Sistem pengadaan biasanya merupakan sistem terkomputerisasi yang dirancang untuk mengelola proses pengadaan.
Pengadaan, dalam pengartian sederhana merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas pembelian untuk bisnis atau organisasi.
Ada dua jenis utama sistem pengadaan: pengadaan elektronik dan pengadaan standar.
Kedua jenis sistem tersebut tersedia secara luas dan sering disertakan dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau produk perangkat lunak akuntansi.
Meskipun fungsionalitas yang disediakan berbeda-beda menurut perangkat lunak, alat pengadaan tipikal mencakup daftar permintaan pembelian, pesanan pembelian, tanda terima barang, dan pemrosesan faktur.
Selain persyaratan inti ini, sebagian besar sistem menyertakan serangkaian alat pelaporan.
Proses persetujuan bawaan, kontrol, dan alat pengelolaan dana biasanya merupakan standar dalam produk yang lebih besar.
Proses pengadaan dapat diotomatisasi sebagian melalui program manajemen seluruh bisnis.
Konsep utama pengadaan adalah perencanaan lanjutan, penjadwalan, dan pembelian kelompok akan menghasilkan penghematan biaya, operasi bisnis yang lebih efisien, dan karenanya meningkatkan profitabilitas.
Sistem pengadaan digunakan untuk mengelola proses ini, menyediakan waktu penyelesaian tagihan, pelacakan total pengeluaran berdasarkan jenis komoditas, serta komitmen keuangan dan manajemen arus kas.
Implementasi lengkap dari sistem pengadaan biasanya menghasilkan perubahan signifikan pada proses bisnis yang ada, karena sistem akan memerlukan pengendalian dan prosedur internal tertentu untuk diterapkan.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Sistem pengadaan yang baik harus memudahkan untuk memastikan bahwa semua barang yang dipesan terkirim.
Sistem pengadaan secara elektronik disebut juga dengan e-procurement.
Istilah ini digunakan untuk mendeskripsikan perangkat lunak yang memungkinkan pembeli mengakses katalog pemasok melalui Internet, serta menerima faktur elektronik.
Pembeli memilih materi mereka, menunjukkan akun yang akan ditagih untuk pembelian, dan membuat pesanan pembelian dalam sistem akuntansi.
Semua aktivitas terkait pengadaan diselesaikan dalam sistem elektronik, mengurangi dokumen dan meningkatkan efisiensi.
Pemrosesan faktur elektronik memungkinkan perusahaan terpilih untuk lebih merampingkan peninjauan dan persetujuan faktur.
Data tersebut kemudian diteruskan melalui serangkaian persetujuan online sebelum diproses untuk pembayaran di sistem akuntansi.
Jenis sistem pengadaan ini sangat populer di perusahaan besar, di mana kontrak pengadaan diterapkan untuk mengelola aktivitas pengeluaran.
Untuk perusahaan-perusahaan ini, pengurangan waktu staf untuk pemrosesan faktur memberikan pengembalian investasi yang sangat baik.
Sistem pengadaan standar terintegrasi penuh dengan paket perangkat lunak akuntansi yang digunakan oleh organisasi.
Semua aktivitas pembelian dilacak dan dikelola melalui modul ini, memungkinkan perusahaan untuk mengontrol pengeluaran dan melacak peluang penghematan yang lebih besar.
Laporan, analisis, dan kontrol internal semuanya dibangun ke dalam jenis perangkat lunak ini dan dirancang berdasarkan praktik terbaik.
Penerapan sistem pengadaan merupakan salah satu cara termudah untuk meningkatkan efisiensi operasional.