Pelacakan aset tetap, dalam pengartian sederhana merupakan proses yang digunakan oleh bisnis dan organisasi untuk mengawasi semua aset jangka panjang atau tetap.
Perusahaan menggunakan pelacakan aset tetap sebagai bagian dari proses akuntansi mereka dan untuk pencegahan pencurian, tujuan penyusutan, dan pengendalian inventaris.
Mencoba melacak aset tetap dengan sebaik-baiknya berarti mengidentifikasi aset tersebut, menentukan sistem apa yang digunakan untuk melacaknya, dan selalu memperbarui informasi aset dalam sistem pelacakan.
Memastikan semua karyawan dalam perusahaan terbiasa dengan sistem juga dapat memastikan bahwa informasi tentang aset tetap tetap terkini.
Mengidentifikasi segala sesuatu yang membutuhkan pelacakan aset tetap bisa menjadi tantangan pertama.
Mungkin cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mulai melacak semua aset saat mereka masuk ke perusahaan, dimulai dengan Hari 1 bisnis, jika tidak sebelumnya.
Menambahkan informasi aset tetap baru ke sistem pelacakan sebelum aset meninggalkan tangan pembeli direkomendasikan.
Hal ini memastikan bahwa suatu aset tidak hilang bahkan sebelum kehadirannya diakui.
Pelacakan aset tetap adalah proses yang digunakan oleh bisnis dan organisasi untuk mengawasi semua aset jangka panjang atau tetap.
Pelacakan aset tetap juga melibatkan pemilihan sistem yang akan digunakan untuk pelacakan, apakah itu program perangkat lunak komputer sederhana, sistem barcode, atau sistem tag identifikasi frekuensi radio (RFID).
Sistem tersebut dapat menyederhanakan pelacakan dengan mengatur jadwal penyusutan dan menghasilkan laporan dan informasi yang diperlukan untuk proses akuntansi.
Sistem pelacakan terbaik untuk perusahaan tertentu akan dirancang untuk menangani jumlah aset tetap yang dilacak, baik dalam jumlah besar maupun kecil.
Apakah Amazon benar-benar memberi Anda harga yang kompetitif? Plugin yang kurang dikenal ini mengungkapkan jawabannya.
Salah satu kunci keberhasilan pelacakan aset tetap adalah selalu memperbarui informasi tentang aset.
Misalnya, jika sebuah truk terdaftar sebagai aset perusahaan tetapi mengalami kecelakaan mobil, itu bukan lagi aset.
Itu harus dihapus dari sistem pelacakan.
Kegagalan untuk melakukannya dapat menyebabkan kendaraan terus dihitung sebagai aset kena pajak.
Jika perusahaan cukup besar dan komunikasi terputus, kurangnya informasi pelacakan terkini dapat menyebabkan masalah lain jika, misalnya, seorang karyawan mengira dia akan dapat menggunakan kendaraan perusahaan untuk perjalanan terkait pekerjaan, menyadari bahwa itu tidak lagi tersedia.
Cara mudah untuk memastikan pelacakan aset tetap adalah yang terbaik adalah dengan melibatkan karyawan perusahaan.
Jika seorang karyawan akan menggunakan aset perusahaan, pastikan dia tidak dapat mengambilnya tanpa memeriksanya secara resmi atas namanya.
Tetapkan konsekuensi karena gagal memeriksa aset secara resmi setelah selesai, dan tekankan pentingnya menunjukkan masalah apa pun dengan aset segera setelah diketahui.
Jika tidak, sistem pelacakan mungkin secara tidak akurat mencerminkan siapa yang terakhir memiliki mobil dan di mana letaknya, dan hal itu mengalahkan tujuan penting dari upaya pelacakan aset tetap.