Siklus hidup rekaman menguraikan setiap fase dokumen, dari pembuatan hingga pemusnahan.
Ini membantu bisnis dan agensi merencanakan penyimpanan, perlindungan, pengambilan, dan penghancuran informasi pada berbagai tahap.
Sistem manajemen siklus hidup rekaman biasanya mengontrol sejumlah besar informasi dengan cara yang nyaman dan aman.
Perencanaan umumnya terjadi sebelum proses manajemen siklus hidup arsip diterapkan.
Memasukkan prosedur ke dalam rutinitas sehari-hari membuat catatan tetap terkendali dan aman.
Perencanaan ini umumnya mencakup teknik pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan pembuangan selama siklus hidup arsip.
dibuat dari email dan dokumen cetak lainnya yang menunjukkan bagaimana keputusan berkembang.
Pengertian rekaman meliputi foto, grafik, peta, film, dan kaset, baik audio maupun visual.
Sebuah record setara dengan apapun yang dapat direproduksi, biasanya dengan bantuan peralatan lain.
Ini mendefinisikan data dari dalam organisasi atau dari sumber luar, dan catatan dapat dianggap resmi atau tidak resmi.
Catatan resmi biasanya menunjukkan informasi dengan umur yang ditentukan.
Arsip resmi mencakup dokumen keuangan suatu badan publik, bersama dengan informasi lain yang ditetapkan oleh undang-undang sebagai arsip publik.
Informasi hukum yang dapat digunakan di pengadilan mungkin juga termasuk dalam klasifikasi catatan resmi yang harus dipelihara.
Undang-undang di banyak yurisdiksi mengamanatkan batas waktu untuk pelestarian catatan resmi, seperti catatan pengadilan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Catatan dibuat dari email, panggilan telepon yang direkam, dokumen yang dicetak, dan data lain yang menunjukkan bagaimana keputusan berkembang.
Apa pun yang mungkin berguna bagi bisnis atau organisasi di masa mendatang biasanya disimpan sesuai dengan siklus hidupnya.
Dengan kemajuan teknologi, entitas biasanya menyimpan catatan secara elektronik untuk menghilangkan kebutuhan akan tempat penyimpanan kertas.
Mengorganisir informasi dan menentukan faktor-faktor penggunaannya ke dalam record life cycle management.
Sebuah arsip harus dikatalogkan atau diarsipkan agar mudah diambil kembali ketika dibutuhkan atau diminta.
Formulir, korespondensi, dan salinan duplikat biasanya disimpan menggunakan sistem pengarsipan yang mudah dipahami dan dinavigasi.
Arsip ini juga memerlukan rencana pemeliharaan dan perlindungan, khususnya untuk data yang mewakili informasi berharga dengan siklus hidup arsip permanen.
Di banyak daerah, arsip dengan nilai sejarah diarsipkan di gudang pemerintah.
Contoh dokumen-dokumen ini termasuk catatan kelahiran dan kematian dan dokumen kepresidenan.
Ketika data mencapai akhir siklus hidupnya, penghancuran diperbolehkan.
Pembuangan mungkin sesuai untuk draf dokumen atau bahan yang digunakan untuk menyiapkan catatan resmi.
Duplikat juga dapat dimusnahkan setelah aslinya dipertahankan dalam beberapa bentuk.
Beberapa bisnis menggunakan penyedia layanan independen untuk melacak masa pakai rekaman.