalam kelompok dan mematuhi kebijakan bisnis dengan lebih baik.
Tugas yang berada di bawah pengawasan staf seringkali termasuk mengawasi operasi sehari-hari, menangani masalah sumber daya manusia, dan melakukan tinjauan kinerja.
Manajer pengadaan biasanya mengevaluasi efisiensi operasional departemen berdasarkan waktu penyelesaian, kuantitas dan nilai total pembelian, layanan pelanggan, dan jumlah total uang yang dihemat.
Di sebagian besar perusahaan, departemen pengadaan berada di bawah pengontrol atau wakil presiden keuangan.
Akibatnya, informasi metrik dan laporan keuangan tahunan digunakan untuk mengevaluasi efektivitas departemen dan tingkat nilai tambah bagi perusahaan.
Tugas Tambahan
Dalam kategori pengawasan, koordinasi, dan kepatuhan kebijakan yang luas, perusahaan mungkin mengharapkan spesialisnya untuk menemukan, mengevaluasi, dan mewawancarai pemasok yang berbeda, mengerjakan detail kontrak seperti pengiriman.
Dia juga mungkin bertemu dengan vendor atau perwakilan lainnya, mengembangkan dan memantau kontrak dan menentukan tindakan apa yang harus diambil ketika masalah muncul.
Ini juga menguntungkannya untuk pergi ke pameran dagang dan acara serupa untuk tetap mengikuti perkembangan industri.